Eine Mahnung ist eine offizielle Erinnerung an einen Schuldner, eine ausstehende Schuld zu begleichen. Sie wird oft von einem Unternehmen oder Inkassobüro verschickt und kann rechtliche Schritte ankündigen, wenn die Zahlung nicht innerhalb einer bestimmten Frist erfolgt.
In diesem Artikel erfährst du, wann du am besten eine Mahnung verschicken solltest und worauf du gegenüber dem Schuldner achten musst.
Was ist eine Mahnung?
Hast du Kunden, die eine ausstehende Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt haben, ist es ratsam, eine Zahlungserinnerung zu senden. In dieser Erinnerung informierst du den Kunden über die noch zu begleichende Rechnung und die Frist, innerhalb derer du den Betrag erhalten möchtest.
Leider kommt es vor, dass der Schuldner aus irgendeinem Grund die Rechnung nach der Erinnerung noch nicht bezahlt. Der Grund kann ernst sein, daher empfehlen wir, klar mit deinem Schuldner zu kommunizieren. Im Vergleich zu einer Zahlungserinnerung ist eine Mahnung formeller und dringlicher. Möchtest du Mahnungen ohne weitere Kommunikation versenden, kann dies beim Schuldner hart ankommen. Obwohl du ein Recht auf Zahlung hast, ist es ratsam, klar zu kommunizieren, um Missverständnisse zu vermeiden. Ebenso wie die Dienstleistungen, die du professionell erbringst, solltest du dem Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen genügend Aufmerksamkeit widmen, damit es korrekt erfolgt.
Wann verschicke ich eine Mahnung?
Bevor du eine Mahnung mit eventuellen Inkassokosten verschickst, hast du bereits eine Zahlungserinnerung gesendet. In der Zahlungserinnerung hast du die Zahlungsfrist angegeben, innerhalb derer du die Zahlung erhalten möchtest. Wird darauf nicht reagiert, kannst du dich entscheiden, eine Mahnung zu senden. Wichtig in diesem Prozess ist, dass es eine gute Balance gibt zwischen dem Gewähren von Spielraum für Schuldner, um zu zahlen, und dem Ergreifen anderer Maßnahmen, wenn nicht gezahlt wird.
Verfahren zum Versenden einer Mahnung
1. Erste Zahlungserinnerung
Hast du eine erste Zahlungserinnerung gesendet, aber am Fälligkeitsdatum der Zahlungsfrist noch nichts erhalten? Es ist eine unangenehme Situation, wenn du nicht bezahlt wirst und auf deine Anfrage nicht reagiert wird. In diesem Fall empfehlen wir, nach 7 bis 14 Tagen eine Mahnung zu senden. Während du in der Zahlungserinnerung den Schuldner freundlich gebeten hast, aktiv zu werden, kannst du die Bitte in dieser Phase stärker und klarer kommunizieren.
2. Gegebenenfalls eine kurze, zweite Erinnerung
Abhängig von deinem Unternehmen und wie du mit säumigen Zahlern umgehen möchtest, entscheidest du, ob und wie viele Erinnerungen du nach dem Versenden der Mahnung verschickst. Eine kurze E-Mail, WhatsApp-Nachricht oder SMS sollte ausreichend sein. Es ist vor allem ratsam, hier konsistent zu sein und klar mit dem Schuldner zu kommunizieren.
3. Letzte Mahnung verschicken
Überlegst du, ein Inkassoverfahren zu starten, tue dies nicht, bevor du eine letzte Mahnung mit einer Warnung über das Inkassoverfahren verschickst. Bei Privatpersonen bist du dazu verpflichtet. Um sicherzustellen, dass diese wirklich empfangen wird, empfehlen wir, die letzte Erinnerung per Post und per E-Mail zu senden. Einschreiben ist nicht notwendig.
In der letzten Mahnung musst du genau angeben, worum es in der Erinnerung geht und wie hoch die Inkassokosten (Gesetz über Inkassokosten (WIK)) sein werden. Der Schuldner muss nach Erhalt der letzten Mahnung noch 14 Tage Zeit haben, um zu zahlen, ohne dass Inkassokosten berechnet werden.
4. Gütliches Inkassoverfahren in Eigenregie
Siehst du nach der letzten Mahnung immer noch nicht das gewünschte Ergebnis, kannst du ein gütliches Inkassoverfahren starten. Dieses Verfahren kannst du in Eigenregie halten, wodurch du mehr Einblick in die Aktionen der Schuldner und in ausstehende Beträge hast.
Mahnungen mit Hilfe von Payt verschicken
Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu verschicken, sind Dinge, die du verständlicherweise vermeiden möchtest. Es ist nicht nur unangenehm, es kostet unnötig viel Zeit und Energie. Um dir dabei zu helfen, weisen wir dich gerne auf unsere Software hin, mit der Rechnungen automatisch verfolgt werden. Ohne dass du etwas tun musst, durchläuft die Software den Prozess der Cash Allocation und das Versenden von Zahlungserinnerungen. Bist du neugierig, wie es funktioniert? Nimm unverbindlich Kontakt mit uns auf oder fordere die kostenlose Demo an.
