Koen van Rantwijk, Finanzmanager bei der Kien Gruppe, ist verantwortlich für das Debitorenmanagement sowohl des Autohauses als auch des Leasingunternehmens. Die Kien Gruppe nutzt Carwise in Kombination mit Payt für das Debitorenmanagement. Für das Autohaus wird zusätzlich mit AFAS Profit gearbeitet. Bevor Payt implementiert wurde, wurden Rechnungen zwar digital versendet, aber es wurde keine Plattform für das Debitorenmanagement genutzt. Hier erzählt Koen van Rantwijk, wie Payt sein Leben erleichtert hat.
Mehr Übersicht und Struktur
Unser altes Debitorenverfahren verlief recht gut, solange es keine Ausnahmen gab. Beim Versenden und Erinnern von Rechnungen auf Rechnung und Stornierungen hatten wir eigentlich kein Problem. Es hing jedoch vom menschlichen Handeln ab, ob dies strukturell gut geschah. Daran mangelte es manchmal aufgrund von Zeitmangel oder Personalwechseln. Jetzt läuft alles automatisch weiter und wir können uns auf die Ausnahmen konzentrieren. So behalten wir den Überblick über die Zahlung aller Rechnungen. Um auf dem Leasingmarkt erfolgreich zu sein, muss man sehr aufmerksam auf Zahlungsrückstände achten. Eigentlich ist schon die erste verpasste Frist ein Grund zur Wachsamkeit. Da hilft Payt bei der strukturellen Nachverfolgung und der Kommunikation mit dem Kunden. Da Payt bereits den ersten Rechnungsversand übernimmt, ist alles direkt in einem Dossier enthalten.
Fortschritte im Debitorenmanagement
Eine Funktion innerhalb von Payt, die derzeit intensiv genutzt wird, ist die Festlegung von Zahlungsvereinbarungen. Dafür hatten wir in der Vergangenheit kein wirklich gutes System und arbeiteten mit Notizen in der Agenda. Jetzt werden Vereinbarungen eindeutig festgelegt, kommuniziert und nachverfolgt. Das hilft enorm, den Überblick zu behalten. Als Leasingunternehmen sind finanzielle Risiken Teil unserer wirtschaftlichen Funktion, die man nicht aus den Augen verlieren sollte.
Kunden schätzen auch das Portal, in dem sie alle offenen Rechnungen einsehen können, ohne ein Konto erstellen und sich einloggen zu müssen. Besonders in Kombination mit den Zahlungslinks bietet das für Privatpersonen und kleinere Unternehmer viel Zahlungskomfort. Wir bieten also auch aus der Finanzabteilung einen besseren Service für unsere Kunden.
