Es mag vielleicht seltsam klingen, aber als Unternehmer sind Sie maßgeblich für das Zahlungsverhalten Ihrer Kundinnen und Kunden verantwortlich. Wenn Sie eine konsequente Debitorenpolitik verfolgen, gehen Zahlungen erheblich schneller ein, als wenn Sie eine „lockere“ Politik verfolgen. Viele Unternehmer denken, dass sie mit einer strikten Debitorenpolitik die Beziehung zu ihren Kundinnen und Kunden aufs Spiel setzen. Deshalb geben wir Ihnen hier Tipps, wie Sie kundenfreundlich und dennoch schnell offene Rechnungen verwalten und einziehen können.
1. Fakturieren Sie digital
Fast 50 % der Unternehmer im Mittelstand erhalten Zahlungen nicht rechtzeitig. Eine der größten Verbesserungen, die sie umsetzen können, ist digital zu fakturieren. Papierbasierte Rechnungen passen in einem digitalen Zeitalter einfach nicht mehr in die Routine von Menschen und Unternehmen. Es ist zu umständlich; eine Papierrechnung kommt mit der Post (die schon einen Tag – und wenn man Pech hat, länger – braucht), landet auf einem Stapel, um irgendwann eingescannt und dann im Zahlungsprogramm verbucht zu werden. Dieses Einscannen ist ein zusätzlicher Schritt, der leicht um ein paar Tage verschoben werden kann – wenn die Rechnung nicht ganz vergessen wird. Das digitale Versenden ist in einem digitalen Zeitalter für Unternehmer daher ein absolutes Muss.
2. Gewähren Sie Skonto
„Bei Zahlung innerhalb von x Wochen nach Rechnungsdatum erhalten Sie x % Skonto.“ Zahlungsnachlässe werden immer häufiger angeboten – und das nicht ohne Grund. Sie funktionieren nämlich hervorragend. Sie belohnen das gute Zahlungsverhalten Ihrer Kundinnen und Kunden, die dafür nur eines tun müssen: Ihre Rechnung schnell verbuchen. Der Vorteil wirkt in beide Richtungen. Da eine Partei schnell zahlt, haben Sie weniger Zinsverlust. Dieser Vorteil sowie die Zeit und Kosten, die mit dem Versenden von Mahnungen verbunden sind, gleichen die gewährten Rabatte absolut aus.
3. Führen Sie ein konsequentes Debitorenmanagement
Die beste Methode, um Rechnungen schnell bezahlt zu bekommen, ist jedoch einfach ein konsequentes Debitorenmanagement. Das bedeutet, dass Sie eine klare Zahlungsfrist festlegen und diese auch konsequent durchsetzen. Ist Ihre Zahlungsfrist 14 Tage und die Rechnung nach Ablauf dieser Frist noch nicht bezahlt, senden Sie direkt am fünfzehnten Tag nach Rechnungsdatum eine Zahlungserinnerung. Einige Unternehmen zahlen standardmäßig erst nach einer ersten Erinnerung, also sollten Sie Ihre Zahlungsfrist nicht zu lang ansetzen. Geben Sie in Ihrer Erinnerung deutlich an, dass es sich um eine Erinnerung handelt – die Rechnung könnte dem Kunden schließlich entgangen sein.
Nach der ersten Erinnerung können Sie sich für eine zweite Erinnerung oder direkt für eine Mahnung entscheiden. Die meisten Unternehmen empfinden eine Mahnung an dieser Stelle als zu früh und entscheiden sich daher für eine zweite Erinnerung, die etwas strenger im Ton ist. Senden Sie die zweite Erinnerung nicht später als zwei Wochen nach der ersten Erinnerung und fordern Sie den säumigen Debitor auf, innerhalb von fünf Werktagen zu zahlen. Wird die Rechnung auch nach der zweiten Erinnerung nicht beglichen, können Sie ganz einfach ein Inkassoverfahren einleiten. Der große Vorteil eines konsequenten Debitorenmanagements ist, dass Sie zeigen, dass Sie am Ball bleiben und dass die Rechnung Ihnen wirklich nicht entgeht.
