„Neben der Zeitersparnis sind zwei weitere große Vorteile von Payt, dass Kundendossiers immer vollständig sind und dass der Debitorensaldo deutlich niedriger ist. Früher wurden Zahlungserinnerungen per Post verschickt. Mit Payt wird nun jede Rechnung einzeln angemahnt. Einige Kunden erhalten die Rechnung noch per Post, aber die meisten per E-Mail. Gibt es eine Reklamation zu einer bestimmten Rechnung? Dann kann ich in Payt die Erinnerung für diese Rechnung pausieren, ohne dass der Prozess für die anderen Rechnungen stoppt. Sobald die Beschwerde gelöst ist, wird der Mahnprozess für diese Rechnung ebenfalls fortgesetzt. Dies gibt uns Kontrolle über diesen Prozess.“
Vorteile für sowohl Hendriksen als auch den Kunden
Das Messer schneidet für Hendriksen an zwei Seiten: Rechnungen, die bezahlt werden müssen, gelangen schneller zur richtigen Person und der Endkunde hat die Möglichkeit, seine Rechnung schnell und einfach über iDEAL zu bezahlen. „Ich merke, dass viele Kunden dies nutzen“, sagt Silvia. „Darüber hinaus hat der Endkunde Zugang zu einem vollständigen Kundendossier, das viel Klarheit bietet. In ihrem Dossier findet der Kunde unter anderem eine Übersicht aller Rechnungen, die versendeten Erinnerungen, Rechnungsspezifikationen und sie haben Einblick, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden. Das Debitorensystem, wie es jetzt eingerichtet ist, strahlt Professionalität und Sorgfalt aus. Das ist für uns als Buchhaltungsbüro natürlich sehr wichtig.“
Auch verschiedene Kunden optimieren jetzt ihr Debitorenmanagement mit Payt
Auch der Geschäftsführer Gerbert-Jan Hendriksen ist sehr positiv über die Einführung und Nutzung von Payt.
In unserem vorherigen System musste alles manuell erledigt werden. Pro Kunde wurde beurteilt, ob die Erinnerung/Mahnung verschickt werden durfte. Dies ist jetzt vollständig automatisiert, aber auf eine Weise, dass wir die Kontrolle behalten.
Ich spreche mit Kunden, die sich erst daran gewöhnen mussten, es jetzt aber als sehr angenehm und klar empfinden. Es lässt sie auch über ihr eigenes Debitorenmanagement nachdenken. Indem wir das Gespräch suchen und unsere Erfahrungen teilen, haben wir Payt auch schon bei vielen Kunden eingesetzt. Auch sie optimieren so ihr Debitorenmanagement“, erklärt Direktor Gerbert-Jan. „Unternehmer tauschen oft untereinander Wissen und Erfahrungen darüber aus, was funktioniert und was nicht. Payt ist ein schönes Beispiel für ein System, das für uns hervorragend funktioniert und das wir daher gerne mit anderen Unternehmern teilen. Und das Schöne ist, dass wir als Payt Certified Partner auch bei der Einrichtung und Implementierung von Payt bei anderen Unternehmern helfen.“
Von Implementierung zur Realisierung
Die Einführung neuer Software hat natürlich mehr Auswirkungen als nur die Software zu nutzen, erkennt Hendriksen an. „Während der Implementierung haben wir die Kunden über die Änderung im Debitorenmanagement informiert und erklärt, was diese Änderungen für sie bedeuten. Denken Sie dabei an die Digitalisierung von Zahlungserinnerungen und die Möglichkeit, Rechnungen direkt mit iDEAL zu bezahlen. Kunden, die im Dossier angeben, dass sie eine Papierrechnung erhalten möchten, bekommen diese natürlich zugeschickt. Dies sind vor allem die etwas älteren Unternehmer. Allerdings weist Silvia diese Kunden sehr gut auf die Vorteile einer digitalen Rechnung hin, sodass einige dennoch auf digitale Rechnungen umsteigen möchten. Und das regeln wir dann natürlich!“
Payt ist die Gesamtlösung, nach der wir gesucht haben
„Intern arbeiteten wir früher mit zwei Kollegen am Debitorenmanagement und das macht Silvia jetzt alleine. Allein das ist schon ein großartiges Ergebnis. Und indem wir alle Kollegen – darunter auch unsere KMU-Berater – in die Implementierung unserer neuen Arbeitsweise einbeziehen, haben wir jetzt einen effizienten Workflow. Wo früher Berater Einfluss auf das Versenden von Erinnerungen hatten, ist dies jetzt deutlich weniger. Dies sorgt für weniger Missverständnisse gegenüber dem Kunden, gibt Struktur und schafft Klarheit. Kurz gesagt, mit der Einführung von Payt erzielen wir mehr Rendite durch einen niedrigeren Debitorensaldo, eine Einsparung bei den Personalkosten und helfen Unternehmern, dieselben Vorteile für ihre Organisation zu realisieren. Eine Software, die unseren Wünschen entspricht und unsere Erwartungen übertrifft.“
