Geraten Ihre Debitoren immer wieder mit Zahlungen in Verzug? Wenn sich Außenstände häufen, kann dies den Cashflow Ihres Unternehmens negativ beeinflussen. Eine gezielte Zahlungserinnerung kann helfen, den offenen Betrag zeitnah einzufordern – unabhängig davon, ob es sich um private oder geschäftliche Debitoren handelt. In diesem Blog teilen wir Tipps, wie Sie Ihre Kundinnen und Kunden in solchen Fällen ansprechen können.
Zahlungserinnerung – was ist das genau?
Stehen noch Rechnungen von Debitoren offen? In diesem Fall können Sie Ihre Kundinnen und Kunden mit einer freundlichen Zahlungserinnerung darauf hinweisen, dass der Zahlungstermin bereits abgelaufen ist und eine neue Frist festlegen. Was Sie dabei beachten müssen, erklären wir im Folgenden.
Wann sendet man eine Zahlungserinnerung am besten?
Bleibt eine Rechnung unbezahlt, stellt sich die Frage: Wann sollte man nachhaken? Eine festgelegte Frist für den Versand der Zahlungserinnerung sorgt für Klarheit und Struktur. Entscheidend ist dabei die ursprüngliche Zahlungsfrist – erst wenn diese verstrichen ist, sollte eine Erinnerung erfolgen. Weiter unten im Blog erfahren Sie, welche Frist sich in der Praxis bewährt hat.
Es gilt, den richtigen Mittelweg zu finden: Die Erinnerung sollte nicht zu spät erfolgen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden, aber auch nicht zu früh, da es nachvollziehbare Gründe für eine verspätete Zahlung geben kann. Gleichzeitig muss klar signalisiert werden, dass fristgerechtes Bezahlen keine optionale Angelegenheit ist.
Mit einer professionellen Zahlungserinnerung zeigen Sie Verlässlichkeit und Respekt gegenüber Ihren Kundinnen und Kunden. Gerade im B2B-Bereich stärkt dies die Geschäftsbeziehung und verhindert zukünftige Zahlungsprobleme.
Ist eine Zahlungserinnerung gesetzlich vorgeschrieben?
Wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt, ist es naheliegend, den Kunden an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Doch ist eine Zahlungserinnerung wirklich verpflichtend? Das hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen mit Verbrauchern (B2C) oder Geschäftskunden (B2B) arbeitet.
Privatkunden (B2C)
Bleibt eine Rechnung von einem Verbraucher unbezahlt, können Sie zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung versenden. Erfolgt daraufhin keine Zahlung, sind Sie gesetzlich verpflichtet, eine sogenannte WIK-Brief oder Vierzehntagefrist-Mahnung zu verschicken. Laut Wet Incasso Kosten (WIK) muss dem Kunden eine letzte Frist von 14 Tagen zur Begleichung des Betrags eingeräumt werden – ohne zusätzliche Gebühren. Erst wenn diese Frist verstrichen ist, dürfen Sie Inkassokosten berechnen.
Geschäftskunden (B2B)
Bei Rechnungen an Unternehmen gibt es keine gesetzliche Pflicht, eine Zahlungserinnerung oder Mahnung zu versenden. Dennoch empfiehlt es sich, den Schuldner frühzeitig auf die offene Rechnung hinzuweisen. Eine professionelle und proaktive Kommunikation sorgt nicht nur für schnellere Zahlungseingänge, sondern hilft auch, eine gute Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten.
Zahlungserinnerung oder Mahnung – wo liegt der Unterschied?
Eine Zahlungserinnerung und eine Mahnung verfolgen dasselbe Ziel, unterscheiden sich aber deutlich in Ton und Dringlichkeit. Während die Zahlungserinnerung meist freundlich formuliert ist und den Kunden lediglich auf die überfällige Rechnung hinweist, setzt die Mahnung ein klares Signal. Sie ist formeller, eindringlicher und kann mit zusätzlichen Inkassogebühren verbunden sein, falls die Zahlung weiterhin ausbleibt.
Welche Informationen gehören in eine Zahlungserinnerung?
Damit eine Zahlungserinnerung wirksam ist, muss sie alle relevanten Informationen enthalten. Je klarer die Angaben, desto einfacher kann der Kunde oder die Kundin die Rechnung begleichen. Diese drei Punkte sollten unbedingt enthalten sein:
- Kundendaten: Überprüfen Sie, ob Name und Kontaktdaten des Debitors korrekt angegeben sind.
