Das Verwalten offener Rechnungen und das Einziehen fälliger Zahlungen kann für Unternehmen jeder Größe eine Herausforderung darstellen. Glücklicherweise können moderne Technologien und SaaS-Lösungen Unternehmen dabei helfen, Debitorenmanagement-Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Aber wie wählt man die richtige Debitorenmanagement-Software für sein Unternehmen aus? In diesem Blogbeitrag teilen wir wichtige Richtlinien und Kriterien, um Ihnen bei der Auswahl der besten Lösung zu helfen.
1. Skalierbarkeit
Ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl der richtigen Debitorenmanagement-Software ist die Skalierbarkeit der Software. Sie möchten natürlich eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Hier sind einige Fragen, die Sie stellen sollten:
- Kann die Software mit einer wachsenden Anzahl von Kunden und Transaktionen umgehen?
- Ist es einfach, zusätzliche Benutzer oder Funktionen hinzuzufügen?
- Gibt es klare Preisstrukturen für verschiedene Nutzungsebenen?
Eine skalierbare Lösung stellt sicher, dass Sie nicht ins Stocken geraten, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Wussten Sie, dass…
…wir bei Payt keine zusätzlichen Gebühren pro Benutzer erheben? Sie können also unbegrenzt Benutzer hinzufügen. Es ist auch möglich, auf Verwaltungs- und Benutzerebene verschiedene Rechte zuzuweisen. So behalten Sie die Kontrolle und jeder Finanzmitarbeiter weiß genau, was seine Aufgaben sind. Sehen Sie sich hier die Tarife von Payt an.
2. Funktionalitäten
Jede Debitorenmanagement-Software bietet eine einzigartige Sammlung von Funktionen, wobei einige umfangreicher sind als andere. Überlegen Sie genau, welche spezifischen Bedürfnisse Ihre Organisation hat. Hier sind einige Funktionen, die es wert sind, in Betracht gezogen zu werden:
- Automatisierte Nachverfolgung offener Rechnungen: Die Nachverfolgung von Rechnungen ist eine zeitaufwändige Tätigkeit. Wenn die Software automatisierte Zahlungserinnerungen sendet, können Sie bis zu 80 % Ihrer Zeit sparen. Darüber hinaus erhalten Sie Ihre Zahlungen im Durchschnitt 30-50 % schneller.
- Kundenportal/Kommunikationsportal: Ein Kundenportal ermöglicht es Ihren Kunden, ihre Rechnungen einzusehen und zu bezahlen, was das Engagement erheblich verbessern kann. Außerdem können Sie hier einfach mit Ihrem Kunden über die offenen Rechnungen kommunizieren.
- Zahlungsmethoden: Bieten Sie Ihren Kunden mehrere Zahlungsmöglichkeiten an. Damit verbessern Sie das Zahlungsverhalten erheblich. Es gibt nämlich immer eine Zahlungsmethode, die zu Ihrem Kunden passt, denken Sie an iDEAL, PayPal, Kreditkarte oder Lastschrift.
Wussten Sie, dass…
…wir bei Payt ein übersichtliches Kundenportal anbieten? Entdeckt Ihr Kunde einen Fehler auf der Rechnung? Oder besteht Bedarf an einer Zahlungsvereinbarung? Kunden können mit einem Klick auf die Schaltfläche über das Kundenportal Kontakt mit Ihnen aufnehmen. In diesem Portal sind alle Rechnungen übersichtlich aufgelistet: bezahlt und unbezahlt. Kunden können so einfach sehen, welche Rechnungen sie noch bezahlen müssen, und dies über das Kundenportal mit einem Klick auf die Schaltfläche über verschiedene Zahlungsmethoden tun. Sehen Sie sich hier alle Funktionen von Payt an.
3. Benutzerfreundlichkeit
Sie möchten natürlich nicht, dass Ihre Mitarbeiter viel Zeit damit verbringen, den Umgang mit komplizierter Software zu erlernen. Fordern Sie daher eine Demonstration der Software an, damit Sie sehen können, wie einfach es ist, zu navigieren und Aufgaben auszuführen.
