Eines der bekanntesten Probleme, mit denen viele Unternehmer konfrontiert sind, sind offene Rechnungen. Ein guter Cashflow ist essenziell für die finanzielle Gesundheit jedes Unternehmens. Allerdings ist das Nachverfolgen offener Rechnungen eine zeitaufwendige Aufgabe. Mit dem Forderungsmanagement von Payt gehört diese mühsame Arbeit der Vergangenheit an.
Wie vermeidet man offene Rechnungen?
Der beste Weg, um Rechnungen schnell bezahlt zu bekommen, ist ein konsequentes Debitorenmanagement. Dies bedeutet, dass Sie vereinbarte oder festgelegte Zahlungsfristen einhalten und durchsetzen. Ist die Zahlungsfrist abgelaufen, sendet die Software von Payt automatisch eine Erinnerung – genau dann, wenn Sie es wünschen. Möchten Sie das Zahlungsverhalten Ihrer Kundinnen und Kunden auf einen Blick erfassen, ist ein Debitorendossier ein nützliches Werkzeug.
Auch technologische Innovationen können dazu beitragen, schnellere Zahlungen zu ermöglichen. Um einfacher und schneller bezahlt zu werden, ist es wichtig, Ihren Kundinnen und Kunden die Zahlung so einfach wie möglich zu machen. Die Hürde sollte so niedrig wie möglich sein. Heute bietet Technologie alle Möglichkeiten, eine Zahlung mit nur einem Klick auszuführen.
Ein Beispiel aus den Niederlanden zeigt das Potenzial: Im Nachbarland ist iDEAL die gängigste Online-Zahlungsmethode. Unsere Analyse von über 1,8 Millionen Rechnungen zeigt, dass Rechnungen mit einer Zahlungsoption über einen iDEAL-Link im Durchschnitt neun Tage schneller beglichen werden. In Deutschland bieten wir Ihnen diesen Service mit WERO an.
Was tun bei unbezahlten Rechnungen?
Trotz vereinbarter Zahlungsfristen und einfacher Zahlungsmöglichkeiten (wie WERO) wird es immer Ausnahmen geben. Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Debitor möglicherweise (zu) spät zahlt. Die Rechnung könnte bei einer nicht zuständigen Person im Posteingang landen oder die finanzielle Situation des Debitors könnte der Grund sein. Möglicherweise benötigt der Debitor Betriebskapital und verzögert bewusst die Zahlung. Im schlimmsten Fall befindet sich der Debitor in finanziellen Schwierigkeiten und ist nicht in der Lage, die Rechnung zu begleichen. Für jeden speziellen Fall gibt es eine Lösung. Ein konsequentes Debitorenmanagement hilft dabei, diese Lösung zu finden.
Für jeden Typ von säumigem Zahler gibt es eine passende Lösung, um sicherzustellen, dass die Rechnung letztendlich doch beglichen wird. Bei finanziellen Schwierigkeiten des Debitors kann beispielsweise eine vereinbarte Ratenzahlung eine Lösung sein. Mit der Debitorenmanagement-Software von Payt können Sie neben der Finanzierung und der konsequenten Nachverfolgung von Rechnungen auch Zahlungspläne anbieten. So können Sie direkt mit Kundinnen und Kunden in Kontakt treten und ihnen die Möglichkeit geben, später zu zahlen. Mit wöchentlichen oder monatlichen Teilzahlungen halten Sie den Cashflow und die Liquidität so stabil wie möglich. Solange die Ratenzahlungsvereinbarung aktiv ist, werden keine regulären Zahlungserinnerungen oder Mahnungen an den Debitor gesendet. Dadurch entsteht eine Win-Win-Situation.
Bei Payt sind wir davon überzeugt, dass der Anteil der bewussten Nichtzahler minimal ist. Ein gutes Debitorenmanagement besteht oft darin, den Grund für die ausbleibende Zahlung herauszufinden. Über die Kommunikationsplattform von Payt können Sie in jeder Situation flexibel auf das Problem reagieren und gemeinsam mit Ihrem Debitor eine Lösung finden. Sie behalten die vollständige Kontrolle über den Prozess, ohne den Kontakt zu Ihren Kunden zu verlieren.
Automatisierung der Nachverfolgung offener Rechnungen
Wie oben beschrieben, ist ein intelligentes Debitorenmanagement entscheidend, um zu verhindern, dass Kundinnen und Kunden Ihre Rechnungen gar nicht oder stark verspätet bezahlen.