- Rechnungsdetails: Listen Sie die Rechnungsnummer, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und den offenen Betrag auf.
- Einfache Zahlungsmöglichkeiten: Machen Sie es Ihren Kundinnen und Kunden so leicht wie möglich zu zahlen. Geben Sie Bankdaten an und fügen Sie eine direkte Zahlungsoption wie einen Bezahl-Link oder einen QR-Code hinzu. Ist der Bezahlprozess zu kompliziert, wird die Rechnung möglicherweise weiter aufgeschoben.
Vorlage für eine Zahlungserinnerung
Eine freundliche und gut strukturierte Zahlungserinnerung erhöht die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Begleichung offener Rechnungen. Nutzen Sie die folgende Vorlage als Basis für Ihre eigene Kommunikation.
Sehr geehrte Frau [Kundenname],
Sehr geehrter Herr [Kundenname],
wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Rechnung mit der Nummer [Rechnungsnummer], die am [Fälligkeitsdatum] fällig war, bislang nicht beglichen wurde. Der ausstehende Betrag beträgt [Betrag in Euro]. Die Rechnung finden Sie als Anhang.
Damit die Zahlung für Sie so einfach wie möglich ist, stellen wir Ihnen hier noch einmal die notwendigen Informationen bereit:
Bankverbindung:
IBAN: DE00 1234 5678 9012 34 (Kontoinhaber: [Name])
Verwendungszweck: Rechnungsnummer / Zahlungsreferenz
Alternativ können Sie den Betrag bequem über den folgenden Link oder QR-Code begleichen:
[Bezahl-Link / QR-Code]
Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag innerhalb von [Anzahl der Tage] ab Datum dieses Schreibens, um weitere Schritte zu vermeiden.
Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Vielen Dank für Ihre Kooperation. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Unternehmensname]
[Kontaktdaten]
Zahlungserinnerungen richtig versenden – 3 Tipps für mehr Erfolg
Wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden pünktlich zahlen, sollten Sie strategisch vorgehen. Mit diesen drei Tipps erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Zahlung.
- Die Rechnung direkt beifügen
Oft werden Rechnungen nicht absichtlich ignoriert, sondern sind einfach übersehen worden. Damit Ihre Kunden sofort wissen, worum es geht, sollten Sie die offene Rechnung als Anhang zur Zahlungserinnerung hinzufügen. Je klarer alle Zahlungsinformationen sind, desto schneller wird die Rechnung beglichen. - Eine klare Zahlungsfrist setzen
Eine strukturierte Vorgehensweise hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Je nach ursprünglicher Zahlungsfrist empfiehlt es sich, folgende Fristen für die neue Fälligkeit festzulegen:- 0–14 Tage ursprüngliche Zahlungsfrist. Neue Zahlungsfrist: 5 Tage
- 15–30 Tage ursprüngliche Zahlungsfrist. Neue Zahlungsfrist: 7 Tage
- 31 Tage oder länger ursprüngliche Zahlungsfrist. Neue Zahlungsfrist: 10 Tage
- Maximal eine Zahlungserinnerung senden
Beschränken Sie sich auf eine einzige Zahlungserinnerung – bleibt die Zahlung weiterhin aus, sollte eine Mahnung mit Inkassokosten folgen. Mehrere Erinnerungen können für den Schuldner verwirrend sein und den Eindruck erwecken, dass er zusätzliche Zeit für die Zahlung erhält.
Diese Vorgehensweise spart Zeit und reduziert den administrativen Aufwand. Zudem wird Ihr Debitorenmanagement effizienter, und Sie haben mehr Kapazitäten, um nachhaltige Lösungen für wiederkehrende Zahlungsausfälle zu entwickeln. Eine klare und eindeutige Kommunikation – eine einzige Erinnerung, gefolgt von einer Mahnung – sorgt für eine bessere Zahlungsmoral und beschleunigt den Zahlungseingang.
Letzte Option: Inkassoverfahren
Wenn alle bisherigen Maßnahmen erfolglos waren, bleibt als letzte Möglichkeit die Einleitung eines Inkassoverfahrens. In der Praxis wird dies jedoch selten angewandt, da dem Schuldner dann keine Gelegenheit mehr zur Zahlung bleibt.
