Top 5 beste Debitorenmanagement-Software

Basierend auf unserer Analyse haben wir die 5 besten Lösungen für Debitorenmanagement-Software zusammengestellt. Wir erläutern die wichtigsten Merkmale, Vorteile und Aspekte jeder Lösung, damit du eine fundierte Entscheidung für deine Organisation treffen kannst.

Die 5 besten Debitorenmanagement-Softwarelösungen

1. Payt

Payt ist eine niederländische skalierbare Lösung, die sich vollständig auf automatisiertes Debitorenmanagement konzentriert. Payt ist der Marktführer für Debitorenmanagement-Software in der Benelux-Region.

Trustpilot-Bewertung: Bewertung 4,6 / 5 basierend auf etwa 1.213 Bewertungen (ausgezeichnet).

Dienstleistungen: Payt bietet eine vollständige SaaS-Plattform für automatisiertes Debitorenmanagement. Das System automatisiert unter anderem Rechnungs- und Zahlungserinnerungen, während der persönliche Kundenkontakt erhalten bleibt. Dank konsequenter Nachverfolgung und benutzerfreundlicher Zahlungsoptionen werden Rechnungen im Durchschnitt 30–50 % schneller bezahlt. Der gesamte Prozess, von der ersten Rechnung bis zur letzten Zahlungserinnerung, kann innerhalb einer zentralen Plattform verwaltet werden.

Darüber hinaus setzt Payt KI ein, um Prozesse weiter zu optimieren. So prognostiziert das System unter anderem, welche Rechnungen ein erhöhtes Risiko haben, verspätet bezahlt zu werden, sodass Organisationen rechtzeitig und gezielter eingreifen können.

Integrationen: Payt kann einfach mit bestehenden Buchhaltungs- und branchenspezifischen Paketen wie Exact, Twinfield und AFAS verbunden werden. Dadurch weiß die Software genau, wie und wer an offene Rechnungen erinnert werden muss.

Preismodell: Das Unternehmen bietet Abonnements basierend auf dem Rechnungsvolumen an.

• Bis zu 30 Rechnungen pro Monat: 39,95 € pro Monat.
• Bis zu 75 Rechnungen pro Monat: 69,95 € pro Monat.
• Bis zu 250 Rechnungen pro Monat: 159,95 € pro Monat.
• 250 bis 1.000.000+ Rechnungen pro Monat: hierfür muss ein Angebot angefordert werden.

Das Modell bietet unbegrenzten Zugang für alle Teammitglieder, ohne Kosten pro Benutzer. Zudem sind Abonnements monatlich kündbar, ohne langfristige Verträge.

Für wen geeignet: Payt ist geeignet für Organisationen jeder Größe, von kleinen KMU bis zu großen Konzernen, die in verschiedenen Branchen tätig sind, wie Gesundheitswesen, Zahnmedizin, Apotheken, Großhandel und Unternehmensdienstleistungen. Die Plattform wird von Tausenden von Organisationen und mehr als 17.000 Nutzern verwendet, darunter Buchhaltungsbüros, Gesundheitseinrichtungen, Großhändler und andere professionelle Dienstleister.

Einzigartige Funktionen & Vorteile:

• Sehr flexible Workflows für kundenspezifische Rechnungsnachverfolgung.
• Kundenportal, in dem Debitoren Rechnungen einsehen, Fragen stellen und direkt bezahlen können.
• Notiz- und Aufgabenfunktionalität für interne Zusammenarbeit rund um Debitoren.
• Einsatz von KI, um das Tool für die Benutzer noch effizienter zu machen.

Payt positioniert sich damit als eine der vollständigsten Debitorenmanagement-Lösungen auf dem Markt.

Sicherheit & Zertifizierung: ISO 27001-zertifiziert und NEN 7510-zertifiziert für gesundheitsbezogene Daten. Die Plattform unterzieht sich geplanten externen Audits, um die Informationssicherheit zu gewährleisten. Sie erfüllt vollständig die Anforderungen der DSGVO und bietet eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung an.

