Snellere Zahlung durch Studenten des Alfa-Colleges über einen Zahlungslink in den Rechnungen

Er stellte die Rechnungen aus, druckte sie aus, faltete sie doppelt und steckte sie dann ordentlich in einen Umschlag: Der Herr des Debitorenmanagements des Alfa College in Groningen hatte bis vor kurzem einen besonderen Job in der digitalen Welt, in der wir leben. Denn so gut der Mann seine Arbeit auch machte; über 13.000 Rechnungen manuell zu bearbeiten, ist nicht nur ziemlich ineffizient, sondern auch fehleranfällig und zeitaufwendig. Als das Alfa-College mit Payt in Kontakt kam, konnten sie nicht anders, als begeistert zu sein, erzählt Jeroen van der Ster, Direktor für Unternehmensführung des Alfa-Colleges.

Glieder der Debitorenkette

„Payt übernimmt die gesamte Kette, von der Rechnung bis zur Mahnung. Seit wir die Software nutzen, haben wir nicht nur einen zuverlässigen und strukturierten Debitorenprozess, sondern es sind auch einige Glieder aus dem Prozess weggefallen.

Das ROC für mittlere Berufsausbildung nutzte nämlich immer noch ein Inkassobüro. Dieses Büro stellte das sogenannte WIK-Schreiben (auch kostenlose Mahnung genannt) aus. Nach dem Versenden des WIK-Schreibens wurde die Angelegenheit an den Gerichtsvollzieher übergeben.

„Diese Zusammenarbeit konnten wir dank Payt kündigen. Das hat für eine erhebliche Kostenersparnis innerhalb der Organisation gesorgt“, erklärt Jeroen. „Der Effekt von Payt ist doppelt. Einerseits sparen wir Zeit und Geld im Prozess und andererseits sorgt Payt für ein besseres Zahlungsverhalten unserer Kunden.“

Besseres Zahlungsverhalten

Insbesondere Letzteres ist für den Direktor der Unternehmensführung eine Erleichterung.

Unsere Studenten zahlten nicht immer pünktlich und ordentlich, aber das hatten wir größtenteils uns selbst zu verdanken. Wenn man die Menschen rechtzeitig erinnert und ihnen proaktiv die Möglichkeit bietet, den offenen Betrag in Raten zu zahlen, hat man einen großen Teil des ‚Problems‘ gelöst.
Außerdem trauen wir uns jetzt besser, die Menschen auf ihre offenen Rechnungen hinzuweisen, da wir sicher sind, dass wir selbst den richtigen Prozess durchlaufen haben. Früher fühlten wir uns manchmal unwohl. Dann stellte sich heraus, dass die Zahlungsfrist einer Rechnung beispielsweise schon vor sechs Monaten abgelaufen war und wir erst die erste Mahnung schickten. Darüber bekamen wir, völlig zu Recht, Beschwerden. Die Studenten hatten vollkommen recht, dass sie dies nicht professionell fanden.

Echtzeit-Status und iDEAL-Zahlungen

Wie anders ist das jetzt, da Studenten sich online im Kundenportal von Payt einloggen und den Status ihrer Rechnungen in Echtzeit einsehen können. „Die Kosten für das Schulgeld sind nicht gering. Fast immer handelt es sich um Beträge über 1.000 €. Nicht jeder kann das einfach so bezahlen. Dennoch war die Hemmschwelle, zum Telefon zu greifen und eine Zahlungsvereinbarung mit unseren Kollegen der Finanzverwaltung zu treffen, zu hoch. Jetzt, da wir zu Payt gewechselt sind, können die Studenten oder ihre Eltern dies selbst über das Online-Portal regeln. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass Studenten ihre Studiengebühren jetzt einfach über iDEAL bezahlen können. Früher mussten sie dies manuell überweisen oder einen Überweisungsträger ausfüllen. All dies waren Vorgänge, die sich darauf auswirkten, ob die Studiengebühren rechtzeitig bezahlt wurden oder nicht.“

Man liest es; das Alfa-College schwört auf die Lösung, die Payt ihnen bietet. Und der Herr vom manuellen Debitorenmanagement? Der hat eine nette Position in einer anderen Abteilung des Alfa-Colleges bekommen.