Der richtige Anruf zur richtigen Zeit; für Ronnie Mars von Cogas kam Payt wie gerufen. Zusammen mit seinen Kollegen war der Teamleiter Finanzen schon eine Weile auf der Suche nach einer intelligenten Lösung für das Debitorenmanagement der Organisation. Es wurde sogar vorgeschlagen, etwas dafür entwickeln zu lassen. Glücklicherweise war das nicht nötig, und die Plattform von Payt erfüllt seit Januar 2016 die Bedürfnisse von Cogas.
Regionaler Netzbetreiber
Cogas ist ein regionaler Netzbetreiber, der Strom-, Gas-, Kabel- und Glasfaseranschlüsse im Osten der Niederlande bereitstellt. Ein Versorgungsunternehmen, das das Transportnetzwerk bis zum Zählerschrank liefert und sowohl halböffentlich als auch kommerziell operiert. Cogas war schon eine Weile auf der Suche nach einem System, mit dem die Finanzabteilung schnell und einfach den Status von (offenen) Rechnungen abrufen und mit Debitoren kommunizieren konnte. Seit Januar 2016 arbeiten sie zur vollsten Zufriedenheit mit der Plattform von Payt. Ronnie Mars erzählt: „Payt hat ein schönes Stück Software entwickelt, das uns einen zentralen Überblick über den aktuellen Status des Portfolios von Cogas gibt. Das System von Payt zeigt genau, bei welchen Kunden wir aktiv werden müssen. So können meine Kollegen, die für das Debitorenmanagement verantwortlich sind, diese Maßnahmen täglich gezielt ergreifen. Das macht die Arbeit effektiv, übersichtlich und strukturiert.“
Debitorenmanagement und außergerichtliches Inkassoverfahren
Dass die Software von Payt die Arbeit nicht nur strukturiert und erleichtert, sondern auch Geld einbringt, kann Mars bestätigen. „Wir haben sowohl den Debitorenprozess als auch das außergerichtliche Inkassoverfahren von Payt automatisieren lassen. Dadurch müssen wir keine teuren Inkassobüros mehr einschalten und es spart uns viel Arbeit in der Abteilung. Bevor wir Payt implementiert hatten, benötigten wir 2,5 Vollzeitstellen für das Debitorenmanagement unserer Organisation. Seit Januar ist das um eine halbe Vollzeitstelle reduziert worden.“
Mars fährt fort: „Das Einfache an der Plattform von Payt ist, dass man auf Rechnungsebene mit Kunden verhandeln und so direkt Zahlungsvereinbarungen mit Kunden treffen kann, die man dann im System verarbeitet. Cogas versorgt eine der Grundbedürfnisse, weshalb Kunden unsere Rechnungen fast immer als erstes (bezahlen wollen). Für uns lag der Knackpunkt nicht so sehr bei der Geschwindigkeit der Zahlung, sondern bei der Kommunikation mit Debitoren und dem Überblick. Payt hat ein praktisches Dashboard, mit dem wir auf einen Blick sehen können, welche Rechnungen offen sind.
Außerdem können wir seit Januar viel einfacher mit unseren Kunden in Kontakt treten und beurteilen, ob jemand nicht zahlen kann oder nicht zahlen will. Da gibt es einen wesentlichen Unterschied, und das war vorher schwieriger zu beurteilen. Mit den Kommunikationsmöglichkeiten, die die Plattform von Payt bietet, können wir leichter beurteilen, ob ein Fall an den Gerichtsvollzieher weitergeleitet werden muss oder ob wir eine Zahlungsvereinbarung mit einem Kunden treffen können. Dass Kunden auch noch schneller zahlen durch den strukturierten Prozess von Payt, das ist ein zusätzlicher Vorteil.“
Die Implementierung
Der Implementierungsprozess war ziemlich aufwendig. Dennoch ist Mars auch damit mehr als zufrieden: „Aufgrund der Datenschutzgesetzgebung haben wir als Netzbetreiber mit ziemlich strengen Regeln und Anforderungen zu tun, wenn es um die Anbindung an unsere Systeme geht. Außerdem sind unsere Systeme ziemlich komplex und die Anbindung an sich ist schon eine große Herausforderung. Payt hat sich während des Implementierungsprozesses sehr flexibel gezeigt und dafür gesorgt, dass sowohl die Implementierung als auch das Debitorenmanagement und das Inkassoverfahren von Cogas jetzt reibungslos verlaufen.“
Möchten Sie, wie Cogas, auch mehr Einblick in Ihren Kreditmanagementprozess durch automatisiertes Debitorenmanagement und einfach mit Kunden über offene Rechnungen kommunizieren? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir erzählen Ihnen gerne mehr über die Möglichkeiten der Plattform!