2. Exact

Exact ist eine Buchhaltungsplattform, bietet aber auch Funktionen für das Debitorenmanagement, wie das Versenden von Erinnerungen und das Überwachen offener Posten. Für diejenigen, die bereits mit Exact arbeiten, kann es praktisch sein, dies innerhalb derselben Umgebung zu verwalten.

Trustpilot-Bewertung: Bewertung 2,9 / 5 basierend auf 588 Bewertungen (durchschnittlich).

Dienstleistungen: Exact bietet Finanzverwaltung, ERP, CRM und HR-Lösungen in einer Plattform. Ziel ist es, Geschäftsprozesse effizient für Unternehmer und Buchhalter zu automatisieren. Mehr als 675.000 Unternehmen nutzen die Cloud-Software von Exact für unter anderem Buchhaltung, Gehaltsabrechnung und Lagerverwaltung. Integrationen mit externen Apps werden aktiv entwickelt, um Unternehmenssoftware zu erweitern.

Integrationen: Umfassendes eigenes Ökosystem mit einem App Center voller Add-ons und Integrationen. APIs zur Verbindung mit Webshops, Banken, Kassensystemen, CRM und Branchenlösungen. Da Exact selbst das Buchhaltungssystem ist, ist eine Verbindung mit anderen Buchhaltungspaketen in der Regel nicht erforderlich.

Preismodell: Abonnement pro Produkt oder Modul. Neue Benutzer können Exact Online 30 Tage kostenlos testen, danach gelten monatlich kündbare Verträge.

• Essentials: 48,00 € pro Monat
• Plus: 97,50 € pro Monat
• Professional: 146,00 € pro Monat
• Premium: ab 297,00 € pro Monat
• Enterprise-Lösungen sind auf Angebotsbasis (ab ± 279,00 € p/m).

Für wen geeignet: Von Start-ups und Freiberuflern bis zu mittelgroßen und großen Organisationen. Viele KMU und Buchhaltungsbüros führen ihre Verwaltung in Exact, aber es gibt auch Lösungen für größere, international tätige Organisationen.

Einzigartige Funktionen & Vorteile:

• All-in-One-Plattform: Buchhaltung, Logistik, CRM, HR und mehr in einer Umgebung.
• Stark auf lokale Gesetze und Vorschriften in den Niederlanden und Belgien abgestimmt.
• Investitionen in neue Technologien wie KI und maschinelles Lernen für Buchhaltung und Berichterstattung.
• Spezielle Portale und Tools für Buchhalter zur Zusammenarbeit mit Kunden.

Sicherheit & Zertifizierung: Umfassendes Information Security Management System (ISMS), basierend auf ISO 27001. Cloud-Services sind mit ISAE 3402 Typ II-Berichten für interne Kontrollen ausgestattet. Darüber hinaus sind Teile ISO 9001-zertifiziert für Qualitätsmanagement (Supportorganisation). Daten werden sicher in zertifizierten Rechenzentren gespeichert, und Exact ist vollständig DSGVO-konform mit einem eigenen Trust Center und Dokumentation.

3. Onguard

Onguard ist Teil von Visma und ein spezialisierter Anbieter von Order-to-Cash- und Kreditmanagement-Software für mittelgroße und große Organisationen.

Trustpilot-Bewertung: Keine Bewertungen verfügbar.

Dienstleistungen: Onguard bietet eine Plattform, die den gesamten Order-to-Cash-Prozess unterstützt: von Risikobewertung und Fakturierung bis hin zu Debitorenmanagement und Verbindung mit Inkassopartnern. Die Software kombiniert interne und externe Daten, wie Kreditinformationen, um Zahlungsverhalten und Risiken transparent zu machen und das Betriebskapital zu verbessern.

Integrationen: Integrationen mit nahezu allen gängigen ERP- und Buchhaltungssystemen wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics und Exact. Darüber hinaus Verbindungen mit Kreditinformationsanbietern und Inkassopartnern. Die Plattform wird in der Regel als Add-on über bestehenden Finanzsystemen implementiert.

