Tipps für ein effektiveres Forderungsmanagement
Für Unternehmen ist es wichtig, ausstehende Rechnungen zeitnah und professionell einzutreiben. Eine Zahlungserinnerung ist ein effektives Werkzeug, um dies zu erreichen und Debitoren an ihre Verpflichtungen zu erinnern.
In diesem Artikel besprechen wir, was eine Zahlungserinnerung ist, wann sie versendet werden sollte, wie oft sie versendet werden sollte und was im Text der Zahlungserinnerung stehen sollte. Wir geben auch Beispiele und Tipps für das Versenden von Zahlungserinnerungen und erörtern, wie Unternehmen Unterstützung beim Versenden dieser Anfragen erhalten können.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist die Aufforderung, eine ausstehende Rechnung zu begleichen. Es ist eine einfache und formelle Art, Kundinnen und Kunden daran zu erinnern, dass sie eine Verpflichtung gegenüber dem Unternehmen haben.
Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?
Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Aufforderung, eine Rechnung zu bezahlen. Eine Mahnung ist ein formellerer Schritt, der unternommen wird, wenn die Zahlungserinnerung nicht effektiv war und die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Eine Mahnung hat in der Regel einen offiziellen Anhang und geht mit Gebühren einher.
Wann versendet man eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung sollte versendet werden, wenn die Rechnung nach dem Fälligkeitsdatum noch nicht bezahlt wurde. Es ist wichtig, zu warten, bis das Fälligkeitsdatum verstrichen ist, da einige Debitoren möglicherweise zusätzliche Zeit benötigen, um die Rechnung zu bezahlen.
Wie viele Zahlungserinnerungen sollte man versenden?
Es gibt keine feste Anzahl von Zahlungserinnerungen, die versendet werden sollten, aber es ist wichtig, einen konsequenten und konsistenten Ansatz zu verfolgen. Im Allgemeinen wird empfohlen, bis zu zwei Zahlungserinnerungen zu versenden, bevor man zur Mahnung übergeht. Es wird nicht empfohlen, die Zahlungserinnerungen zu nummerieren. Dies lässt Schuldner und Schuldnerinnen wissen, dass mehrere Erinnerungen folgen, was sie weniger geneigt macht, bereits nach der ersten Erinnerung zu zahlen.
Lesen Sie hier mehr über das Versenden einer Zahlungserinnerung.
Was sollte im Text einer Zahlungserinnerung stehen?
Der Text einer Zahlungserinnerung sollte professionell und formell sein und die folgenden Informationen enthalten:
- Firmenname und Kontaktdaten: Machen Sie deutlich, welches Unternehmen die Rechnung sendet und wie Ihre Kundin oder Ihr Kunde Sie kontaktieren kann.
- Rechnungsreferenz: Fügen Sie die Rechnungsnummer oder Referenz hinzu, damit die Rechnung eindeutig identifiziert werden kann.
- Zahlungsdatum: Geben Sie das ursprüngliche Zahlungsdatum an und erwähnen Sie, wie viel Zeit seit der Ausstellung der Rechnung vergangen ist.
- Betrag: Nennen Sie den Betrag der ausstehenden Rechnung und die Zahlungsoptionen (wie Scheck, Lastschrift, Online-Zahlung).
- Dank: Danken Sie dem Kunden oder der Kundin für die zeitnahe Berücksichtigung der Zahlungserinnerung und bitten Sie um Kontaktaufnahme, falls Hilfe beim Bezahlen der Rechnung benötigt wird.
- Unterschrift: Fügen Sie eine Unterschrift eines verantwortlichen Mitarbeitenden Ihres Unternehmens hinzu.
Kostenloses Beispiel für eine Zahlungserinnerung
Ein Beispiel für eine Zahlungserinnerung ist:
Sehr geehrte Frau [Nachname],
Sehr geehrter Herr [Nachname],
aus unserer Buchhaltung geht hervor, dass die untenstehende Rechnung noch nicht (vollständig) beglichen wurde.
[Rechnung]
Wir bitten Sie höflich, den ausstehenden Betrag von xx € auf [Bankkontonummer] zu überweisen. Oder über den WERO-Button in dieser Rechnung zu bezahlen.
Sollte Ihre Zahlung bereits unterwegs sein, können Sie diese Erinnerung als gegenstandslos betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
[Unternehmen]
Bei einer letzten Erinnerung ist der Ton etwas strenger, zum Beispiel:
Sehr geehrte Frau [Nachname],
Sehr geehrter Herr [Nachname],
zu unserem Bedauern haben Sie trotz vorheriger Aufforderungen den ausstehenden Rechnungsbetrag noch nicht beglichen. Hierfür hatten Sie inzwischen ausreichend Zeit. Sie befinden sich derzeit im Zahlungsverzug.
[Rechnung]
Wir geben Ihnen noch 14 Tage Zeit, den geschuldeten Betrag von xx € auf [Bankkontonummer] zu überweisen oder direkt mit dem WERO-Button in dieser Rechnung zu bezahlen.
Sollten wir die Zahlung nicht innerhalb der gesetzten Frist erhalten, werden wir zusätzlich zur Hauptsumme Inkassokosten in Höhe von xx € und gegebenenfalls Zinsen einfordern.
Die Frist von 14 Tagen beginnt am Tag nach Zustellung dieser letzten Erinnerung. Wir hoffen jedoch, dass Sie für eine rechtzeitige Zahlung sorgen und dass damit die Inkassomaßnahmen ausbleiben können.
Sollte Ihre Zahlung bereits unterwegs sein, können Sie diese Erinnerung als gegenstandslos betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
[Unternehmen]
Zahlungserinnerung per Einschreiben oder E-Mail versenden?
Ob eine Zahlungserinnerung per Einschreiben oder E-Mail versendet werden sollte, hängt von der spezifischen Situation ab. E-Mail ist schnell und einfach, aber es ist nicht immer klar, ob die E-Mail empfangen oder gelesen wurde. Der Versand per Einschreiben bietet mehr Sicherheit, dass die Zahlungserinnerung beim Kunden angekommen ist, ist jedoch langsamer und teurer.
Hilfe beim Versenden einer Zahlungserinnerung
Payt bietet Unterstützung und Hilfe beim Versenden von Zahlungserinnerungen. Automatisieren Sie Ihr Forderungsmanagement. So profitieren Sie von den fortschrittlichen Funktionen der Plattform, wie automatischen Erinnerungen und Mahnungen sowie Echtzeiteinblick in den Zahlungsstatus.
Eine Zahlungserinnerung ist ein effektives und notwendiges Werkzeug für Unternehmen, um ausstehende Rechnungen schnell zu erhalten. Es ist wichtig, einen konsequenten und konsistenten Ansatz zu verfolgen und zwischen dem Versand per Einschreiben oder E-Mail zu wählen. Payt bietet Hilfe und Unterstützung beim Versenden von Zahlungserinnerungen. Auf diese Weise bleibt mehr Zeit für Angelegenheiten in Ihrem Unternehmen, die Ihre persönliche Aufmerksamkeit verdienen.
