Häufig gestellte Fragen

Nein, Payt ist kein Inkassobüro. Payt bietet eine Debitorenmanagement-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, indem der Forderungsprozess automatisiert wird.

Du behältst stets den persönlichen Kontakt zu deinem Kunden, während Payt dich mit Erinnerungen, Übersicht und Struktur unterstützt.

Die Eigentümer von Payt sind Sander Kamstra, Aziz Al-Harazi, Jelger Gustafsson, Rob Rustenburg und Jeroen Krosse.

Payt unterstützt Organisationen bei der Automatisierung ihres Forderungsmanagements. Mit unserer Software versendest du ganz einfach Rechnungen und Zahlungserinnerungen und behältst den Überblick über offene Posten. Du erhältst Einblick in deinen Cashflow und hast jederzeit die Möglichkeit, persönlichen Kontakt zu deinem Kunden zu halten. So werden Rechnungen im Durchschnitt 30–50 % schneller bezahlt.

Payt wurde 2012 von Sander Kamstra, Aziz Al-Harazi, Merijn Stapert, Rob Rustenburg und Jelger Gustafsson gegründet.

Nein, Payt wurde nicht verkauft. Das Unternehmen ist unabhängig und wird von den Gründern und dem aktuellen Managementteam geführt.

Im Juli 2024 erhielt Payt jedoch eine Investition von 55 Millionen € von Partech.

Gemeinsam arbeiten wir weiter am Ausbau von Payt in Europa und investieren in künstliche Intelligenz.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel „Payt beschleunigt die europäische Expansion mit strategischer Investition von 55 Mio. € von Partech“.

Payt ist in den Niederlanden, Belgien, Deutschland, dem Vereinigten Königreich und Irland aktiv.

Unsere Software ist in mehreren Sprachen verfügbar und auf den lokalen Markt zugeschnitten, sodass Sie überall von einem effizienten Forderungsmanagement profitieren können.

Payt eignet sich sowohl für KMU als auch für größere Organisationen – egal, ob Sie im Dentalwesen, in der Automobilbranche, in der Buchhaltung oder in einer anderen Branche tätig sind.

Werfen Sie einen Blick auf unsere Branchenseite, um zu sehen, in welchen Bereichen wir aktiv sind.

Ist Ihre Branche nicht dabei? Kontaktieren Sie uns, um die Möglichkeiten zu besprechen.

Ja. Datensicherheit hat bei Payt höchste Priorität. Unsere Software ist nach ISO 27001 und NEN 7510 zertifiziert und erfüllt alle relevanten Standards für eine sichere Datenverarbeitung.

In tegenstelling tot een traditioneel incassobureau, begint Payt al bij de eerste factuur. We automatiseren het debiteurenproces op een professionele en vriendelijke manier, zodat er minder openstaande facturen ontstaan én klantrelaties behouden blijven.

Pas als het nodig is, kun je vanuit Payt ook een incassotraject starten.

Auf jeden Fall. Sie können ganz einfach eine unverbindliche Demo vereinbaren. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Payt funktioniert und wie es Ihrer Organisation hilft, schneller bezahlt zu werden und weniger Zeit für das Forderungsmanagement aufzuwenden.

Die Kosten für Payt hängen von der Anzahl der Rechnungen ab, die Sie pro Monat verarbeiten, sowie von den Funktionen, die Sie benötigen. Sie zahlen einen festen monatlichen Betrag – ohne Überraschungen.

Sehen Sie sich unsere Preise für einen vollständigen Überblick an.

Wenn ein Kunde nicht rechtzeitig zahlt, können Sie außergerichtliche Inkassokosten in Rechnung stellen. Dies sind Kosten, die entstehen, um eine Rechnung ohne Einschaltung eines Gerichts einzutreiben.

Bei privaten Schuldnern ist vor der Berechnung von Inkassokosten eine letzte Mahnung (WIK-Brief) gesetzlich vorgeschrieben. Diese Mahnung muss:

• Eine Zahlungsfrist von 14 Tagen enthalten
• Die Höhe der Inkassokosten ankündigen
• Sie müssen nachweisen können, wann der WIK-Brief versendet wurde. In Payt können Sie dies einfach in der Rechnungschronologie überprüfen.

