Große Einsparungen, bessere Kommunikation und schnellere Zahlung Heimimpfung dank Payt

Marco van Drielen ist Manager Finance & Control bei Thuisvaccinatie, einer Organisation, die Reiseimpfungen zu Hause anbietet. Seit Anfang 2017 nutzt die Organisation Payt. Seitdem gibt es mehr Kontakt mit den Kunden, Rechnungen werden schneller bezahlt und weniger Forderungen landen bei einem Inkassobüro.

Erhebliche Einsparungen & bessere Kommunikation

Bis Ende 2016 nutzte Thuisvaccinatie Factoring. „Für jede Rechnung zahlten wir Verwaltungskosten und zusätzlich einen erheblichen Betrag an Zinsen, da wir das Geld nach zwei Wochen erhalten wollten, anstatt der üblichen zwei Monate. Da wir jedes Jahr stark wuchsen, stiegen die Kosten für unser Debitorenmanagement enorm an“, erzählt Marco. Das Unternehmen kam über ihren Buchhalter Phidra mit Payt in Kontakt und war sofort begeistert. Nicht nur, weil Payt erhebliche Einsparungen ermöglichte, sondern auch, weil die Kommunikation mit den Kunden erheblich verbessert wurde.

Vollständig digital

Früher nutzte Thuisvaccinatie für ihre Rechnungsstellung ein Factoringunternehmen. Dieses Unternehmen übernimmt den gesamten Rechnungsprozess, zahlt innerhalb von 14 Tagen alle offenen Rechnungen und kümmert sich selbst um das Inkasso der offenen Rechnungen bei den Kunden. Auf diese Weise ist man als Organisation immer sicher, dass die Zahlung erfolgt. Ein großer Nachteil war jedoch, dass das Factoringunternehmen die Rechnungen und Mahnungen per Post verschickte.

Aber unsere Kunden gehen nach der Impfung meist direkt auf Reisen, wodurch sie die Kommunikation per Post verpassen. Kein wirklich herzlicher Empfang, wenn die Forderung von Thuisvaccinatie bei der Rückkehr bereits beim Inkassobüro liegt.

Wie anders ist das jetzt, da die Kunden des Unternehmens ihre Rechnung per E-Mail erhalten und mit einem Klick über iDeal bezahlen können. Wenn die Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist beglichen wird, sendet Thuisvaccinatie zu festgelegten Zeiten eine Erinnerung über Payt. „Drei Stück, um genau zu sein. Meine Kollegen können sehen, ob ein Kunde die E-Mail geöffnet hat. Wenn wir sehen, dass dies nicht der Fall ist, rufen wir noch einmal an, um zu überprüfen, ob wir die richtige E-Mail-Adresse haben“, erklärt Marco. Wird die Rechnung trotz mehrfacher Erinnerung nicht bezahlt? Dann erhält der Kunde per E-Mail, SMS, Telefon und Post noch einige Chancen, die Zahlung über das Online-Inkassoverfahren von Payt zu leisten.

Zahlungsplan

Neben dem optimierten Prozess ist Thuisvaccinatie durch Payt auch besser in der Lage, den Kontakt zu ihren Kunden zu pflegen. „Rechnungen werden oft abends oder am Wochenende angesehen. Hat ein Kunde eine Frage, kann er diese über Payt stellen, sodass wir sie am nächsten Morgen direkt bearbeiten können. Die Frage bezieht sich auf die Rechnung, also weiß man sofort, worum es geht. Und wenn ein Kunde knapp bei Kasse ist – oder wenn er in Uganda zwischen den Gorillas sitzt – und deshalb nicht in der Lage ist zu zahlen, sind wir durchaus bereit, die Forderung zu pausieren oder eine Regelung zu treffen“, sagt Marco. „Aber wir müssen es wissen. Mit Payt ist das Informieren darüber viel einfacher geworden.“

Ein weiterer Vorteil, so findet Marco, ist, dass die gesamte Korrespondenz über die Rechnung in einem Dossier gesammelt wird. „So kann man einfach nachvollziehen, was in der Vergangenheit gesagt und vereinbart wurde. Wenn es soweit kommt, dass die Forderung in ein gerichtliches Inkassoverfahren mündet, kann man mit einem Klick das gesamte Dossier herunterladen. Ideal!“

Durch Payt hat Thuisvaccinatie die Kontrolle über ihr Debitorenmanagement. „Du hast ein paar Impfungen von uns erhalten und ja: Dafür musst du bezahlen. Payt sorgt dafür, dass dies auch tatsächlich geschieht. Und wenn es nicht geschieht, wird der Kunde automatisch erinnert. Nicht mehr und nicht weniger…“