Hendriksen Accountants und Adviseurs

Mehr Effizienz, weniger Aufwand: Dank klarer Kundenkommunikation und automatisiertem Debitorenmanagement konnte Hendriksen Accountants en Adviseurs den eigenen Forderungssaldo erheblich senken. Früher wurden Zahlungserinnerungen per Post verschickt – heute läuft alles digital und effizient. Bereits seit März 2018 setzt die renommierte Wirtschaftsprüfungskanzlei auf Payt und ist kürzlich Payt partner geworden.

Kontrolle über den Prozess

Früher arbeiteten zwei Mitarbeiter von Hendriksen im Debitorenmanagement. Dies wurde nun auf einen Kollegen reduziert. Silvia arbeitet 28 Stunden pro Woche und übernimmt in diesen Stunden das gesamte Debitorenmanagement.

„Neben der Zeitersparnis sind zwei weitere große Vorteile von Payt, dass Kundendossiers immer vollständig sind und dass der Debitorensaldo deutlich niedriger ist. Früher wurden Zahlungserinnerungen per Post verschickt. Mit Payt wird nun jede Rechnung einzeln angemahnt. Einige Kunden erhalten die Rechnung noch per Post, aber die meisten per E-Mail. Gibt es eine Reklamation zu einer bestimmten Rechnung? Dann kann ich in Payt die Erinnerung für diese Rechnung pausieren, ohne dass der Prozess für die anderen Rechnungen stoppt. Sobald die Beschwerde gelöst ist, wird der Mahnprozess für diese Rechnung ebenfalls fortgesetzt. Dies gibt uns Kontrolle über diesen Prozess.“

Vorteile für Hendriksen sowie alle Kundinnen und Kunden

Payt liefert Vorteile für beide Seiten: das Unternehmen genauso wie alle Kundinnen und Kunden: Rechnungen, die bezahlt werden müssen, gelangen schneller zur richtigen Person und der Endkunde hat die Möglichkeit, seine Rechnung schnell und einfach über iDEAL oder in Deutschland über WERO zu bezahlen. „Ich merke, dass viele Kunden dies nutzen“, sagt Silvia. „Darüber hinaus hat der Endkunde Zugang zu einem vollständigen Kundendossier, das viel Klarheit bietet. Darin finden sich eine Übersicht über alle Rechnungen, Erinnerungen, Rechnungsspezifikationen und man sieht genau, welche Rechnungen man bereits bezahlt hat. Das Debitorensystem von Payt strahlt Professionalität und Sorgfalt aus. Das ist für uns als Wirtschaftsprüfer natürlich sehr wichtig.“

Auch Hendriksen-Kunden optimieren ihr Debitorenmanagement mit Payt

Für Geschäftsführer Gerbert-Jan Hendriksen hat das automatische Debitorenmanagement mit Payt nur Vorteile:

„In unserem vorherigen System musste alles manuell erledigt werden. Pro Kunde wurde beurteilt, ob eine Erinnerung oder Mahnung verschickt werden durfte. Dies ist jetzt vollständig automatisiert, aber so, dass wir die Kontrolle behalten.“

„Ich spreche mit Kunden, die sich erst daran gewöhnen mussten, das Kundenportal von Payt jetzt aber als sehr angenehm und klar empfinden. Das lässt sie auch über ihr eigenes Debitorenmanagement nachdenken. Indem wir das Gespräch suchen und unsere Erfahrungen teilen, haben wir Payt auch schon bei vielen Kunden eingesetzt. Auch sie optimieren so ihr Debitorenmanagement“, erklärt Hendriksen. „Unternehmer tauschen oft untereinander Wissen und Erfahrungen aus. Payt ist ein schönes Beispiel für ein System, das für uns hervorragend funktioniert und das wir daher gerne mit anderen Unternehmern teilen. Und das Schöne ist, dass wir als Payt Partner auch bei der Einrichtung und Implementierung von Payt bei anderen Unternehmern helfen.“

Von der Implementierung zur Realisierung

Die Einführung neuer Software geht über die reine Nutzung hinaus – das weiß auch Hendriksen. „Während der Implementierung haben wir unsere Kunden aktiv über die Neuerungen im Debitorenmanagement informiert und ihnen die Vorteile erklärt. Dazu gehören die Digitalisierung der Zahlungserinnerungen sowie die bequeme Bezahlmöglichkeit per iDEAL oder WERO. Wer weiterhin eine Papierrechnung bevorzugt, bekommt sie natürlich wie gewohnt zugeschickt – meist betrifft das Ältere. Gleichzeitig sensibilisiert Silvia diese Kunden für die Vorteile digitaler Rechnungen. Oft mit Erfolg: Viele wechseln daraufhin doch zur digitalen Rechnungsstellung. Und natürlich setzen wir das dann sofort um!“

Payt ist die Gesamtlösung, nach der wir gesucht haben

„Intern arbeiteten wir früher mit zwei Kollegen am Debitorenmanagement und das macht Silvia jetzt alleine. Allein das ist schon ein großartiges Ergebnis. Und indem wir alle Kollegen – darunter auch unsere KMU-Berater – in die Implementierung unserer neuen Arbeitsweise einbeziehen, haben wir jetzt einen effizienten Workflow. Dies sorgt für weniger Missverständnisse beim Kunden, gibt Struktur und schafft Klarheit. Kurz gesagt, mit der Einführung von Payt erzielen wir mehr Rendite durch einen niedrigeren Debitorensaldo, eine Einsparung bei den Personalkosten und helfen Unternehmern, dieselben Vorteile für ihre Organisation zu realisieren. Eine Software, die unseren Wünschen entspricht und unsere Erwartungen übertrifft.“