Der Inkassoprozess in Payt besteht aus sechs Phasen. Diese Schritte werden nur an Werktagen durchgeführt:

• Mahnung (Tag 1): Brief, E-Mail und SMS mit einer Zahlungsfrist von 10 Tagen.
• Erinnerung zur Mahnung (Tag 6): Anrufroboter, E-Mail und SMS.
• Zweite Mahnung (Tag 12): Einschreiben per E-Mail oder Brief (bei unbekannter E-Mail-Adresse) mit einer Zahlungsfrist von 8 Tagen.
• Erinnerung zur zweiten Mahnung (Tag 17): E-Mail und SMS.
• Inverzugsetzung (Tag 21): Brief, E-Mail und SMS mit einer Zahlungsfrist von 5 Tagen.
• Vorgerichtliche Phase (Tag 27–31): Letzte Erinnerung zum Ablauf des Inkassoprozesses. Erfolgt keine Zahlung, kann der Fall an einen Gerichtsvollzieher übergeben werden.

Am Tag 31 wird ein vorgerichtlicher Brief mit einer Zahlungsfrist von 3 Tagen versendet. Zahlt der Schuldner dann nicht, kann der Fall an einen Gerichtsvollzieher weitergegeben werden. In Payt können Sie für jeden Fall individuell einen Gerichtsvollzieher auswählen oder eine Standardeinstellung für alle Inkassofälle nach der Inverzugsetzung festlegen.

Manchmal ist es einem Kunden nicht möglich, eine Rechnung auf einmal zu bezahlen. In Payt können Sie ganz einfach eine Ratenzahlungsvereinbarung anbieten. Damit geben Sie Ihrem Kunden die Möglichkeit, in Teilbeträgen zu zahlen, während Sie dennoch die Kontrolle über den Zahlungseingang behalten.

Mit einer Ratenzahlungsvereinbarung bestimmen Sie selbst:

• Ob es sich um eine einzelne Rechnung oder mehrere offene Beträge handelt
• Ob der Kunde in festen Raten, an einem festen Tag im Monat oder in vereinbarten Beträgen zahlt
• Wie lange die Vereinbarung läuft und wie die Beträge gerundet werden sollen

Sobald die Vereinbarung erstellt ist, erhält der Kunde automatisch per E-Mail eine Übersicht der Zahlungstermine. Für jede Rate bekommt der Kunde rechtzeitig eine Erinnerung, gegebenenfalls mit einem Zahlungslink.

Außerdem können Sie wählen, ob Sie:

• Selbst einen Vorschlag an den Kunden machen
• Dem Kunden ermöglichen, selbst einen Vorschlag zu unterbreiten, den Sie einfach annehmen oder ablehnen können

Während der Laufzeit einer Vereinbarung werden die regulären Zahlungserinnerungen vorübergehend ausgesetzt. So bleibt die Kommunikation klar und professionell.

Ja, in Payt bestimmen Sie selbst, wann Rechnungen und Zahlungserinnerungen versendet werden. So passt sich der Rechnungsprozess immer an Ihre Arbeitsweise an.

Sie legen unter anderem fest:

• Wann die erste Erinnerung versendet wird (zum Beispiel 7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum)
• Wie viele Erinnerungen ein Kunde erhält, bevor der Vorgang abgeschlossen oder der nächste Schritt eingeleitet wird
• Den Abstand zwischen den Erinnerungen (zum Beispiel alle 7 oder 14 Tage)

Außerdem können Sie auswählen, an welchen Tagen Rechnungen und Erinnerungen versendet oder nicht versendet werden sollen. So können Sie beispielsweise ausschließen, dass Nachrichten an Sonntagen oder an Feiertagen verschickt werden.

Tipp: Möchten Sie Erinnerungen nur an Tagen versenden, an denen die Buchhaltung aktualisiert ist? Das können Sie ganz einfach einstellen.

Ja, das ist möglich.

Mit Sammelerinnerungen senden Sie Ihrem Kunden eine Erinnerung für mehrere offene Rechnungen. Das ist besonders praktisch, wenn Ihre Schuldner regelmäßig mehrere Rechnungen gleichzeitig erhalten.

Sie entscheiden selbst, wann Sie Sammelerinnerungen einsetzen möchten:

• Ab der ersten Erinnerung (direkt von Beginn an)
• Oder erst bei der letzten Erinnerung (als zusätzliche Aufforderung)

Außerdem können Sie wählen, ob dies für alle Kunden gilt oder nur für bestimmte Gruppen basierend auf Zahlungsvereinbarungen (z. B. bei monatlicher Zahlung oder Projektabrechnungen).

