Kaum noch Inkassofälle für Telekommunikationsanbieter Voys

Janneke van der Velde arbeitet in der „Rekenkamer“ von Voys; der Finanzabteilung eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen in Groningen.

Mit dem neuen Workflow, den Payt für den Telekommunikationsanbieter realisiert hat, ist Janneke van der Velde sehr zufrieden. „Wenn man über 10.000 Rechnungen pro Monat verschickt, möchte man diesen Prozess nur allzu gerne automatisieren. Es ist schön, wenn man so etwas einem Softwarespezialisten überlassen kann, der mitdenkt. Das Team von Payt stand von Anfang an parat, wenn wir Fragen oder Wünsche hatten. Selbst wenn wir mal Fehler machen, bleiben sie geduldig und denken mit.“

Selbst entwickeln oder clever einkaufen?

Voys ist auf Expansionskurs. Jahr für Jahr verzeichnet das Groninger Unternehmen ein enormes Wachstum und ein Ende ist nicht in Sicht.

Vertrauen in die Software

Der Kundenstamm von Voys besteht sowohl aus großen als auch kleinen Unternehmen. Bei der letzteren Gruppe, bestehend aus Selbstständigen oder Start-ups mit wenigen Mitarbeitern, kommt es manchmal vor, dass kein Geld auf der Bank ist, wenn Voys die Telefonrechnung einzieht. „Das kann passieren“, sagt Janneke. „Das Angenehme an Payt ist, dass die Rechnung in einem solchen Fall nicht wochenlang liegen bleibt, sondern dass die Software von Payt erkennt, dass der automatische Einzug nicht erfolgreich war. Wenn der Kunde selbst nicht bemerkt, dass die Zahlung nicht erfolgreich war und die Zahlung nicht manuell durchführt, wird nach zwei Tagen automatisch eine E-Mail an den betreffenden Kunden gesendet – vollständig in unserem Corporate Design. In dieser E-Mail befindet sich ein iDEAL-Link, mit dem der Kunde die Rechnung dennoch begleichen kann. Das Angenehme ist, dass, wenn ein Kunde diesen iDEAL-Link verwendet, die Debitoren- und Rechnungsnummern direkt bei der Überweisung stehen. Dadurch haben wir keine Nacharbeit; unser Buchhaltungsprogramm erkennt die iDEAL-Zahlung nämlich direkt und bucht sie unter den richtigen Daten ein.“

Debitorenprozess automatisieren

Payt funktioniert am besten, wenn man die Software einfach machen lässt, findet Janneke. „Wenn der Prozess läuft, muss man sich nicht mehr darum kümmern. Man kann den Prozess manuell stoppen oder pausieren, aber das tun wir nur in Ausnahmefällen. Zu Beginn der Zusammenarbeit haben wir zusammen mit den Leuten von Payt den Prozess festgelegt: Nach wie vielen Tagen dürfen die Erinnerungen raus und was genau soll in dieser Korrespondenz stehen? Bei Voys haben wir buchstäblich einen eigenen Tone of Voice. Es ist angenehm, dass wir diesen Stil in der administrativen Kommunikation mit unseren Kunden fortsetzen können.“

Obwohl die Korrespondenz von Voys immer freundlich und informell ist, wird der Ton im Erinnerungsprozess allmählich etwas eindringlicher. „In der letzten Erinnerung machen wir deutlich, dass wir, wenn der Kunde nicht zahlt, ein Inkassoverfahren einleiten. Wir weisen darauf hin: ,Zahlen Sie jetzt Ihre Rechnung, sonst sind wir gezwungen, Inkassokosten in Rechnung zu stellen, und das ist schade um Ihr Geld.'“

Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, wird der Forderungsprozess automatisch an SmartCollect von Payt übergeben. Dieses Verfahren erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, sodass Voys die offene Forderung mit einem Klick an einen externen Inkassopartner weiterleiten kann, falls der Kunde die Rechnung auch nach dem Inkassoverfahren nicht beglichen hat.

Datengetrieben

Neben dem strukturierten Workflow ist van der Velde begeistert von den Managementberichten, die sie über Payt erstellen kann. „Bei Voys basieren wir viele unserer Entscheidungen auf Daten. Die Möglichkeit, Statistiken zu erstellen, hilft mir auch bei den Besprechungen mit meinen Kollegen. Ich kann auf einen Blick sehen, wie der Status unserer Rechnungen ist und berichten, auf welche Probleme wir stoßen.“

Es ist klar; die Rechnungsabteilung von Voys ist zufrieden mit der Debitorensoftware von Payt.