Preismodell: Onguard verwendet ein nutzungsabhängiges Preismodell mit einer festen Plattformgebühr und einem Volumentarif basierend auf der Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Kunden zahlen damit nur für das, was sie tatsächlich nutzen. Das Modell bietet unbegrenzten Zugang für alle Teammitglieder, ohne Kosten pro Benutzer. Dadurch wächst der Preis mit dem Rechnungsvolumen und den Bedürfnissen der Organisation. Genaue Tarife werden auf Anfrage bereitgestellt.

Für wen geeignet: Mittelgroße bis große Organisationen mit komplexen Debitorenprozessen und großen Rechnungsvolumina.

Einzigartige Funktionen & Vorteile:

• Von Risikomanagement bis Inkasso in einer Plattform.
• Integration von Kreditversicherern und Inkassopartnern in den Prozess.
• Möglichkeit, Lösungen sowohl gehostet (Cloud) als auch On-Premise zu beziehen (z.B. CreditNext).

Sicherheit & Zertifizierung: Teil des Visma Security Framework mit einem ISMS gemäß ISO 27001. Cloud-Services sind mit ISAE 3402 Typ II-Kontrollen ausgestattet. Daten werden in EU-Rechenzentren gespeichert, gesichert und rund um die Uhr überwacht. Onguard verfolgt eine Responsible Disclosure-Politik und schließt Auftragsverarbeitungsvereinbarungen gemäß der DSGVO ab.

4. Debitan

Debitan bietet Debitorenmanagement-Software und zusätzliche Unterstützung für KMU, die ihre Nachverfolgung verbessern möchten.

Trustpilot-Bewertung: Keine Bewertungen verfügbar.

Dienstleistungen: Debitan bietet eine Online-Plattform, mit der Unternehmen grundlegende Prozesse im Debitorenmanagement automatisieren können, wie das Versenden von Rechnungen, Erinnerungen und Mahnungen. Die Software enthält zudem Funktionen für einige zusätzliche administrative Prozesse, darunter Abonnements, Fakturierung und Vermietung, wodurch das System breiter für KMU einsetzbar ist.

Neben der Software bietet Debitan die Möglichkeit, Teile des Debitorenmanagements von ihrem Team durchführen zu lassen. Unternehmen können sich auch für temporäre Unterstützung durch die Entsendung von Credit Controllern entscheiden.

Integrationen: Plug-ins mit unter anderem AFAS, Mollie, Graydon/Grayhams, Rootline und verschiedenen Online-Buchhaltungspaketen. Über APIs kann Debitan mit E-Mail-Systemen, Zahlungsanbietern und anderer Verwaltungssoftware integriert werden.

Preismodell: Debitan arbeitet mit zwei Arten von Preismodellen: eines für Organisationen, die die Software selbst nutzen, und eines für Unternehmen, die (einen Teil) des Debitorenmanagements auslagern möchten.

Selbst die Software nutzen

• Starterpaket: 34,95 € pro Monat
• Standardpaket: 74,95 € pro Monat

Auslagern an Debitan

• Pro: ab 199,95 € pro Monat
• Pro plus: ab 299,00 € pro Monat

Für wen geeignet: Kleine bis mittelgroße Unternehmen (von Freiberuflern und Start-ups bis zu etwa 50 Mitarbeitern). Geeignet für verschiedene Branchen, darunter Zeitarbeitsfirmen, Anwaltskanzleien, Webshops, Immobilien und Gesundheitswesen. Interessant für Unternehmen, die mehr Kontrolle über ihre Debitoren erhalten möchten, ohne eine vollständige Kreditmanagement-Abteilung aufzubauen.

Einzigartige Funktionen & Vorteile:
Starke hybride Herangehensweise: Kombination aus Software und menschlicher Unterstützung.
Modular und maßgeschneidert: zusätzliche Module und Verbindungen für spezifische Prozesse (z.B. Auftrags- oder Immobilienverwaltung) möglich.

Sicherheit & Zertifizierung: Debitan bietet seine Software als Online-Dienst an und stellt allgemeine Geschäftsbedingungen und eine Datenschutzrichtlinie gemäß der DSGVO bereit. Spezifische Sicherheitszertifizierungen, wie ISO 27001, werden auf der Website nicht explizit erwähnt.