Payt stellt automatisch sicher, dass nur relevante Rechnungen in die Sammelerinnerung aufgenommen werden, zum Beispiel:

• Bereits versandte Rechnungen
• Rechnungen mit einem offenen Betrag (einschließlich Gutschriften)
• Rechnungen, die sich nicht in einer Ratenzahlungsvereinbarung oder einem Inkassoverfahren befinden

Zusätzlich können Sie festlegen, wie oft Sammelerinnerungen verschickt werden. Standardmäßig geschieht dies höchstens einmal alle 7 Tage. So vermeiden Sie eine Überlastung Ihrer Kunden und bleiben gleichzeitig professionell in der Kommunikation.

Mit Sammelerinnerungen in Payt automatisieren Sie nicht nur Ihre Nachverfolgung, sondern machen es Ihren Kunden auch leichter, den Überblick zu behalten und schneller zu bezahlen.

Mit Payt können Sie Rechnungen ganz einfach über das Peppol-Netzwerk versenden – ein sicheres europäisches Netzwerk, über das E-Rechnungen direkt in das Buchhaltungssystem Ihres Kunden zugestellt werden. So vermeiden Sie Fehler, beschleunigen die Verarbeitung und erfüllen zunehmend (internationale) behördliche Vorgaben.

Was ist Peppol?
Peppol ist ein Netzwerk, das den elektronischen und sicheren Austausch von Rechnungen zwischen verschiedenen Buchhaltungs- und Fakturierungssystemen ermöglicht. Payt unterstützt dies vollständig.

Was benötigen Sie?
Um den Peppol-Versand über Payt zu nutzen:

• Müssen Sie UBL-Rechnungen verwenden (der Standard für E-Rechnungen)
• Benötigen Sie eine gültige Handelskammernummer (KvK) in Ihren Unternehmensdaten
• Empfiehlt es sich, das BIS-V3-Format zu verwenden (eine häufig genutzte UBL-Struktur)

Unser Support-Team unterstützt Sie gerne bei der technischen Aktivierung.

Wie richten Sie Peppol ein?
Die Aktivierung von Peppol kann ganz einfach über unseren Service-Desk erfolgen. Sie entscheiden selbst, ob Sie dies standardmäßig für alle Ihre Kunden nutzen oder nur für bestimmte Debitoren.

Für einzelne Kunden können Sie dies pro Debitor einstellen, zum Beispiel anhand ihrer KvK-, OIN- oder Umsatzsteuernummer.

Was sieht Ihr Kunde?
Sobald die Rechnung über Peppol versendet wurde, wird sie direkt im Buchhaltungssystem Ihres Kunden bereitgestellt. In der Rechnungschronologie in Payt sehen Sie, dass sie über Peppol verschickt wurde.

Peppol mit Payt bedeutet: Weniger manuelle Arbeit, schnellere Verarbeitung und eine zukunftssichere Art der Rechnungsstellung.

Hinweis: Die Nutzung von Peppol kann mit Kosten verbunden sein, abhängig von Ihrer Vereinbarung mit Payt.

Payt versendet im Namen Ihres Unternehmens E-Mails an Kunden zu offenen Rechnungen. Diese E-Mails sind klar, professionell und auf Ihre Präferenzen abgestimmt.

Sie entscheiden selbst, ob Sie Ihre Kunden mit „Sie/Ihr“ oder mit „du/dein“ ansprechen möchten. Dies können Sie ganz einfach in den Spracheinstellungen Ihrer Verwaltung festlegen.

Die E-Mails werden in Ihrem Corporate Design erstellt (inklusive Logo, falls gewünscht) und enthalten klare Texte. Diese basieren auf langjähriger Erfahrung und sind darauf ausgerichtet, eine schnelle und freundliche Zahlung zu fördern.

Möchten Sie die Texte anpassen? Das ist in Absprache mit unserem Service-Desk möglich. Gemeinsam stellen wir sicher, dass die Kommunikation zu Ihrem Tone of Voice passt und gleichzeitig effektiv bleibt.

Mit Payt können Sie sicher sein, dass Ihre Kundenkommunikation professionell, klar und sorgfältig organisiert ist.

Im Rechnungsportal von Payt (factuurinzien.nl) können Ihre Debitoren ihre offenen Rechnungen einsehen und direkt Maßnahmen ergreifen. So wird das Bezahlen einfacher, und die Kommunikation bleibt unkompliziert und professionell.

Je nach den Einstellungen in Ihrer Verwaltung können Kunden folgende Aktionen ausführen:

Standardfunktionen

• Die Rechnung als PDF anzeigen
• Rechnungsdetails einsehen
• Eine Nachricht oder Frage direkt über das Portal hinterlassen

Rechnung bezahlen
Ist Ihre Verwaltung mit einem Zahlungsanbieter (wie Mollie oder Adyen) verknüpft, können Kunden direkt online über iDEAL oder andere Zahlungsmethoden bezahlen. So verringern Sie das Risiko von Zahlungsaufschüben.

