Student an Fachhochschule zahlt Rechnung in 17 Sekunden

Höhere Kundenzufriedenheit und mehr Zeit für qualitative Verbesserungen

Die Hanzehogeschool Groningen optimiert ihren Rechnungsfluss konsequent: Nachdem das Stabsbüro für Finanz- und Wirtschaftswesen (FEZ) bereits den Eingangsrechnungsprozess automatisierte, startete vor drei Jahren auch die Digitalisierung der ausgehenden Rechnungen. Das Ziel war klar: mehr Effizienz, weniger Aufwand – und eine spürbare Erleichterung für Mitarbeitende sowie Kundinnen und Kunden. Mit Payt erzielte die niederländische Fachhochschule beeindruckende Ergebnisse – weit über die ursprünglichen Erwartungen hinaus.

„Bei uns ist die Debitorenbuchhaltung ein Teil der Finanzverwaltung. Wir regeln den Prozess von der Rechnungsstellung bis zur Mahnung, inklusive Inkasso und, falls nötig, weiteren Schritten“, sagt Jean-Paul Heunks, Leiter der Finanzverwaltung an der Hanzehogeschool Groningen. „Dabei überwachen wir Vereinbarungen und Zahlungen. Das wurde früher in Excel gemacht, buchstäblich mit Tausenden von Zeilen. Wenn man dann eine vorübergehende Vertretung brauchte, wäre man nicht zurechtgekommen. Wir hatten gefühlt auch nicht genug Kontrolle darüber, wie unsere Debitorenposition aussah."

Das Projekt zur Optimierung des Debitorenprozesses lief zweigleisig, erzählt Heunks:

„Einerseits ging es darum, die Kommunikation mit Kunden über Rechnungen zu verbessern, in unserem Fall meist Studierende. Andererseits ging es um Technologie. Wie kann man den Prozess technisch weiter optimieren? Nach Marktkonsultation und Ausschreibung kamen wir zu dem Schluss, dass Payt am besten zu uns passt.“

Vielseitiges Ergebnis

Für die Abteilung war es nie Ziel, an Vollzeitäquivalenten zu sparen. „Das Ziel war immer, die Arbeit zu erleichtern. Der gesamte Prozess ist so eingerichtet und automatisiert, dass wir Zeit übrig haben. Zeit, die wir nutzen, um in anderen Bereichen qualitative Verbesserungen durchzuführen“, sagt Heunks. „Das Ergebnis ist vielseitig. Payt verschafft Einblick in die Debitorenposition, die überfälligen Zahlungen, welchen Status welche Rechnung hat. Die Nutzung der Software führt zu einem verbesserten Cashflow und schafft Zeit für komplexere Herausforderungen und Verbesserungen.“

Den Zahlungsprozess während der Ferien pausieren

Der „Pausenknopf“ in Payt erwies sich als Gold wert für die Organisation. Heunks: „Der Vorgang ist einfach: Mit einem Klick pausiert man den gesamten geplanten Erinnerungsprozess. Der Vorteil: Man kann einen Prozess auf den Kunden und die Organisation abstimmen. In unserem Fall betrifft das zum Beispiel die Sommerferien. Es sind kaum bis keine Studierenden anwesend und in der Abteilung haben wir eine begrenzte Besetzung. Es hat dann keinen Sinn, Erinnerungen zu versenden, weil sie vermutlich niemanden erreichen. Und falls doch, kann der- oder diejenige bei Fragen uns schlecht erreichen. Früher haben wir diese Pause manuell eingeplant, was viel Aufmerksamkeit erforderte. Mit Payt können wir sie jetzt viel einfacher timen.“

Rekord der schnellsten Zahlung gebrochen

Darüber hinaus bricht das Stabsbüro eigene Rekorde beim Einziehen von Zahlungen. Heunks: „Von der Rechnung, Erinnerung und Online-Umgebung aus können Studierende direkt bezahlen, unter anderem mit iDeal. Der Rekord der schnellsten Zahlung liegt jetzt bei 17 Sekunden nach dem Versenden einer Rechnung mit iDeal-Link!“

Verbesserung der Kundenzufriedenheit am wichtigsten

„Mit der Software von Payt haben wir die Anzahl der offenen Posten erheblich reduzieren können. Innerhalb eines Jahres hat sich die Qualität unseres Debitorenportfolios stark verbessert. Aber noch wichtiger: Die Kundenzufriedenheit in Bezug auf die Kommunikation und den Kontakt über offene Rechnungen hat sich deutlich verbessert. Das zählt für unsere Organisation viel mehr“, sagt Heunks. „Kurz nach dem Livegang wurden wir von E-Mails von Studierenden überrascht. Obwohl sie eine Erinnerung erhielten, bedankten sie sich bei uns für die freundliche Art der Kommunikation. Da sieht man die Wertschätzung für transparentes und strukturiertes Arbeiten. Die Botschaft ist nicht weniger unangenehm – sie müssen immer noch zahlen – aber die Art und Weise, wie wir es rüberbringen, ist freundlicher."

Phasenweise Nutzung der Debitorensoftware

„Die Lösung von Payt ist auf den gesamten Prozess ausgerichtet, von der Rechnung bis zum Inkasso. Zu Beginn hatten wir jedoch die Präferenz, nur mit dem ersten Teil zu starten, Rechnungsstellung und Mahnungen. Damit war Payt noch nicht vertraut. Wir wollten eine phasenweise Nutzung. Das war anfangs eine Herausforderung in der Zusammenarbeit, aber letztendlich ist es gut gelungen“, sagt Heunks.

„Payt ist ein echter Entwicklungspartner, der mitdenkt, wie unsere Wünsche und Prozesse in die Software integriert werden können. Wir haben einen sehr direkten, guten Kontakt mit Payt, auf verschiedenen Ebenen. Es ist eine Partnerschaft, die nicht mit dem reinen Verkauf des Programms endet. Nächstes Jahr machen wir den daher nächsten Schritt, indem wir die gesamte Lösung von Payt einsetzen. Mal sehen, ob wir noch mehr Verbesserungen im Service erzielen können.“