Trotzdem gibt es Fälle, in denen kein anderer Ausweg mehr bleibt. Bevor Sie sich für diesen Schritt entscheiden, sollten Sie sich umfassend über die Konsequenzen informieren. Payt steht Ihnen dabei beratend zur Seite und hilft Ihnen, die beste Lösung für Ihre Situation zu finden.
Automatisches Forderungsmanagement mit Payt
Die manuelle Nachverfolgung von Zahlungen ist mühsam und kostet wertvolle Zeit. Payt übernimmt diesen Prozess für Sie und ermöglicht eine automatische Zahlungsüberwachung – effizient, zuverlässig und flexibel. So bleibt Ihnen und Ihrem Team mehr Zeit für das Wesentliche: die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.
Die wichtigsten Vorteile eines automatischen Forderungsmanagements:
- Zeit und Geld sparen: Das Nachfassen offener Rechnungen entfällt, wodurch Ihr Team entlastet wird und sich stattdessen um direkte Kundenanliegen kümmern kann.
- Maximale Kontrolle: Trotz Automatisierung behalten Sie die volle Kontrolle über den Prozess. Einzelne Forderungen können bei Bedarf mit einem Klick pausiert oder angepasst werden.
- Optimaler Cashflow: Ein strukturiertes Debitorenmanagement sorgt für einen verbesserten Cashflow. Payt automatisiert die Nachverfolgung, sodass keine Zahlung aus dem Blick gerät.
- Übersichtliches Monitoring: Über ein zentralisiertes Online-Dashboard, das mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbunden ist, lassen sich alle Rechnungen in Echtzeit nachverfolgen und verwalten.
Zahlungserinnerungen mit Payt automatisch versenden
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Zahlungserinnerungen professionell erstellen und versenden können? Oder interessieren Sie sich für unsere automatisierten Lösungen? Sprechen Sie uns an – wir stehen Ihnen gerne zur Seite, um Ihren Cashflow nachhaltig zu verbessern.
FAQ zum Thema Zahlungserinnerungen
Kann ich eine Zahlungserinnerung automatisieren?
Ja, mit speziellen Softwarelösungen für das Debitorenmanagement können Zahlungserinnerungen automatisiert versendet werden. Dies spart Zeit und reduziert den administrativen Aufwand.
Was soll ich tun, wenn der Kunde nicht auf die Zahlungserinnerung reagiert?
Bleibt eine Reaktion aus, sollten Sie eine formellere Mahnung versenden. Es kann zudem sinnvoll sein, den Kunden telefonisch zu kontaktieren. Falls die Zahlung weiterhin ausbleibt, können Sie über die Debitorenmanagement-Software von Payt ein Inkassoverfahren einleiten. Die Software erstellt ein übersichtliches Dossier, das Sie problemlos herunterladen und an einen Gerichtsvollzieher oder Anwalt weitergeben können.
Darf ich für eine Zahlungserinnerung Gebühren berechnen?
In den Niederlanden dürfen Mahngebühren erst nach der ersten Zahlungserinnerung erhoben werden. Die Höhe der Kosten richtet sich nach der Hauptforderung und beträgt maximal 15 %, mit einem Mindestbetrag von 40 €. Es ist ratsam, sich hierzu in der aktuellen Gesetzgebung zu informieren. Zudem empfehlen wir, Mahngebühren nur dann zu erheben, wenn eine freundliche Erinnerung oder ein Telefongespräch keine Lösung gebracht hat.
Welche rechtlichen Aspekte muss ich bei einer Zahlungserinnerung beachten?
Zahlungserinnerungen müssen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Sie sollten klar, fair und angemessen formuliert sein und den Kunden nicht unangemessen unter Druck setzen.
Mein Kunde hat die Zahlungserinnerung nicht erhalten – was nun?
Falls der Kunde die Erinnerung nicht erhalten hat, kann dies zu Verzögerungen führen. Für die Zahlungspflicht hat dies jedoch keine Auswirkungen. Versenden Sie die Zahlungserinnerung einfach erneut.
Kann ich für eine ältere Rechnung noch eine Zahlungserinnerung versenden?
Das hängt vom Alter der Rechnung ab. In den Niederlanden beträgt die Verjährungsfrist für Forderungen gegenüber Verbrauchern 2 Jahre, bei Geschäftskunden 5 Jahre. Die Frist beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem die ursprüngliche Zahlungsfrist der Rechnung abgelaufen ist.
