Was bedeutet Fakturierung? Alles, was Sie wissen müssen

Die Fakturierung ist der Prozess, bei dem ein Unternehmen Rechnungen für erbrachte Leistungen oder gelieferte Produkte erstellt und an Kunden versendet. Sie ist ein zentraler Bestandteil der Finanzverwaltung und entscheidend für eine stabile Liquidität.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie die Fakturierung funktioniert, worauf Sie achten sollten und wie Sie mit intelligenter Software wie Payt Ihre Fakturierungsprozesse einfach und effizient gestalten können.​

Inhaltsverzeichnis:

1. Wie sieht der Fakturierungsprozess aus?
2. Was ist E-Fakturierung?
3. Top 5 häufige Fehler bei der Fakturierung
4. Wie Payt die Fakturierung vereinfacht
5. Häufig gestellte Fragen zur Fakturierung

Wie sieht der Fakturierungsprozess aus?

Ein gut strukturierter Fakturierungsprozess hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, schneller bezahlt zu werden und Fehler zu vermeiden. Die typischen Schritte sind:​

• Datenerfassung: Sammeln Sie alle notwendigen Informationen, wie Kundendaten, erbrachte Leistungen oder gelieferte Produkte, Steuersätze und Zahlungsbedingungen.
• Rechnungserstellung: Erstellen Sie eine klare Rechnung mit korrekter Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsinformationen und Beschreibung der Lieferung.
• Versand der Rechnung: Senden Sie die Rechnung digital per E-Mail oder über ein E-Fakturierung-System. Der Postversand ist weniger effizient.
• Zahlungsüberwachung: Behalten Sie im Auge, ob und wann der Kunde zahlt. Bieten Sie klare Zahlungsmöglichkeiten wie SEPA-Lastschrift oder Zahlungslinks an.
• Nachverfolgung bei Zahlungsverzug: Senden Sie Erinnerungen oder Mahnungen, wenn die Zahlung ausbleibt.
• Buchhalterische Verarbeitung: Stellen Sie sicher, dass die Zahlung korrekt verbucht wird und schließen Sie die Rechnung administrativ ab.​

Tipp: Legen Sie einen festen Zeitpunkt pro Woche oder Monat fest, um Ihre Rechnungen zu erstellen und zu versenden. So behalten Sie den Überblick und vermeiden vergessene Rechnungen. Viele Unternehmen kombinieren diesen Zeitpunkt mit ihrer Steuererklärung oder Berichtsperiode.

Was ist E-Fakturierung?

E-Fakturierung bedeutet, dass Rechnungen in einem strukturierten, digitalen Format (wie UBL) versendet und automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden. Dies unterscheidet sich von einer PDF-Rechnung per E-Mail.

In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede zwischen traditioneller Rechnungsstellung und E-Rechnungsstellung übersichtlich dargestellt.

Wichtig: In immer mehr Ländern wird die E-Fakturierung, insbesondere über Peppol, gesetzlich vorgeschrieben – besonders für Transaktionen mit Behörden oder öffentlichen Einrichtungen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen vorbereitet ist.

Top 5 häufige Fehler bei der Fakturierung

Fehler im Fakturierungsprozess können zu Zahlungsverspätungen oder sogar rechtlichen Problemen führen. Hier sind die fünf häufigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden können:

1. Fehlende Rechnungsnummer: Erschwert die Nachverfolgung und Abstimmung von Rechnungen.
2. Unvollständige Rechnungsangaben: Fehlende Kundendaten oder unklare Beschreibungen können zu Verzögerungen führen.
3. Falsche Steuersätze: Können zu Bußgeldern, Nacharbeiten oder fehlerhaften Steuererklärungen führen.
4. Verspäteter Versand: Je später Sie fakturieren, desto später erhalten Sie Ihre Zahlung.
5. Keine Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen: Ohne Erinnerungen können Rechnungen übersehen werden.​

Lösung: Nutzen Sie eine Debitorenmanagement-Software wie Payt, die diese Fehler automatisch verhindert.​

Wie Payt die Fakturierung vereinfacht

Payt automatisiert Ihren gesamten Fakturierungsprozess – vom Versenden der Rechnungen bis zur Nachverfolgung überfälliger Zahlungen. Unsere Software hilft Ihnen, schneller bezahlt zu werden und weniger Zeit für administrative Aufgaben aufzuwenden.​

Vorteile der Fakturierung mit Payt:

• Automatischer Versand von Rechnungen, inklusive Anhängen und Zahlungslinks
• Sofortige Nachverfolgung mit automatischen Erinnerungen und Mahnungen
• Nahtlose Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware
• Vollständige Transparenz über den Status offener Rechnungen

Möchten Sie sehen, wie Payt Ihren Fakturierungsprozess optimieren kann? Planen Sie eine kostenlose Demo und entdecken Sie, wie wir Ihnen helfen, schneller und effizienter bezahlt zu werden.

Häufig gestellte Fragen zu Fakturierung