Weniger Kosten, bessere Kommunikation und schnellere Zahlungen für Thuisvaccinatie

Marco van Drielen ist Manager Finance & Control bei Thuisvaccinatie, ein Unternehmen, das Reiseimpfungen zu Hause anbietet. Seit Anfang 2017 nutzt die Organisation Payt. Seitdem gibt es mehr Kontakt mit Kundinnen und Kunden, Rechnungen werden schneller bezahlt und weniger Forderungen landen bei einem Inkassobüro.

Weniger Kosten & bessere Kommunikation

Bis Ende 2016 übergab Thuisvaccinatie seine Rechnungen an einen Factoring-Anbieter. „Für jede Rechnung zahlten wir Verwaltungskosten und zusätzlich einen erheblichen Betrag an Zinsen, da wir das Geld nach zwei Wochen erhalten wollten, anstatt der in den Niederlanden üblichen zwei Monate. Da wir jedes Jahr stark wuchsen, stiegen die Kosten für unser Debitorenmanagement enorm“, erzählt Marco van Drielen. Das Unternehmen kam über den Buchhaltungsdienstleister Phidra mit Payt in Kontakt und war sofort begeistert. Nicht nur, weil Payt erhebliche Einsparungen ermöglichte, sondern auch, weil die Kundenkommunikation erheblich verbessert wurde.

Vollständig digital

Früher nutzte Thuisvaccinatie für die Rechnungsstellung einen Factoringanbieter. Dieses Unternehmen übernimmt den gesamten Rechnungsprozess, zahlt innerhalb von 14 Tagen alle Rechnungen und kümmert sich selbst um das Inkasso. Thuisvaccinatie konnte so sicher sein, bezahlt zu werden. Ein großer Nachteil war jedoch, dass der Factoringanbieter Rechnungen und Mahnungen per Post verschickte.

„Unsere Kunden gehen nach der Impfung meist direkt auf Reisen, wodurch sie die Kommunikation per Post verpassen. Kein wirklich herzlicher Empfang, wenn die Forderung von Thuisvaccinatie bei der Rückkehr bereits beim Inkassobüro liegt.”

Mit Payt ist das anders. Die Kunden von Thuisvaccinatie erhalten ihre Rechnung per E-Mail und können sie mit einem Klick über iDeal bezahlen. Falls die Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist beglichen wird, sendet Thuisvaccinatie zu festgelegten Zeiten eine Erinnerung über Payt. „Drei Stück, um genau zu sein. Meine Kollegen können sehen, ob ein Kunde die E-Mail geöffnet hat. Wenn wir sehen, dass dies nicht der Fall ist, rufen wir noch einmal an, um zu überprüfen, ob wir die richtige E-Mail-Adresse haben“, erklärt Marco van Drielen. Wird die Rechnung trotz mehrfacher Erinnerung nicht bezahlt? Dann erhält der Kunde per E-Mail, SMS, Telefon und Post noch einige Chancen, die Zahlung über das Online-Inkassoverfahren von Payt zu leisten.

Zahlungsplan

Neben dem optimierten Prozess ist Thuisvaccinatie durch Payt auch besser in der Lage, den Kundenkontakt zu pflegen. „Rechnungen werden oft abends oder am Wochenende angesehen. Hat ein Kunde eine Frage, kann er diese über Payt stellen, sodass wir sie am nächsten Morgen direkt bearbeiten können. Dank Payt is es immer sofort klar, auf welche Rechnung sich die Frage bezieht. Und wenn ein Kunde mal knapp bei Kasse ist – oder in Uganda zwischen den Gorillas sitzt – und deshalb nicht in der Lage ist zu zahlen, sind wir durchaus bereit, die Forderung zu pausieren oder eine Regelung zu treffen“, sagt Marco. „Aber wir müssen es wissen. Mit Payt ist das Informieren darüber viel einfacher geworden.“

Ein weiterer Vorteil, so findet Marco, ist, dass die gesamte Korrespondenz über die Rechnung in einem Dossier gesammelt wird. „So kann man einfach nachvollziehen, was in der Vergangenheit gesagt und vereinbart wurde. Wenn es so weit kommt, dass die Forderung in ein gerichtliches Inkassoverfahren mündet, kann man mit einem Klick das gesamte Dossier herunterladen. Ideal!“

Durch Payt hat Thuisvaccinatie die volle Kontrolle über das Debitorenmanagement. „SIe haben ein paar Impfungen von uns erhalten und ja: Dafür müssen Sie zahlen. Payt sorgt dafür, dass dies auch tatsächlich geschieht. Und wenn es nicht geschieht, wird der Kunde automatisch erinnert. Nicht mehr und nicht weniger …“