Die Auswirkungen auf dein Unternehmen
Ein effektives Debitorenmanagement ist unerlässlich, um dein Unternehmen finanziell erfolgreich zu machen. Selbst wenn du viele Aufträge von Kunden erhältst, kann eine verspätete Zahlung deine finanzielle Lage erheblich beeinträchtigen. Ein gut organisiertes Debitorenmanagement hilft dir, Cashflow-Probleme zu vermeiden und das Betriebskapital deines Unternehmens zu erhöhen.
Debitorenmanagement in der Praxis
Zum Debitorenmanagement gehören alle Maßnahmen, die du gegenüber deinen Debitoren ergreifst, um sicherzustellen, dass Rechnungen vollständig und pünktlich bezahlt werden. Dazu gehören unter anderem das Versenden von Rechnungen und Zahlungserinnerungen, telefonischer Kontakt mit Kunden und die Einleitung von Inkassoverfahren.
Ein erfolgreiches Debitorenmanagement ist jedoch nicht selbstverständlich und kann herausfordernd sein. Eine strukturierte Arbeitsweise hilft dabei, den Überblick zu behalten.
Debitorenmanagement Schritt für Schritt
Ein fester Ablauf für eine Zahlungsfrist von 14 Tagen könnte folgendermaßen aussehen:
Schritt 1: Versand der Rechnung
Sende die Rechnung sofort nach Abschluss des Auftrags oder der Dienstleistung. Je länger du wartest, desto später erfolgt die Zahlung. Die Zahlungsfrist sollte auf der Rechnung deutlich angegeben sein.
Schritt 2: Erste Erinnerung
Falls die Rechnung nicht beglichen wurde, sende zwei Tage nach Fälligkeit die erste Zahlungserinnerung.
Schritt 3: Zweite Erinnerung
Wenn nach 18 Tagen noch keine Zahlung eingegangen ist, verschicke eine zweite Erinnerung.
Schritt 4: Letzte Mahnung/WIK-Brief
Die letzte Möglichkeit für den Kunden, seiner Zahlungspflicht nachzukommen, besteht 34 Tage nach dem Fälligkeitsdatum.
Schritt 5: Einleitung des Inkassoverfahrens – 50 Tage nach Fälligkeit
Nach zwei Erinnerungen und einer letzten Mahnung übergibst du die Angelegenheit an ein Inkassobüro und leitest das Inkassoverfahren ein.
Automatisierung des Debitorenmanagements
Die manuelle Verwaltung dieses Prozesses erfordert viel Zeit und Energie. Durch Automatisierung kannst du Kunden strukturiert an unbezahlte Rechnungen erinnern.
Die Vorteile
- Erhebliche Zeitersparnis
- Volle Kontrolle über den gesamten Prozess
- Verbesserung deines Cashflows
- Nachverfolgung des Status aller Rechnungen
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