Sobald Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung verkauft haben, ist es an der Zeit, eine Rechnung zu senden. Aber wie schreibt man einen guten und effektiven Rechnungsbrief?
Die meisten Zahlungsverzögerungen werden durch administrative Probleme verursacht, wie eine fehlerhafte oder unklare Rechnungsstellung. Eine gute Kommunikation mit Ihren Kundinnen und Kunden hilft, Zahlungen schneller zu erhalten und den Cashflow zu erhalten. Ein vollständiger und klarer Rechnungsbrief ist der erste Schritt in diesem Prozess. In diesem Wikieintrag geben wir Tipps zum Schreiben eines professionellen Rechnungsbriefs.
Erhalten Sie schneller Zahlungen und erhalten Sie Ihren Cashflow mit diesen Tipps!
Beginnen wir mit der Definition eines Rechnungsbriefs. Ein Rechnungsbrief wird zusammen mit einer Rechnung versendet, um die Zahlungsinformationen zu erläutern und den Schuldner zu bitten, die Rechnung innerhalb einer bestimmten Zahlungsfrist zu begleichen.
Um die Chance auf eine vorzeitige Zahlung zu erhöhen, ist es wichtig, einen klaren und professionellen Brief zu erstellen. Aber wie macht man das? Mit diesen Tipps verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie mit überfälligen und unbezahlten Rechnungen zurückbleiben.
1. Erstellen Sie eine Rechnungsvorlage
Öffnen Sie ein leeres (Word oder Pages) Dokument und erstellen Sie eine Vorlage für Ihren Rechnungsbrief, die zu Ihrem Unternehmen passt. Verwenden Sie den in Ihrem Unternehmen üblichen Tonfall, Firmennamen und Firmenlogo.
Es ist wichtig, professionell und freundlich zu sein, um sicherzustellen, dass Ihre Kundinnen und Kunden sofort bezahlen.
2. Geben Sie Ihre Firmendaten ein
Beginnen Sie mit der Eingabe Ihres Firmennamens und Ihrer vollständigen Adresse in der linken oberen Ecke. Das Standardadressformat in Belgien ist:
Name
Firmenname
Postadresse
Postleitzahl + Ortsname
Land
Fügen Sie das Datum unter diesen Informationen ein.
3. Geben Sie die Informationen des Empfängers ein
Es ist wichtig, den spezifischen Namen anzugeben, an den die Rechnung gesendet werden soll. Ihr Unternehmer strahlt Professionalität aus, wenn Sie wissen, an wen konkret die Rechnung oder Zahlungserinnerung gerichtet sein muss.
Name des Empfängers
Titel
Firmenname
Adresse
4. Beginnen Sie den Brief mit einer Einleitung
Beginnen Sie den Brief mit einer Anrede, indem Sie denselben Namen verwenden wie in der obigen Adresse. Sie können hier auch einen persönlichen Titel hinzufügen, wie Dr.
Schreiben Sie dann einen freundlichen Eröffnungssatz. Ein Beispiel könnte sein:
> Sehr geehrter Herr Kamstra,
>
> Ich hoffe, es geht Ihnen gut.
5. Kommen Sie zur Sache
Nach der Einführung schreiben Sie den Hauptteil des Rechnungsbriefs. Kommen Sie zur Sache und seien Sie so klar und prägnant wie möglich. Dadurch sieht der Empfänger oder die Empfängerin sofort, was von ihm oder ihr erwartet wird.
Wenn Sie dies nicht tun, riskieren Sie, dass der Rechnungsbrief nicht gelesen wird, was zu einer Zahlungsverzögerung führen kann.
Wenn Sie also die Chance auf eine schnellere Zahlung erhöhen möchten, seien Sie klar und prägnant! Ein Beispiel:
Anbei finden Sie [Rechnungsnummer] für [Name des Projekts]
Die Zahlung ist fällig am 10. September 2020. Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen erhalten Sie 5 Prozent Rabatt.
Bei Fragen zur Rechnung können Sie sich an [Name] unter [Kontaktdaten] wenden.
Es war mir eine Freude, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.
6. Schreiben Sie den Abschluss
Schreiben Sie einen freundlichen Schlusssatz und fügen Sie dann Ihre Unterschrift und Ihren Namen hinzu. Ein Beispiel könnte sein:
Vielen Dank im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Ihr Name]
Vergessen Sie nicht, die Anhänge am Ende des Briefes zu erwähnen. Auf diese Weise ermutigen Sie die Empfängerin oder den Empfänger, diese Anhänge zu überprüfen und Maßnahmen zu ergreifen. Ein Beispiel hierfür ist:
Anhang: Rechnung [Nummer]
Kommunikation ist der Schlüssel
Indem Sie Rechnungen konsequent in den Fokus Ihrer Kundinnen und Kunden rücken und die Kommunikation aufrechterhalten, verbessert sich das Zahlungsverhalten. Das manuelle Versenden von Zahlungserinnerungen ist jedoch ein zeitaufwändiger Prozess.
Dies gehört mit der Software von Payt der Vergangenheit an.
Payt startet automatisch einen Rechnungserinnerungsprozess, bei dem Sie die volle Kontrolle behalten – von der ersten Rechnung bis zur letzten Mahnung. Damit sparen Sie bis zu 80 % Ihrer Zeit und behalten die Kontrolle darüber, wie Ihr Rechnungsbrief aussieht und wann eine Kundin oder ein Kunde daran erinnert werden müssen. Möchten Sie mehr über eine Rechnungserinnerung erfahren? Lesen Sie hier mehr über was eine Rechnungserinnerung ist.
Was Payt einzigartig macht, ist die Kommunikationsplattform in der Software. Payt hält die Kommunikation mit Ihren Kundinnen und Kunden aufrecht, was zu einem besseren Zahlungsverhalten führt.
Sie können zu jeder Rechnung direkt kommunizieren und angemessen reagieren, wenn eine Frage oder Anmerkung zu dieser speziellen Rechnung kommt.