Ratenzahlung beantragen oder annehmen
Abhängig von den Einstellungen können Debitoren verschiedene Möglichkeiten nutzen, um in Raten zu zahlen:

• Eigenen Zahlungsvorschlag erstellen
• Eine voreingestellte Ratenzahlungsvereinbarung annehmen

Dies spart Ihnen Zeit und bietet den Kunden Flexibilität – ohne dass Sie die Kontrolle verlieren.

E-Mail-Adresse ändern
Stimmt die E-Mail-Adresse eines Kunden nicht mehr? In Payt können Sie festlegen, dass der Kunde diese selbst im Portal ändern kann. Sie erhalten darüber eine Benachrichtigung in Ihrem Dashboard, sodass Sie die Änderung prüfen und in Ihre Buchhaltung übernehmen können.

Neben Rechnungen auf Rechnung unterstützt Payt auch das Lastschriftverfahren. Damit automatisieren Sie nicht nur die Rechnungsstellung, sondern auch die Bezahlung – über einen Zahlungsauftrag, der direkt von Ihrem Payment Service Provider (PSP) ausgeführt wird.

Was bedeutet Lastschriftverfahren?
Mit dem Lastschriftverfahren beauftragen Sie Payt, im Namen Ihres Unternehmens Zahlungsanfragen über einen verbundenen PSP an Ihre Bank zu übermitteln. Sie bestimmen selbst, nach wie vielen Tagen eine Rechnung automatisch eingezogen werden darf. Payt sorgt anschließend für das richtige Timing und die passende Nachverfolgung.

Wie funktioniert das in Payt?

• Sie verbinden Payt mit einem PSP wie Mollie oder Twikey (dafür benötigen Sie ein eigenes Konto)
• Kunden können ihre Einzugsermächtigung über das Rechnungsportal (factuurinzien.nl) erteilen
• Payt verarbeitet die Lastschriftversuche automatisch und passt die Kommunikation entsprechend an

Beispiel: Bei einer Rücklastschrift erhält Ihr Kunde keine Standarderinnerung, sondern eine angepasste E-Mail mit Erklärung zur fehlgeschlagenen Abbuchung

Warum sollten Sie sich für das Lastschriftverfahren entscheiden?

• Ihre Rechnungen werden schneller bezahlt, ohne dass der Kunde zusätzliche Schritte unternehmen muss
• Sie verringern das Risiko vergessener oder verspäteter Zahlungen
• Sie behalten die volle Kontrolle über Kommunikation und Nachverfolgung in Payt

Das Lastschriftverfahren wird immer in Abstimmung mit einem Payt-Spezialisten eingerichtet. So stellen Sie sicher, dass es perfekt zu Ihrem Prozess und Ihrer Verwaltung passt.

Mit den Berichten in Payt erhalten Sie auf einen Blick Einblick in das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden und in die Leistung Ihres Forderungsmanagements. So sehen Sie nicht nur, wie schnell Ihre Rechnungen bezahlt werden, sondern auch, wo es zu Verzögerungen kommt und wo Verbesserungsmöglichkeiten bestehen.

Was können Sie genau einsehen?

• Offener Saldo und Umsatz
  Sehen Sie pro Monat, wie viele Rechnungen noch offen sind und wie hoch Ihr Umsatz war.
• Zahlungsverhalten und DSO (Days Sales Outstanding)
  Erfahren Sie, wie viele Tage Ihre Kunden im Durchschnitt zu spät zahlen, gewichtet nach Rechnungsbetrag. Das DSO-Diagramm zeigt Trends im Zahlungsverhalten, sodass Sie rechtzeitig gegensteuern können.
• Rechnungen pro Schritt im Prozess
  Sehen Sie genau, bis zu welchem Schritt Ihre Rechnungen im Forderungsprozess gelangen. Das zeigt Ihnen, wann die meisten Zahlungen eingehen – nach der ersten Erinnerung oder erst später.
• Bonitätsinformationen
  Prüfen Sie die Bonität Ihrer Geschäftskunden über eine integrierte Schnittstelle zu Creditsafe. So wissen Sie im Voraus, mit wem Sie Geschäfte machen.

Sie müssen kein Excel-Experte sein – alle Erkenntnisse sind sofort in klaren Diagrammen und Übersichten verfügbar.