Ein automatisierter Prozess für das Debitorenmanagement, der immer funktioniert, auch wenn wir mal keine Zeit haben.
– Nando van Beek, Gründer und Inhaber von NVBIT.
Neben der Tatsache, dass Nando (rechts auf dem Foto) und Stijn van Beek (links auf dem Foto) Brüder sind, arbeiten sie auch zusammen in dem Unternehmen, das Nando 2007 gegründet hat.
Während seines Informatikstudiums gründete Nando das IT-Unternehmen NVBIT. Für die Verwaltung seines Unternehmens suchte er jemanden, der ihn unterstützen konnte, und das wurde sein Bruder Stijn, der zu diesem Zeitpunkt ein Jurastudium absolvierte und diesen Nebenjob gut mit seinem Studium kombinieren konnte. „Der Nebenjob, der mit einem Tag pro Woche begann, hat sich mittlerweile auf 5 Tage pro Woche in der Rolle des operativen Managers und Projektmanagers ausgeweitet“, erzählt Nando.
Das IT-Unternehmen aus Alkmaar ist ein MSP (Managed Service Provider), das Organisationen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, aber auch beim Umstieg in die Cloud, bei der Sicherheit und dem modernen Arbeitsplatz (Microsoft 365) unterstützt.
Zusammenarbeit als Brüder
Nando: „Die Zusammenarbeit als Familie/Brüder läuft gut. Man spricht sich leichter auf Dinge an (in beide Richtungen), vertraut sich aber auch direkt. Etwas, das bei anderen neuen Kollegen Jahre dauern würde, bis man auf demselben Niveau ist.“
Nando und Stijn empfehlen die Zusammenarbeit zwischen Brüdern und Schwestern auf jeden Fall. „Man muss sich natürlich gut verstehen und zusammenarbeiten können. Aber sonst denkt man wahrscheinlich nicht einmal darüber nach. Es ist natürlich auch einfach sehr schön und toll, als Brüder zusammenarbeiten zu können und zu dürfen.“
Alles manuell
„Bevor wir mit Payt arbeiteten, habe ich als Inhaber das Debitorenmanagement selbst und manuell durchgeführt. Ich ging, wenn ich Zeit dafür hatte, manuell die Liste der offenen Posten der Kunden durch und schickte ihnen eine E-Mail. Um diese erste Erinnerung zu verfolgen, schaute ich ein paar Wochen später in meine gesendeten Elemente, welche Kunden ich erinnert hatte und ob sie mittlerweile bezahlt hatten. Falls nötig, schickte ich ihnen dann eine zweite Erinnerung. Ein Prozess, der natürlich alles andere als ideal ist.
Außerdem hatte ich mit dem automatischen Lastschriftverfahren aufgehört. Dies lief über die Bank und musste manuell erfolgen, da die Bank keine Verbindung zu unserem Buchhaltungsprogramm hatte. Es war alles sehr umständlich und kostete mehr Arbeit, als es einbrachte.“
Offene Postenliste reduzieren
Im Februar 2019 haben sie mit Payt begonnen. „Das Ziel war es, das Debitorenmanagement zu automatisieren und die Liste der offenen Posten zu reduzieren.“ Auch ein besseres Erlebnis und eine bessere Kommunikation mit den Kunden war ein Wunsch von NVBIT. „Außerdem war es uns wichtig, das automatische Lastschriftverfahren wieder zu aktivieren, dafür hatte Payt glücklicherweise eine Verbindung.“
Kaum noch Nachsehen
Seit der Nutzung von Payt hat NVBIT kaum noch Nachsehen beim Debitorenmanagement. Nur noch die Ausnahmen. „Wir sind von 0 auf 64 automatische Lastschriften (Kunden) pro Monat gegangen. Und wir verlieren keine Zeit mehr mit Erinnerungen und der Nachverfolgung offener Posten. „Ein automatisierter Prozess für das Debitorenmanagement, der immer funktioniert, auch wenn wir mal keine Zeit haben.“ Stijn: „Unsere Kunden haben selbst den Überblick und können alles einsehen. Durch das Portal können Kunden ihre Rechnungen einsehen und darauf reagieren. Außerdem kann man in Payt unbegrenzt Benutzer hinzufügen, sodass wir jedem im Unternehmen Zugang zu Payt geben können. Auf diese Weise können wir immer sehen, was Kollegen mit dem Kunden besprochen haben. Die internen Anmerkungen sind auch sehr hilfreich als Gedächtnisstütze für einen selbst.“
Können wir ohne Payt auskommen? Nein, natürlich nicht! Es macht alles so viel einfacher, ich würde es jedem empfehlen.
