Mitglieder können das Abonnement für die Community und Schulungen monatlich, vierteljährlich oder jährlich bezahlen. Das hat natürlich Einfluss auf die Menge der Rechnungen und die damit verbundene Debitorenarbeit – genauso wie der große Zustrom wissbegieriger Menschen.
Manuelle Nachverfolgung eines großen Rechnungsstroms
Für das Erstellen und Versenden dieser Rechnungen verwendet IMU ein eigenes Bezahlsystem. Die Nachverfolgung erfolgte bisher vollständig manuell. „Wir waren so ein Unternehmen, das einmal im halben Jahr einen Brief an alle offenen Debitoren schickte“, sagt Loorbach. „Das brachte kaum Ergebnisse. Und mit der manuellen Nachverfolgung konnte es auch noch passieren, dass unser Unternehmen am Ende des Jahres mit bis zu 8 % unbezahlten Rechnungen dastand.“
Eine unglückliche Situation. Die Gründe dafür waren hausgemacht, meint Inhaber Loorbach. „Wenn du Zahlungserinnerungen erst nach einem halben Jahr schickst, ignorieren viele Kunden deinen Brief oder deine Mail. Sie gehen das Risiko ein; beim letzten Mal warst du ja auch nicht hinterher. ‚Die Erinnerung kann dann auch noch warten‘, denken sie“, sagt Loorbach. „Das Problem ist dann, dass du am Ende des Geschäftsjahres deine zweifelhaften Debitoren ‚nur‘ gutschreibst. Das kostet eine Menge Geld und hat Auswirkungen auf deinen Umsatz und deinen Cashflow.“ Die finanziellen Zahlen werden dadurch auch nicht übersichtlicher, gibt Loorbach an. „Du weißt nicht wirklich, wie du dastehst. Hast du 7 % zweifelhafte Debitoren, dann ist dein Umsatz nur 93 % statt 100 %. Das verändert die Rechnung, wie es deinem Unternehmen geht, erheblich!“
Viel Kontakt in der Community, wenig über die Rechnung
Die wichtigsten Produkte von IMU sind der Verkauf von Software und die Mitgliedschaft in der Community und Schulung. „Vor allem unsere Community ist ein Unterscheidungsmerkmal. Dort geben wir unseren Mitgliedern Feedback und Begleitung“, sagt Loorbach. „Gleichzeitig gab es kaum physischen Kontakt über Rechnungen. Dadurch ist das Risiko säumiger Debitoren viel größer. Erhält dein Kunde konsequent Zahlungserinnerungen und schließlich eine Mahnung, ist dieses Risiko viel kleiner.“
Kosten schnell wieder drin
Die 7 bis 8 % an säumigen Debitoren pro Jahr boten einen Hebel zur Umsatzsteigerung. „Für die Strukturierung unseres Debitorenmanagements haben wir erst an Factoring gedacht, den Verkauf von Rechnungen. Der große Nachteil: Pro Rechnung gibst du einen erheblichen Prozentsatz ab. Daher fanden wir es nicht rentabel“, sagt Loorbach. Auf Empfehlung anderer Unternehmer ging IMU eine Partnerschaft mit Payt ein. Das Debitorenmanagement läuft jetzt automatisch über die Software.
Loorbach: „Mit der Software von Payt müssen wir jeden Monat nur zwei, drei unbezahlte Rechnungen zusätzlich einziehen, um die Kosten wieder drin zu haben. Das ist schnell geschafft.“
Auch das Inkassoverfahren hat IMU erheblich überarbeitet. „Eines der schwierigen Elemente beim Aufbau eines eigenen Debitorenprozesses liegt im Inkassoverfahren. Bei Payt ist die Inkassophase ein standardmäßiger Bestandteil des Managementprozesses. Auch dieser Teil des Prozesses ist darauf ausgerichtet, eine gemeinsame Lösung mit einem Debitor zu finden. Sollte das nicht fruchten, ist der Gerichtsvollzieher der nächste Schritt. Wenn du deinen Debitor darüber informierst, musst du eine Zusammenarbeit mit einem solchen Büro haben. Das ist normalerweise eine komplizierte Angelegenheit“ sagt Loorbach.
