Ein automatisierter Prozess für das Debitorenmanagement, der rund um die Uhr funktioniert, auch wenn wir mal keine Zeit haben.
– Nando van Beek, Gründer und Inhaber von NVBIT.
Nando (rechts auf dem Foto) und Stijn van Beek (links) sind Brüder und arbeiten zusammen bei NVBIT – einem IT-Unternehmen, das Nando 2007 noch während seines Informatikstudiums gründete.
Als Nando jemanden für die Verwaltung suchte, übernahm sein Bruder Stijn diese Aufgabe – damals noch als Jura-Student, für den sich der Nebenjob ideal mit dem Studium verbinden ließ. „Anfangs kam ich einen Tag pro Woche, mittlerweile habe ich eine Vollzeitstelle als operativer Manager und Projektmanager“, berichtet Nando.
Das IT-Unternehmen aus Alkmaar ist ein Managed Service Provider (MSP) und unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung, Cloud-Migration, IT-Sicherheit und der Einführung moderner Arbeitsplatzlösungen mit Microsoft 365.
Zusammenarbeit als Brüder
„Als Brüder zusammenzuarbeiten, hat große Vorteile”, fasst Nando seine Erfahrungen bis jetzt zusammen. „Man spricht offener und direkter miteinander und das gegenseitige Vertrauen ist von Anfang an da. Bei neuen Kollegen dauert es oft Jahre, bis man dieses Level erreicht.“
Auch Stijn ist überzeugt: „Wir würden die Zusammenarbeit unter Geschwistern definitiv empfehlen. Natürlich muss die Chemie stimmen, aber wenn das nicht der Fall wäre, würde man ohnehin nicht darüber nachdenken. Für uns ist es nicht nur produktiv, sondern auch einfach schön, gemeinsam als Brüder zu arbeiten.“
Alles manuell
„Bevor wir mit Payt arbeiteten, habe ich als Inhaber das Debitorenmanagement selbst und manuell durchgeführt”, erinnert sich Nando van Beek. „Wenn ich Zeit dafür hatte, ging ich manuell die Liste der offenen Rechnungen durch und erinnerte Kunden per E-Mail. Zur Nachverfolgung schaute ich ein paar Wochen später in meine gesendeten Elemente, welche Kunden ich erinnert hatte und ob sie mittlerweile bezahlt hatten. Falls nötig, schickte ich dann eine zweite Erinnerung. Ein Prozess, der natürlich alles andere als ideal ist.”
Darüber hinaus hatte NVBIT auch die automatischen Lastschriftverfahren eingestellt. „Dies lief manuell über die Bank, da sie keine Schnittstelle zu unserem Buchhaltungsprogramm hatte”, erzählt der Gründer. „Es war alles sehr umständlich und kostete mehr Arbeit, als es einbrachte.”
Offene Postenliste reduzieren
Im Februar 2019 startete das IT-Unternehmen mit Payt. „Unser Ziel war es, das Debitorenmanagement zu automatisieren und die Liste der offenen Posten zu reduzieren.“ Auch ein besseres Kundenerlebnis und eine bessere Kommunikation standen auf der Wunschliste von NVBIT. Nando van Beek: „Außerdem war es uns wichtig, das automatische Lastschriftverfahren wieder zu aktivieren, dafür hatte Payt glücklicherweise eine Schnittstelle.“
Deutlich weniger Aufwand
Seit der Einführung von Payt läuft das Debitorenmanagement bei NVBIT nahezu von selbst – lediglich Sonderfälle erfordern noch Aufmerksamkeit. „Von 0 auf 64 automatische Lastschriften pro Monat – und das völlig ohne Zeitaufwand für Mahnungen oder die Nachverfolgung offener Zahlungen. Ein voll automatisierter Prozess, der zuverlässig funktioniert – auch wenn wir gerade keine Kapazitäten haben“, freut sich Nando van Beek.
Stijn van Beek ergänzt: „Unsere Kunden haben jederzeit einen klaren Überblick über ihre Rechnungen und können über das Portal direkt darauf zugreifen oder reagieren. Besonders praktisch: Payt erlaubt es, unbegrenzte Nutzer hinzuzufügen, sodass alle Mitarbeitenden Zugriff haben. So kann jeder im Team sehen, was bereits mit den Kunden besprochen wurde. Auch die internen Notizen sind eine enorme Hilfe als Erinnerung für uns selbst.“
Können wir ohne Payt auskommen? Nein, natürlich nicht! Die Software macht alles so viel einfacher, ich würde sie jedem empfehlen.
