Unbezahlte Rechnungen kommen in jedem Unternehmen vor, selbst nach dem Versenden einer Zahlungserinnerung und einer letzten Mahnung. In solchen Situationen ist es wichtig, ein striktes Forderungsmanagement zu betreiben und nach Ablauf der Zahlungsfrist sofort zu handeln. Obwohl es möglich ist, unbezahlte Rechnungen direkt an ein Inkassobüro zu übergeben, ist es kundenfreundlicher, zunächst eine Mahnung zu schreiben und eine Erinnerung zu senden. Folgen Sie beispielsweise unserem Leitfaden für unbezahlte Rechnungen. Bei Mahnungen an Verbraucher gelten gesetzliche Anforderungen für die letzte Mahnung.
Gesetzliche Anforderungen an die letzte Mahnung für Verbraucher
Lassen Verbraucher die Zahlungsfrist verstreichen, ist es verpflichtend, gemäß den Vorschriften des Gesetzes über die Inkassokosten (WIK) zu handeln. Das bedeutet, dass mindestens eine Mahnung an den Verbraucher gesendet werden muss. In dieser Mahnung wird dem Kunden eine Frist von vierzehn Tagen eingeräumt, um die Rechnung ohne Inkassokosten zu begleichen. Aufgrund der Frist wird dieses Schreiben auch als Vierzehntageschreiben bezeichnet. Erfolgt die Zahlung nicht, kann die Forderung nach vierzehn Tagen an ein Inkassobüro übergeben werden.
Angabe der Inkassokosten in der letzten Mahnung
Es ist wichtig, im Vierzehntageschreiben anzugeben, welche Inkassokosten anfallen, falls der Kunde die Rechnung nicht innerhalb von vierzehn Tagen begleicht. Die letzte Mahnung ist ungültig, wenn die Inkassokosten nicht genannt werden. Die Frist beginnt erst mit dem Zugang der Mahnung. Daher ist es wichtig, eine korrekte Formulierung in die letzte Mahnung aufzunehmen. Geben Sie an, dass Inkassokosten fällig werden, wenn die Rechnung nicht innerhalb von vierzehn Tagen ab Erhalt der Mahnung bezahlt wird.
Höhe der Inkassokosten angeben
In der letzten Mahnung müssen die Höhe der Inkassokosten, die Hauptforderung und die gesetzlichen Zinsen aufgeführt werden. Eine Mahnung gilt am zweiten Tag nach dem Versand als zugestellt. Tage ohne Postzustellung (z. B. Sonntag, Montag und Feiertage) zählen nicht. Um zu verhindern, dass ein Verbraucher den Zugang der Mahnung bestreitet, empfiehlt es sich, die letzte Mahnung auch per E-Mail zu senden und eine Empfangsbestätigung anzufordern.
Zusammengefasst:
- Hinweis auf fällige Inkassokosten bei Nichtzahlung
- Angabe der Höhe der Inkassokosten (Hauptforderung und gesetzliche Zinsen)
- Korrekte Formulierung in der letzten Mahnung
Weitere Standardangaben:
- Rechnungsnummer
- Kundennummer oder Bestellnummer (falls zutreffend)
- Rechnungsdatum
- Offener Betrag
- Zahlungsfrist
Letzte Mahnung für Unternehmen
Auch Unternehmen zahlen Rechnungen nicht immer pünktlich. Es besteht jedoch keine gesetzliche Pflicht, Unternehmen eine Erinnerung oder Mahnung zu senden. Daher können Sie die Forderung direkt an ein Inkassobüro übergeben. Dies ist jedoch unfreundlich und kann die Geschäftsbeziehung belasten. Es empfiehlt sich, zuerst eine Erinnerung zu senden, da die Zahlungsverzögerung häufig auf Missverständnissen oder anderen Problemen beruht.
Zahlungsverhalten mit Payt verbessern
Ein schnelles Zahlungsverhalten der Kunden ist wichtig für den Cashflow. Payt bietet ein kundenfreundliches, vollautomatisiertes Forderungsmanagement. Durch einen festen Workflow wird das Zahlungsverhalten verbessert:
- Versand der Rechnung: so schnell wie möglich
- 2 Tage nach Fälligkeit: erste Erinnerung
- 18 Tage nach Fälligkeit: zweite Erinnerung
- 34 Tage nach Fälligkeit: letzte Mahnung/WIK
- 50 Tage nach Fälligkeit: Start des Inkassoverfahrens
Payt bietet auch die Möglichkeit, Zahlungsvereinbarungen zu treffen. In den meisten Fällen ist Zahlungsverzug nicht auf Unwillen zurückzuführen. Eine Zahlungsvereinbarung ist dann eine sinnvolle Alternative zum Inkassoverfahren. Neben automatisierten Mahnprozessen und Zahlungsvereinbarungen lässt sich Payt mit verschiedenen Integrationen verbinden. Haben Sie Fragen zu Payt? Kontaktieren Sie uns gerne.
Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung
Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Erinnerung an den Kunden, die Rechnung zu begleichen. Wichtig ist, die Fristen kurz zu halten: bereits zwei Tage nach der Fälligkeit sollte die erste Erinnerung erfolgen. Eine zweite Erinnerung ist ebenfalls freundlich formuliert. Erfolgt keine Zahlung, folgt 34 Tage nach Fälligkeit eine letzte Mahnung. Diese ist strenger formuliert und stellt eine letzte Aufforderung zur Zahlung dar. Die letzte Mahnung (Sommation) weist darauf hin, dass bei weiterem Zahlungsverzug die Forderung an ein Inkassobüro oder an ein Gericht übergeben wird.
Was tun, wenn die Zahlung nach der letzten Mahnung ausbleibt?
Bleiben Zahlungen auch nach der letzten Mahnung oder Sommation aus, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Forderung, Inkassokosten und Zinsen einzufordern:
- Gerichtsvollzieher: Einleitung eines gerichtlichen Verfahrens
- Inkassoanwalt: Erstellen einer Klageschrift
- Inkassobüro: Vermittlung, jedoch ohne Zwangsmittel zur Zahlung
