Het behouden einer guten Beziehung zu Ihrem Kunden und das Einleiten eines Inkassoverfahrens scheinen im Widerspruch zueinander zu stehen. Bei der Übergabe einer unbezahlten Forderung an ein Inkassobüro hat man sich oft bereits von dem betreffenden Kunden verabschiedet. Dennoch lohnt es sich, darüber nachzudenken, wie man einerseits konsequent in Bezug auf das Eintreiben der Forderungen sein kann und andererseits die Kundenbeziehung so weit wie möglich intakt halten kann.
Die Frage, was ein Inkassoverfahren für die Kundenbeziehung bedeutet oder bedeuten könnte, lässt sich am besten beantworten, wenn wir verschiedene Ursachen für das Nichtbezahlen einer offenen Forderung durchgehen.
Ein häufiger Grund für das Nichtbezahlen ist, dass Ihr Kunde einfach nachlässig mit seiner Zahlung ist und aus irgendeinem Grund, selbst nach mehreren Erinnerungen, nicht zur Zahlung gekommen ist. In diesem Fall zeigt sich, dass das Erhöhen des Drucks durch die Einschaltung eines Inkassoverfahrens den Kunden oft in Bewegung bringt. Diese Bewegung besteht in der Regel darin, die Forderung einschließlich der in Rechnung gestellten Inkassokosten zu bezahlen. Es kann auch vorkommen, dass Ihr Kunde in diesem Fall zwar die Hauptforderung zahlen möchte, aber die Inkassokosten nicht „akzeptieren“ will. In beiden Fällen bietet Payt einen charakteristischen Unterschied zu traditionellen Inkassobüros. Wenn der Kunde die Hauptforderung einschließlich Inkassokosten bezahlt, erhalten Sie bei Payt diese Inkassokosten, was Ihnen einfach Geld einbringt. Wenn der Kunde jedoch die Inkassokosten nicht zahlen möchte, haben Sie bei Payt die Möglichkeit, in Absprache mit Ihrem Kunden selbst zu entscheiden, was mit den Inkassokosten geschehen soll.
In der Praxis sehen wir, dass einige Nutzer von Payt in solchen Fällen beschließen, die Inkassokosten zu erlassen, wodurch die Beziehung zum Kunden nicht nur intakt bleibt, sondern oft sogar verbessert wird, da Sie in diesem Fall eine „großzügige Geste“ gegenüber Ihrem Kunden gemacht haben. Bei einem traditionellen Inkassobüro ist eine solche Abwägung viel heikler, da Sie diese Kosten selbst an das Inkassobüro zahlen müssen, wodurch Sie schnell etwa 15% der Hauptforderung einbüßen. Es ist klar, dass es sich ganz anders anfühlt, wenn Sie diese Kosten aus eigener Tasche zahlen müssen, als wenn Sie sich entscheiden, auf den Erhalt der Inkassokosten zu verzichten.
In Fällen, in denen Ihr Kunde mit der Forderung nicht einverstanden ist oder den zugrunde liegenden Vereinbarungen, oder Ihr Kunde die Zahlung verweigert, weil die erbrachte Leistung nicht den Erwartungen entsprach, bietet ein Inkassoverfahren normalerweise nicht die richtige Antwort. In diesem Fall müssen Sie in der Regel zuerst das inhaltliche Streitgespräch, auch Disput genannt, mit Ihrem Kunden klären. Sollten Sie in einem solchen Fall Ihre Forderung dennoch zur Inkasso gegeben haben, bietet die Lösung von Payt einen wichtigen Vorteil.
Bei Payt ist es nämlich so, dass Sie selbst die Korrespondenz rund um das Inkassoverfahren mit Ihrem Kunden führen, beispielsweise über das Payt-Portal. Dieser direkte Kontakt sorgt dafür, dass Sie schnell und angemessen reagieren können, wenn Sie die Forderung zu Unrecht oder vorzeitig zur Inkasso gegeben haben. Sie pausieren das Verfahren in diesem Fall einfach, klären den Streit oder setzen das Verfahren fort, wenn sich herausstellt, dass Sie tatsächlich im Recht waren. Insbesondere der direkte Kontakt sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen von Ihrem Kunden nicht als kundenunfreundliches Unternehmen wahrgenommen wird, das sich hinter einem Inkassobüro versteckt.
Darüber hinaus kann es natürlich sein, dass Ihr Kunde mit Liquiditätsproblemen zu kämpfen hat und daher die Zahlung Ihrer Rechnung aufschiebt. Hier werden Sie oft eine Abwägung zwischen dem Vereinbaren einer Zahlungsvereinbarung mit Ihrem Kunden und dem Erhöhen des Drucks haben, um Ihre Rechnung so hoch wie möglich auf die Zahlungsliste Ihres Kunden zu bekommen. Oft wird dies eine schwierige Abwägung sein, die von Fall zu Fall unterschiedlich ist. Payt bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Abwägung selbst zu treffen und auch hier Ihrem Kunden beispielsweise die helfende Hand zu reichen, indem Sie die Inkassokosten erlassen, im Austausch für eine schnellere Zahlung. Sie werden sehen, dass Ihr Kunde es sehr schätzt, wenn Sie auch in schwierigen Zeiten bereit sind, mitzudenken, und es ist schade, wenn die Anerkennung dafür an das Inkassobüro geht.
Schließlich kann es natürlich sein, dass Sie auf einen Kunden treffen, der einfach böswillig ist. In diesem Fall besteht eigentlich keine Kundenbeziehung, und es lohnt sich daher nicht, weiter in diese zu investieren. Payt bietet hier den Vorteil, dass das Inkassoverfahren innerhalb von 30 Tagen durchlaufen wird, wodurch viel früher gemeinsam mit dem Gerichtsvollzieher die Erfolgsaussichten eines gerichtlichen Verfahrens in Betracht gezogen werden können.
So sehen Sie, dass der Einsatz einer intelligenten und durchdachten Inkassolösung wie der von Payt einen guten Beitrag zum Erhalt Ihrer Kundenbeziehung leisten kann.