Die Debitorenmanagement-Software von Payt ermöglicht es, Rechnungen und Zahlungserinnerungen vollständig automatisiert zu versenden. Payt erinnert automatisch an offene Rechnungen, wodurch sich das Zahlungsverhalten erheblich verbessert. Unsere Kundinnen und Kunden erhalten ihre Zahlungen im Durchschnitt 30 % schneller! Zudem sparen sie mit der automatisierten Nachverfolgung wertvolle Zeit.
Payt bringt auch Struktur in die Kommunikation mit Ihren Debitoren. Über die Kommunikationsplattform können Ihre Kundinnen und Kunden zu jeder Rechnung eine Nachricht hinterlassen. Dadurch erfahren Sie schnell, warum eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde, und können ggf. Vereinbarungen treffen, um die Zahlung dennoch zu realisieren.
Kurz gesagt: Payt macht das Bezahlen einfach. Interessieren Sie sich für die verschiedenen Möglichkeiten der Software und möchten wissen, was Payt für Ihr Unternehmen tun kann? Laden Sie unten unsere Broschüre herunter.
Wie erstellt man eine Mahnung?
Das Erstellen einer Mahnung ist ein wichtiger Schritt bei der Nachverfolgung offener Zahlungen von Kunden. Hier sind die Schritte zur Erstellung einer Mahnung:
- Grundlegende Informationen
Geben Sie das aktuelle Datum oben im Dokument an und fügen Sie Ihre Unternehmensdaten hinzu, einschließlich Firmenname, Adresse und Kontaktinformationen. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen deutlich sichtbar sind. - Rechnungsdetails angeben
Erfassen Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Rechnung. Dies hilft dem Empfänger oder der Empfängerin, sich an die offene Rechnung zu erinnern, die noch nicht beglichen wurde. - Auflistung der Produkte oder Dienstleistungen
Listen Sie die Produkte oder Dienstleistungen einzeln auf. Geben Sie den Produkt- oder Dienstleistungsnamen, den Preis, die Menge und den Gesamtbetrag an. Falls mehrere Rechnungen offen sind, erstellen Sie eine detaillierte Übersicht jeder Rechnung und der entsprechenden Beträge. - Gesamtbetrag und zusätzliche Kosten
Fügen Sie eine Zwischensumme aller offenen Beträge hinzu und weisen Sie auf eventuell anfallende Steuern oder Rabatte hin. So erhält der Debitor eine klare Übersicht über den gesamten ausstehenden Betrag. - Neue Zahlungsfrist festlegen
Geben Sie deutlich an, bis wann die ausstehende Zahlung spätestens eingegangen sein muss. Fügen Sie außerdem das Versanddatum der Mahnung hinzu, damit der Kunde oder die Kundin nachvollziehen kann, wann die Erinnerung verschickt wurde. - Detaillierte Zahlungsanweisungen bereitstellen
Machen Sie klare Angaben zur Zahlungsabwicklung. Geben Sie die Bankverbindung, Referenznummern und die bevorzugte Zahlungsmethode an, z. B. Überweisung, Scheck oder Online-Zahlung. Stellen Sie sicher, dass die Anweisungen einfach und verständlich sind. - Freundliche, aber bestimmte Erinnerung hinzufügen
Fügen Sie eine höfliche, professionelle Notiz hinzu, die an die offene Zahlung erinnert und die Bedeutung einer pünktlichen Zahlung betont. Teilen Sie dem Debitor mit, dass Sie für Rückfragen oder Unterstützung zur Verfügung stehen. - Überprüfung und Versand
Nehmen Sie sich die Zeit, die Mahnungsrechnung sorgfältig auf Fehler oder Unvollständigkeiten zu überprüfen. Senden Sie die Rechnung anschließend über den gewünschten Kommunikationskanal, z. B. per E-Mail oder Post.
Es ist wichtig, in der Kundenkommunikation stets professionell und höflich zu bleiben – auch bei Mahnungen. Das Ziel ist es, freundlich an die offene Zahlung zu erinnern und zu einer möglichst schnellen Begleichung der Rechnung zu ermutigen.
Wie ruft man wegen einer offenen Rechnung an?
Das Telefonieren wegen einer offenen Rechnung kann eine herausfordernde Aufgabe sein, ist jedoch oft eine effektive Methode, um die Zahlung zu beschleunigen. Hier sind einige Schritte, die Ihnen dabei helfen, so ein Gespräch erfolgreich zu führen.
