Leden können das Abonnement für die Community und Schulungen monatlich, vierteljährlich oder jährlich bezahlen. Das, plus der große Zustrom an wissbegierigen Unternehmern, hat Einfluss auf die Menge der Rechnungen und die damit verbundene Debitorenarbeit.
Manuelle Nachverfolgung eines großen Rechnungsstroms
Für das Erstellen und Versenden dieser Rechnungen verwendet die Organisation ein eigenes Bezahlsystem. Die Nachverfolgung erfolgte bisher vollständig manuell.
„Wir waren typisch so ein Unternehmen, das einmal im halben Jahr einen Brief an alle offenen Debitoren schickte“, sagt Loorbach. „Das brachte kaum Ergebnisse. Und mit der manuellen Nachverfolgung konnte es auch noch passieren, dass unser Unternehmen am Ende des Jahres mit 7% – 8% unbezahlten Rechnungen dastand.“
„Wenn du die Zahlungserinnerung erst nach einem halben Jahr schickst, ignorieren viele Kunden deinen Brief oder deine Mail. Sie gehen das Risiko ein; beim letzten Mal warst du ja auch nicht hinterher. ‚Die Erinnerung kann dann auch noch warten‘, denkt dein Kunde“, sagt Loorbach. „Das Problem ist dann, dass du am Ende des Geschäftsjahres deine zweifelhaften Debitoren ‚nur‘ gutschreibst. Das kostet eine Menge Geld und hat Auswirkungen auf deinen Umsatz und deinen Cashflow.“ Die finanziellen Zahlen werden dadurch auch nicht übersichtlicher, gibt Loorbach an. „Du weißt nicht wirklich, wie du dastehst. Hast du 7% zweifelhafte Debitoren, dann ist dein Umsatz nur 93% statt 100%. Das verändert die Rechnung erheblich, wie es deinem Unternehmen geht!“
Viel Kontakt in der Community, wenig über die Rechnung
Die wichtigsten Produkte von IMU sind der Verkauf von Software und die Mitgliedschaft in der Community und Schulung. „Vor allem unsere Community ist ein Unterscheidungsmerkmal. Dort geben wir unseren Mitgliedern Feedback und Begleitung“, sagt Loorbach. „Gleichzeitig gab es kaum physischen Kontakt über Rechnungen. Dadurch ist die Chance auf zweifelhafte Debitoren viel größer. Diese Chance wird kleiner, wenn dein Kunde nach Nichtzahlung eine Zahlungserinnerung erhält, dann noch eine, und dann eine Mahnung, solange die Zahlung ausbleibt.“
Kosten schnell wieder drin
Mit den 7% – 8% zweifelhaften Debitoren pro Jahr lagen buchstäblich Chancen zur Realisierung. „Für die Strukturierung unseres Debitorenmanagements haben wir an Factoring gedacht, den Verkauf von Rechnungen. Ein großer Nachteil: Pro Rechnung gibst du einen erheblichen Prozentsatz ab. Daher fanden wir es nicht rentabel“, sagt Loorbach. Auf Empfehlung anderer Unternehmer ist IMU mit Payt eine Partnerschaft eingegangen. Das Debitorenmanagement läuft jetzt automatisch über die Software.
Loorbach: „Mit der Software von Payt müssen wir jeden Monat nur 2 – 3 unbezahlte Rechnungen zusätzlich einziehen, um die Kosten wieder drin zu haben. Das ist schnell ein Ergebnis!“
Auch das Inkassoverfahren hat die Organisation erheblich überarbeitet. „Eines der schwierigen Elemente beim Aufbau eines eigenen Debitorenprozesses liegt im Inkassoverfahren. Bei Payt ist die Inkassophase ein standardmäßiger Bestandteil des Managementprozesses. Auch dieser Teil des Prozesses ist darauf ausgerichtet, eine gemeinsame Lösung mit einem Debitor zu finden. Sollte das nicht fruchten, ist der Gerichtsvollzieher der nächste Schritt. Wenn du deinen Debitor darüber informierst, musst du eine Zusammenarbeit mit einem solchen Büro haben. Das ist normalerweise eine komplizierte Angelegenheit!“ sagt Loorbach.