Wussten Sie, dass…
…Sie in Payt auf einem übersichtlichen Dashboard sehen können, welche Angelegenheiten Aufmerksamkeit erfordern? Außerdem können Sie hier genau sehen, wie hoch der offene Saldo ist und in welcher Phase des Prozesses sich ein Kunde befindet. Entdecken Sie Payt in 1 Minute.
4. Integrationsmöglichkeiten
Achten Sie darauf, dass die neue Debitorenmanagement-Software nahtlos in bestehende Systeme integriert werden kann. Die meisten Unternehmen verwenden verschiedene Softwaretools, wie ein Buchhaltungs- oder CRM-Paket. So vermeiden Sie doppelte Dateneingaben und verbessern die Effizienz.
Wussten Sie, dass…
…die Software von Payt einfach mit mehr als 600 Buchhaltungs- und Fakturierungspaketen integriert werden kann? Sehen Sie sich hier alle Integrationen an. Ist Ihr Paket nicht dabei? Nehmen Sie dann gerne Kontakt mit uns auf. Wir schauen gerne gemeinsam mit Ihnen nach den Möglichkeiten.
5. Kundenunterstützung und Schulung
Guter Support ist von unschätzbarem Wert, insbesondere während der Implementierungsphase. Stellen Sie Fragen zur Verfügbarkeit von Kundenunterstützung und Schulung. Gibt es einen Helpdesk, den Sie kontaktieren können, wenn Sie Fragen haben? Und werden Schulungen angeboten, um Ihre Mitarbeiter mit der Software vertraut zu machen?
Wussten Sie, dass…
…Payt monatlich Webinare organisiert, um neue Benutzer in die Software einzuführen? Darüber hinaus werden Kunden regelmäßig zu einem Webinar eingeladen, in dem Payt seine neuesten Funktionen kommuniziert. Außerdem verfügt Payt über einen freundlichen und hilfsbereiten Helpdesk!
6. Sicherheit und Compliance
Der Schutz sensibler (finanzieller) Informationen ist entscheidend. Stellen Sie sicher, dass die Software alle relevanten Sicherheitsstandards erfüllt. Die Debitorenmanagement-Software muss gute Maßnahmen implementiert haben, um Datenlecks zu verhindern.
Wussten Sie, dass…
…Payt nach ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert ist? Das bedeutet, dass Payt den internationalen Standard für Information Security Management System (ISMS) erfüllt. Dieser Standard legt Anforderungen für die Einrichtung, Implementierung, Durchführung, Überwachung, Bewertung, Wartung und Verbesserung eines Information Security Management Systems (ISMS) fest. Payt ist auch nach NEN 7510 zertifiziert. Diese Zertifizierung formuliert spezifische Anforderungen an die Informationssicherheit für Gesundheitseinrichtungen. Die Kunden von Payt können also darauf vertrauen, dass Payt mit den Daten ihrer Kunden und Patienten angemessen und sicher umgeht.
7. Referenzen
Nehmen Sie sich die Zeit, Bewertungen und Erfahrungen von Kunden zu studieren, die die Debitorenmanagement-Software bereits nutzen. Diese Bewertungen werden von Benutzern geschrieben, die kein finanzielles Interesse am Verkauf der Software haben. Durch die Analyse dieses Feedbacks erhalten Sie wertvolle Einblicke in die tatsächliche Leistung und Benutzerfreundlichkeit der Software, was Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen kann. Es ist eine nützliche Quelle, um herauszufinden, wie gut die Software in der Praxis funktioniert und welche Vorteile und Herausforderungen andere Benutzer erlebt haben.
Wussten Sie, dass…
…Payt auf Trustpilot mit mehr als 800 Bewertungen eine Bewertung von 4,7 (von 5) erzielt? Lesen Sie hier die Trustpilot-Bewertungen über Payt. Außerdem hat Payt einige Kundenfälle auf der Website, zum Beispiel von Quooker, Noordhoff und Hanzehogeschool. Neugierig auf alle Referenzen?
Die Wahl der richtigen Debitorenmanagement-Software ist eine wichtige Entscheidung, die erhebliche Auswirkungen auf die finanzielle Gesundheit Ihrer Organisation haben kann. Indem Sie diesen Richtlinien folgen und gründliche Recherchen durchführen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen und von den Vorteilen profitieren, die automatisierte Debitorenmanagement-Software bietet.
