„Die am häufigsten gehörte Ausrede in unserer Debitorenabteilung war, dass ein Debitor angab, die Rechnung verloren zu haben.“ Heine de Bruin ist Miteigentümer von Health2Work, einem der größten Akteure im Bereich Ergonomie in den Niederlanden – und seit 2017 auch in Belgien.
Mehr Kontrolle, weniger Aufwand. Auch in Ihrer Branche.
Schnelle und sichere Rechnungsabwicklung für jede Organisation.
Schnelle und sichere Rechnungsabwicklung für Unternehmen
Mit Payt sind Rechnungen für unsere Kundinnen und Kunden jederzeit und überall verfügbar.
Ergonomie-Experten
Health2Work sorgt für gesunde und effiziente Arbeitsumgebungen. Das Unternehmen berät Kundinnen und Kunden im B2Bzum Thema Ergonomie und liefert passende ergonomische Lösungen.
„Die Arbeitsumgebung hat einen erheblichen Einfluss auf die Arbeitsfreude. Wir schaffen eine Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter voller Energie optimale Leistung bringen“, erläutert Heine de Bruin. „Klarheit und No-Nonsense kennzeichnen unseren Service: Ein Mensch, ein Wort. Wir hören auf die Bedürfnisse unserer Kunden und bieten gezielte Lösungen. Durch Payt können wir dieses Versprechen auch in unserem Debitorenprozess einhalten.
Der Debitorenprozess ist Teil der Kundenreise
Health2Work nutzt Payt seit einigen Jahren. „Unser Debitorenprozess lief nicht rund“, erinnert sich Heine de Bruin. „Die Arbeiten wurden manuell ausgeführt und das ist nun mal fehleranfälliger als ein automatisierter Prozess, egal wie gut meine Kollegen ihre Arbeit auch machen. Der Prozess stockte zu oft und Rechnungen wurden nicht rechtzeitig bezahlt. Das beeinflusste unseren Cashflow.“
Aber was der Mitbegründer von Health2Work mindestens genauso wichtig findet, ist die Erfahrung seiner Kundinnen und Kunden. „Der Debitorenprozess ist Teil der Kundenreise. Wir geben im Vorfeld unser Bestes, um die Kunden so gut wie möglich zu bedienen, hatten aber das Serviceniveau ‚hintenrum‘ nicht im Griff. Schade und nicht gut für die Kundenerfahrung.“
Als Health2Work mit Payt in Kontakt kam, war dem Direktor schnell klar, dass die Software einen Großteil der Probleme des Ergonomiespezialisten lösen würde.
Nachdem Payt implementiert wurde, ging es schnell bergauf. Der Cashflow verbesserte sich und die Kommunikation mit Schuldnern verlief plötzlich reibungslos und strukturiert. Seit wir Payt nutzen, müssen Kunden nie mehr auf eine Kopie der Rechnung oder einen Anruf warten. Stattdessen können sie sich selbst in die Payt-Umgebung einloggen. Außerdem wissen sie genau, was sie von uns erwarten können: Vom ersten Rechnung bis zur letzten Mahnung ist unser Prozess klar, fair und perfekt optimiert.
Kurze Eingewöhnungszeit
Natürlich war das automatisierte Debitorenmanagement für das Verwaltungsteam eine Umstellung. „Obwohl sie die volle Kontrolle behielten, fühlte es sich für einige Kolleginnen oder Kollegen so an, als würden sie diese aus der Hand geben. Das verstehe ich, aber mein Motto ist: Wenn du immer das tust, was du getan hast, bekommst du auch das, was du immer bekommen hast. Und das, was wir taten, reichte nicht aus.“ Durch die Prozessverbesserungen konnte Health2Work ein halbes VZÄ im Debitorenmanagement einsparen. Und es dauerte nicht lange, bis das Team die Vorteile von Payt erkannte.
„Plötzlich gab es mehr Zeit für andere Aufgaben. Außerdem hatte Payt einen umfassenden Implementierungsplan erstellt, wodurch die Anbindung an unser Buchhaltungsprogramm Exact reibungslos verlief und wir unser Debitorenmanagement im Handumdrehen umstellen konnten. Die Unterstützung von Payt während der Implementierung war ausgezeichnet.”