- Vorbereitung
Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen zur Hand haben, bevor Sie zum Hörer greifen. Dazu gehören die Kundendaten, Details zur offenen Rechnung wie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum sowie alle bisherigen Kommunikationen zur Zahlung. - Den richtigen Zeitpunkt wählen
Versuchen Sie, zu einem geeigneten Zeitpunkt anzurufen, idealerweise dann, wenn Ihr Kunde oder Ihre Kundin erreichbar ist. Vermeiden Sie Stoßzeiten oder Momente, in denen Ihr Kontakt möglicherweise gehetzt oder gestresst ist. - Freundlich und professionell bleiben
Beginnen Sie das Gespräch mit einer freundlichen Begrüßung und stellen Sie sich vor. Achten Sie darauf, während des gesamten Gesprächs eine professionelle Tonlage beizubehalten. Bleiben Sie ruhig und geduldig, selbst wenn der Debitor defensiv oder unfreundlich reagiert. - Die Situation erklären
Erklären Sie sachlich, warum Sie anrufen, und beziehen Sie sich auf die offene Rechnung. Nennen Sie spezifische Details wie den Betrag und das Fälligkeitsdatum. Bleiben Sie klar und direkt, vermeiden Sie jedoch einen anklagenden Ton. - Nach dem Grund für die Verzögerung fragen
Fragen Sie den Debitor höflich nach dem Grund für die verspätete Zahlung. Möglicherweise wurde die Rechnung übersehen, es gibt administrative Probleme oder andere Gründe für die Verzögerung. Hören Sie aufmerksam zu und zeigen Sie Verständnis. - Hilfe und Lösungen anbieten
Bieten Sie dem Kunden oder der Kundin Unterstützung an, falls es Fragen oder Probleme mit der Rechnung gibt. Falls finanzielle Schwierigkeiten bestehen, können Sie eine Ratenzahlungsvereinbarung oder andere passende Lösungen vorschlagen, um bei der Begleichung der Rechnung zu unterstützen. - Nächste Schritte bestätigen
Erklären Sie klar, welche nächsten Schritte folgen, falls die Zahlung nicht innerhalb einer bestimmten Frist eingeht. Dies könnte das Versenden weiterer Mahnungen, die Berechnung von Verzugszinsen oder im schlimmsten Fall rechtliche Schritte umfassen – abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens. - Bedanken und das Gespräch beenden
Danken Sie der Kundin oder dem Kunden für die Zeit und Kooperation, unabhängig vom Gesprächsergebnis. Beenden Sie das Gespräch auf eine positive Weise und lassen Sie Ihr Gegenüber wissen, dass Sie für weitere Fragen oder Unterstützung zur Verfügung stehen.
Vergessen Sie nicht, stets die geltenden Datenschutzbestimmungen und gesetzlichen Regelungen für das Telefonieren mit Kundinnen und Kunden zu beachten.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird?
Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, können verschiedene Konsequenzen eintreten. Hier sind einige mögliche Folgen der Nichtzahlung einer Rechnung:
- Erinnerungen und Mahnungen
Wenn eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wird, wird der Kreditor höchstwahrscheinlich Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden, um die Zahlung einzufordern. Diese Erinnerungen können telefonisch, per E-Mail oder per Post zugestellt werden. Das Ziel ist es, den Debitor an die offene Zahlung zu erinnern und zur schnellen Begleichung zu ermutigen. - Verzugszinsen und Mahngebühren
Abhängig von den vereinbarten oder gesetzlich festgelegten Zahlungsbedingungen können Verzugszinsen auf den ausstehenden Betrag berechnet werden. Zusätzlich können Mahngebühren oder Verwaltungskosten für die verspätete Zahlung anfallen. Diese zusätzlichen Kosten können den Gesamtbetrag der offenen Rechnung erheblich erhöhen. - Eingeschränkte Kreditwürdigkeit
Das Nichtbezahlen von Rechnungen kann sich negativ auf die Kreditwürdigkeit einer Person oder eines Unternehmens auswirken. Wenn die Zahlung erheblich verzögert wird, kann der Kreditor dies an Wirtschaftsauskunfteien oder ein Inkassobüro melden. Dies kann zu einer verschlechterten Bonität führen, wodurch es schwieriger wird, in Zukunft Kredite, Kreditlinien oder andere Finanzierungen zu erhalten. - Rechtliche Schritte
Falls die Zahlung auch nach wiederholten Mahnungen und Kommunikationsversuchen nicht eingeht, kann der Kreditor rechtliche Schritte einleiten, um den ausstehenden Betrag einzutreiben. Dies kann zu gerichtlichen Verfahren führen, wie der Einreichung einer Forderungsklage oder der Einschaltung eines Inkassobüros. Solche Maßnahmen sind oft mit zusätzlichen Kosten für den Schuldner verbunden. - Schädigung der Geschäftsbeziehungen
Das Nichtbezahlen von Rechnungen kann zu Spannungen und Schäden in den Geschäftsbeziehungen führen. Es kann das Vertrauen in die Zahlungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Kunden oder der Kundin beeinträchtigen. Dies kann sich negativ auf zukünftige Kooperationen und Geschäftsmöglichkeiten auswirken.
