Kundengeschichten

Die Hanzehogeschool bricht ihren eigenen Rekord bei der Zahlungseintreibung mit der Software von Payt

Kunden geschichten 10. Oktober 2019

Verbesserte Kundenzufriedenheit und mehr Zeit für qualitative Verbesserungen

Früher nahm das Stabsbüro Finanzwirtschaft (FEZ) der Hanzehogeschool Groningen den eingehenden Rechnungsfluss zur Automatisierung in Angriff. Vor drei Jahren startete auch das Projekt, den Prozess rund um den ausgehenden Rechnungsfluss zu automatisieren, um effizienter und effektiver zu arbeiten. Der Ansatz: die Arbeit für Mitarbeiter und Kunden einfacher zu machen. Die Software von Payt brachte der Hanzehogeschool mehr als erwartet.

Binnen FEZ ist die Debitorenbuchhaltung ein Teil der Finanzverwaltung. Wir regeln den Prozess von der Rechnungsstellung bis zur Mahnung, Inkasso und, falls nötig, weiteren Schritten“, sagt Jean-Paul Heunks, Leiter der Finanzverwaltung an der Hanzehogeschool Groningen. „Dabei überwachen wir Vereinbarungen und Zahlungen. Das wurde früher in Excel gemacht, buchstäblich mit Tausenden von Zeilen. Wenn man dann eine vorübergehende Vertretung brauchte, wäre man nicht zurechtgekommen. Wir hatten auch gefühlsmäßig nicht genügend Kontrolle darüber, wie unsere Debitorenposition aussah.

Das Projekt zur Optimierung des Debitorenprozesses war zweigleisig. Heunks:

Einerseits war es darauf ausgerichtet, die Kommunikation über Rechnungen in Richtung Kunden zu verbessern, in unserem Fall meist Studenten. Andererseits war es auf die Technik ausgerichtet. Wie kann man aus technischer Sicht den Prozess weiter optimieren? Nach Marktkonsultation und Ausschreibung kamen wir zu dem Schluss, dass die Software von Payt am besten zu uns passt.

Vielseitiges Ergebnis

Für die Abteilung war es nie das Ziel, an Vollzeitäquivalenten zu sparen. „Das Ziel war immer, die Arbeit zu erleichtern. Der gesamte Prozess ist so eingerichtet und automatisiert, dass wir Zeit übrig haben. Zeit, die wir nutzen, um in anderen Bereichen qualitative Verbesserungen durchzuführen“, sagt Heunks. „Das Ergebnis ist vielseitig. Payt verschafft Einblick in die Debitorenposition, die überfälligen Zahlungen, welchen Status welche Rechnung hat. Die Nutzung der Software führt zu einem verbesserten Cashflow und schafft Zeit für komplexere Herausforderungen und Verbesserungen.“

Das Zahlungsprozess während der Ferien pausieren

Der „Pausenknopf“ in Payt erwies sich als Gold wert für die Organisation. Heunks: „Der Vorgang ist einfach: Mit einem Klick pausiert man den gesamten geplanten Erinnerungsprozess. Die Auswirkung ist wertvoll. Man kann einen Prozess auf den Kunden und die Organisation abstimmen. In unserem Fall betrifft das zum Beispiel die Sommerferien. Es sind kaum bis keine Studenten anwesend und in der Abteilung haben wir eine begrenzte Besetzung. Es macht dann keinen Sinn, Erinnerungen zu versenden. Der Student wird es wahrscheinlich nicht sehen. Sieht ein Student es doch, hat aber Fragen, sind wir während der Ferienzeit telefonisch weniger gut erreichbar. Wir haben dies schon früher gut im Auge behalten, aber es war manuell und erforderte Aufmerksamkeit. Jetzt ist es viel einfacher zu timen.“

Rekord der schnellsten Zahlung gebrochen

Darüber hinaus bricht das Stabsbüro eigene Rekorde beim Einziehen von Zahlungen. Heunks: „Von der Rechnung, Erinnerung und Online-Umgebung aus können Studenten direkt unter anderem mit iDeal bezahlen. Der Rekord der schnellsten Zahlung liegt jetzt bei 17 Sekunden nach dem Versenden von Rechnungen mit einem iDeal-Link darin!“

Verbesserung der Kundenzufriedenheit am wichtigsten

Mit der Software von Payt haben wir die Anzahl der offenen Posten erheblich reduzieren können. Innerhalb eines Jahres hat sich die Qualität unseres Debitorenportfolios stark verbessert. Aber noch wichtiger: Die Kundenzufriedenheit in Bezug auf die Kommunikation und den Kontakt über offene Rechnungen hat sich deutlich verbessert. Das zählt für unsere Organisation viel mehr“, sagt Heunks. „Kurz nach der Inbetriebnahme wurden wir von E-Mails von Studenten überrascht. Obwohl sie eine Erinnerung erhielten, bedankten sie sich bei uns für die freundliche Art der Kommunikation. Da sieht man die Wertschätzung für transparentes und strukturiertes Arbeiten. Die Botschaft ist nicht weniger unangenehm – sie müssen immer noch zahlen – aber die Art und Weise, wie wir es überbringen, ist freundlicher.

Phasenweise Nutzung der Debitorensoftware

„Die Lösung von Payt ist auf die gesamte Kette ausgerichtet, von der Rechnung bis zum Inkasso. Zu Beginn hatten wir jedoch die Präferenz, nur mit dem ersten Teil zu starten, Rechnungsstellung und Mahnungen. Damit war Payt noch nicht vertraut. Wir wollten eine phasenweise Nutzung. Das war anfangs eine Herausforderung in der Zusammenarbeit, aber letztendlich ist es gut gelungen“, sagt Heunks.

„Payt denkt angenehm mit bei unseren Wünschen und wie unsere Prozesse in die Software integriert werden können. Wir haben sehr direkten und guten Kontakt mit Payt, auf verschiedenen Ebenen. Es ist eine Partnerschaft, kein Programm übergeben und viel Erfolg damit.“

„Nächstes Jahr machen wir den nächsten Schritt, indem wir die gesamte Lösung von Payt einsetzen. Mal sehen, ob wir noch mehr Verbesserungen im Service erzielen können.“