5. POM

POM ist eine Fintech-Lösung, die Organisationen beim digitalen Versenden von Rechnungen und der Ermöglichung schneller, benutzerfreundlicher Zahlungen unterstützt.

Trustpilot-Bewertung: Keine Bewertungen verfügbar.

Dienstleistungen: POM bietet eine Plattform für digitales Fakturieren und Bezahlen, mit der Organisationen Rechnungen in ihrem eigenen Corporate Design erstellen und versenden können. Das System unterstützt mehrere Zahlungsmethoden, wie iDEAL, Bancontact und Kreditkarte, sodass Kunden einfach über QR-Codes oder direkte Zahlungslinks bezahlen können.

Darüber hinaus hilft POM bei der Nachverfolgung offener Rechnungen, indem automatische Erinnerungen und Mahnungen versendet werden. Der Nachverfolgungsprozess wird durch maschinelles Lernen unterstützt, wodurch das Timing und die Effektivität der Erinnerungen verbessert werden. Dadurch unterstützt POM Unternehmen bei der Digitalisierung ihres Fakturierungsprozesses und der Beschleunigung von Zahlungen.

Integrationen: POM arbeitet modular und API-first und integriert sich mit verschiedenen Unternehmens- und Branchensystemen, darunter ERP-Lösungen, Versicherungssoftware, Inkassotools, Zahlungsdienstleister und Banksysteme. Auch ist die Plattform an gesellschaftliche Initiativen angeschlossen, die Zahlungsströme unterstützen. Dadurch fügt sich POM gut in bestehende Workflows innerhalb von Organisationen ein.

Preismodell: POM arbeitet mit einem jährlichen Abonnement, das auf der durchschnittlichen Anzahl der von einer Organisation pro Monat versendeten Rechnungen basiert. Abonnements beginnen bei 9,99 € pro Monat und enthalten eine feste Anzahl von Zahlungstransaktionen, mit maximalen Transaktionskosten von 0,39 € pro Zahlung.

Höhere Abonnements bieten mehr enthaltene Transaktionen und einen niedrigeren Preis pro Zahlung. Standardmäßig sind Zahlungsmethoden wie Bancontact und Payconiq enthalten, mit Auszahlung auf ein Geschäftskonto; zusätzliche Konten können gegen eine einmalige Gebühr von 99,00 € hinzugefügt werden. Das Abonnement wird jährlich in Rechnung gestellt, automatisch verlängert und kann monatlich angepasst werden.

Für wen geeignet: Große Versender von Rechnungen und Abrechnungen: Wohnungsbaugesellschaften, (Kranken-)Versicherer, Telekommunikationsunternehmen, Regierungsbehörden und andere Organisationen, die große Mengen an Rechnungen versenden. Auch geeignet für mittelgroße Unternehmen, die ihren Fakturierungsprozess digitalisieren und den Zahlungskomfort für Kunden erhöhen möchten.

Einzigartige Funktionen:

• Selbstlernendes Inkasso: POM Collect verwendet Geschäftsregeln und maschinelles Lernen für die optimale Reihenfolge, das Timing und den Kanal von Erinnerungen.
• Umfassende Analysen und A/B-Tests, um das Zahlungsverhalten und die Konversion bei Zahlungen kontinuierlich zu verbessern.

Sicherheit & Zertifizierung: Hohe Sicherheitsstandards aufgrund des Zahlungsverkehrs. Zahlungen erfolgen über eine sichere Online-Zahlungsumgebung mit vorausgefüllten Daten. POM arbeitet mit PCI-DSS-zertifizierten Zahlungsanbietern, verwendet verschlüsselte Datenübertragungen und unterstützt Multi-Faktor-Authentifizierung für den Zugang zu Portalen. Die Plattform ist DSGVO-konform; Datenschutzrichtlinien und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen sind verfügbar. In Kombination mit Mail to Pay wird nach modernen Sicherheits- und Compliance-Standards gearbeitet (wie ISO 27001/SOC-ähnliche Rahmen innerhalb der Gruppe).