Es ist wichtig, Zahlungsvereinbarungen stets einzuhalten und offene Rechnungen rechtzeitig zu begleichen. Falls Zahlungsprobleme auftreten, empfiehlt es sich, frühzeitig mit dem Kreditor in Kontakt zu treten und mögliche Lösungen oder Zahlungsvereinbarungen zu besprechen, um größere Probleme zu vermeiden.
Zahlungserinnerung versenden: Was muss enthalten sein?
Eine Zahlungserinnerung ist ein Kommunikationsmittel, das dazu dient, einen Debitoren daran zu erinnern, dass eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Ziel ist es, Kunden freundlich, aber bestimmt auf die offene Zahlung hinzuweisen. Hier sind die wichtigsten Elemente, die in einer Zahlungserinnerung enthalten sein sollten:
- Begrüßung und Kundendaten
Beginnen Sie mit einer höflichen, persönlichen Anrede, wie „Sehr geehrter Herr [Kundenname]“ bzw. „Sehr geehrte Frau [Kundenname]“. Geben Sie auch die Kontaktdaten Ihres Unternehmens an, einschließlich Firmenname, Adresse und Kontaktinformationen. - Rechnungsdetails
Nennen Sie die relevanten Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Gesamtbetrag. Dies hilft dem Kunden oder der Kundin, die betreffende Rechnung eindeutig zu identifizieren. - Fälligkeitsdatum und Zahlungsverzug
Verweisen Sie auf das ursprüngliche Fälligkeitsdatum der Rechnung und geben Sie an, um wie viele Tage die Zahlung bereits überfällig ist. Dies macht dem Debitor bewusst, dass die Zahlungsfrist überschritten wurde und Handlungsbedarf besteht. - Freundliche Erinnerung
Formulieren Sie eine freundliche und höfliche Erinnerung an die offene Zahlung. Verwenden Sie einen positiven Ton und vermeiden Sie beschuldigende oder konfrontierende Formulierungen. Beispiel: „Wir möchten Sie höflich an die offene Zahlung für Rechnung [Rechnungsnummer] erinnern.“ - Zahlungsanweisungen
Geben Sie klare Anweisungen, wie die Zahlung erfolgen kann. Nennen Sie die Bankverbindung, Referenznummern und bevorzugte Zahlungsmethoden, wie Überweisung, Scheck oder Online-Zahlung. Falls erforderlich, fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, wie Zahlungslinks oder Zugangsdaten zu Online-Zahlungsportalen. - Kontaktinformationen und Unterstützung
Geben Sie Ihre Kontaktdaten an und informieren Sie Ihre säumigen Kundinnen und Kunden darüber, dass sie sich bei Fragen, Anmerkungen oder Problemen an Sie wenden können. Stellen Sie sicher, dass Sie deutlich machen, wie Sie erreichbar sind, z. B. per Telefon oder E-Mail. - Dringlichkeit betonen
Um den Debitor zur schnellen Zahlung zu motivieren, können Sie die Dringlichkeit hervorheben, ohne dabei aggressiv oder aufdringlich zu wirken. Beispiel: „Wir schätzen Ihre zeitnahe Zahlung, um weitere Verzögerungen und Unannehmlichkeiten zu vermeiden.“ - Abschließende Grußformel
Beenden Sie die Zahlungserinnerung mit einer höflichen und freundlichen Grußformel, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Vielen Dank für Ihre Kooperation.“
Es ist wichtig, die Zahlungserinnerung an Ihr Unternehmen und die Kundenbeziehung anzupassen. Achten Sie darauf, dass die Erinnerung professionell, klar und einfach verständlich formuliert ist.
