Payt ist genau das, wonach INDI gesucht hat

„Payt trägt in erheblichem Maße zu unserer Kundenzufriedenheit bei”, sagt Sybrand Brouwer, Geschäftsführer und Eigentümer von INDI. „Mit Payt erleben unsere Kunden Zahlungskomfort, können schnell und einfach Kontakt bezüglich offener Rechnungen aufnehmen und wissen genau, was sie von INDI erwarten können.” Der Geschäftsführer des E-Commerce-Unternehmens ist überzeugt, dass ein konsequentes Debitorenmanagement mit klarer Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil der Kundenerfahrung ist.”

Schnell und effizient

Der Service von Payt passt gut zur Geschäftsführung von INDI, einem Technik-Webshop für Fachleute. Das Unternehmen, das erst vor vier Jahren gegründet wurde, verschickt jährlich mehr als 80.000 Rechnungen. „Es werden jeden Monat mehr”, erzählt Sybrand Brouwer mit Stolz. INDI bedient den steigenden Bedarf an einer schnellen Lieferung technischer Teile „Wir operieren in einer recht traditionellen Branche, in der Großhändler normale Öffnungszeiten haben, Niederlassungen im ganzen Land betreiben und Vertreter aussenden, um Kunden über ihre Produkte zu informieren. Davon sind wir bei INDI vollständig abgewichen. Obwohl wir ein sehr kompetentes Kundenserviceteam haben, bedienen sich die Kunden selbst über unseren Webshop. Das macht uns um ein Vielfaches schneller und effizienter. Alle Bestellungen, die unsere Kunden vor 18 Uhr aufgeben, können am nächsten Tag vor 8 Uhr morgens geliefert werden.” Das E-Commerce-Geschäft von INDI erfüllt einen wichtigen Bedarf. „Servicetechniker zum Beispiel sind tagsüber damit beschäftigt, Kunden zu besuchen. Am Ende des Tages können sie die benötigten Materialien für den nächsten Tag schnell und einfach über INDI bestellen. Nachts wird ihre Bestellung an den Ort ihrer Wahl geliefert. Einige Unternehmen haben sogar mehrere verschiedene Lieferorte. Wir beliefern sogar Servicefahrzeuge!”

Debitorenprozess automatisieren

Da INDI den Bestell- und Lieferprozess sehr niedrigschwellig gestaltet, kommt es vor, dass mehrere Bestellungen pro Woche oder sogar pro Tag vom selben Kunden eingehen. „Als wir die INDI-Plattform entwickelten, wollten wir den gesamten Prozess digitalisieren, von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung. Wir stellten fest, dass unsere Finanzsoftware für das Debitorenmanagement nicht ausreichend war”, erzählt Sybrand.

Der Geschäftsführer wollte aber keinen Schritt zurückgehen und Debitoren wieder manuell verwalten. Bei solch großen Volumina wäre das ein sehr zeitaufwändiges und arbeitsintensives Vorgehen. „Wir überlegten sogar, selbst etwas zu entwickeln, um unseren Debitorenprozess zu automatisieren, bis wir schließlich auf Payt stießen.

Die E-Commerce-Plattform hat ihre Finanzsoftware Exact mit Payt vernetzt. Rechnungen werden jetzt automatisch in Payt geladen. Wenn ein Kunde nach Ablauf des Fälligkeitsdatums seine Rechnung nicht beglichen hat, werden automatisch Erinnerungen verschickt. „Obwohl wir stark wachsen, können wir in unserem Debitorenmanagement immer noch mit der gleichen Mitarbeiterzahl auskommen. Im Durchschnitt verbringen wir etwa 50 bis 60 Stunden pro Woche mit unserem Debitorenmanagement.“

Nahezu keine Inkassoverfahren

Die Person, die bei INDI für das Debitorenmanagement verantwortlich ist, ist Geertje Boomsma. Als Debitorenmanagerin arbeitet sie hauptsächlich mit Payt. Sie erklärt: „Bei INDI verwenden wir verschiedene Zahlungsfristen, aber die häufigste ist 30 Tage. Wenn der Kunde nicht zahlt, senden wir zwei Tage nach dem Fälligkeitsdatum eine erste Erinnerung und nach 18 Tagen die zweite. 34 Tage nach dem Fälligkeitsdatum senden wir eine dritte und letzte Erinnerung. In dieser Korrespondenz warnen wir den Kunden vor einem Inkassoverfahren.“ Dieses Inkassoverfahren führt INDI ebenfalls über Payt durch. „Es kommt aber selten vor, dass wir ein solches Verfahren einleiten“, erzählt Geertje Boomsma. „Im Durchschnitt etwa 20 Mal pro Jahr. Das ist wirklich sehr wenig, wenn man jährlich über 80.000 Rechnungen verschickt.“

Laut Boomsma ist der strukturierte und genaue Debitorenprozess der Grund für die geringe Anzahl an Inkassoverfahren.

Auch der Customer Service von INDI ist mit Payt glücklich. „Mit Payt können meine Kollegen zum Beispiel herausfinden, warum eine Bestellung stockt. Das liegt dann meistens daran, dass Rechnungen zu lange offenstehen”, erzählt Geertje Boomsma. „Wenn eine Rechnung verloren gegangen ist, kann der Kunde seine Kopie ganz einfach über Payt abrufen. Und nicht nur das: Da der Kunde selbst Einblick in seine Akte hat, können wir viel einfacher miteinander sprechen und der Customer Service kann viele Fragen bereits abfangen.“

Zufrieden mit Payt

Auch Geschäftsführer Sybrand Brouwer sieht, dass der Rechnungsprozess viel transparenter geworden ist und Kunden dank Payt schneller zahlen.