Payt erwies sich als genau das, wonach INDI suchte.

“Payt trägt in erheblichem Maße zu unserer Kundenzufriedenheit bei”, sagt Sybrand Brouwer, Direktor und Eigentümer von INDI. “Da wir Payt nutzen, erleben unsere Kunden Zahlungskomfort, können schnell und einfach Kontakt bezüglich offener Rechnungen aufnehmen und wissen genau, was sie von INDI erwarten können.” Der Direktor des E-Commerce-Unternehmens ist überzeugt, dass ein genaues Debitorenmanagement mit klarer Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil der Kundenerfahrung ist.“

Schnell und effizient

Der Service von Payt passt gut zur Geschäftsführung von INDI. Dieser Webshop für technische Teile richtet sich an Fachleute. Das Unternehmen, das erst vor vier Jahren gegründet wurde, verschickt jährlich über 80.000 Rechnungen. “Diese Zahl wächst jeden Monat”, erzählt Sybrand. Die Einführung der Plattform erwies sich als goldener Griff; es bestand ein großer Bedarf an einem schnellen Lieferanten für technische Teile auf dem Markt. “Wir operieren in einer recht traditionellen Branche, in der Großhändler normale Öffnungszeiten haben, Niederlassungen im ganzen Land betreiben und Vertreter aussenden, um Kunden über ihre Produkte zu informieren. Davon sind wir bei INDI vollständig abgewichen. Obwohl wir ein sehr kompetentes Kundenserviceteam haben, bedienen sich die Kunden selbst über unseren Webshop. Das macht uns um ein Vielfaches schneller und effizienter. Alle Bestellungen, die unsere Kunden vor 18:00 Uhr aufgeben, können am nächsten Tag vor 8:00 Uhr morgens geliefert werden.” Das E-Commerce-Geschäft von INDI erfüllt einen wichtigen Bedarf. “Servicetechniker zum Beispiel sind tagsüber damit beschäftigt, Kunden zu besuchen. Am Ende des Tages können sie die benötigten Materialien für den nächsten Tag schnell und einfach über INDI bestellen. Nachts wird ihre Bestellung an einen Ort ihrer Wahl geliefert. Einige Unternehmen haben sogar mehrere verschiedene Lieferorte. Wir liefern sogar in Servicefahrzeuge!”

Debitorenprozess automatisieren

Da INDI den Bestell- und Lieferprozess sehr niedrigschwellig gestaltet hat, kommt es vor, dass sie mehrere Bestellungen pro Woche oder sogar pro Tag vom selben Kunden erhalten.

“Als wir die Plattform von INDI entwickelten, wollten wir den gesamten Prozess digitalisieren, von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung. Wir stellten fest, dass unser Finanzpaket in Bezug auf das Debitorenmanagement nicht ausreichend war”, erzählt Sybrand.

Der Direktor wollte keinen Schritt zurückgehen und ihre Debitoren manuell verwalten. Bei solch großen Volumina war dies schließlich eine zeitaufwändige und arbeitsintensive Tätigkeit. “Wir überlegten, selbst etwas zu entwickeln, um unseren Debitorenprozess zu automatisieren, bis wir auf Payt stießen.

Die E-Commerce-Plattform hat ihr Finanzpaket, Exact, mit Payt verbunden. Rechnungen werden automatisch in Payt geladen. Wenn ein Kunde nach Ablauf des Fälligkeitsdatums seine Rechnung nicht beglichen hat, werden automatisch Erinnerungen verschickt. „Obwohl wir stark wachsen, können wir in unserem Debitorenmanagement immer noch mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern auskommen. Im Durchschnitt verbringen wir etwa 50 bis 60 Stunden pro Woche mit unserem Debitorenmanagement.“

Nahezu keine Inkassoverfahren

Die Person, die bei INDI für das Debitorenmanagement verantwortlich ist, ist Geertje Boomsma. Als Debitorenmanagerin arbeitet sie hauptsächlich mit Payt. Sie erklärt: „Bei INDI verwenden wir verschiedene Zahlungsfristen, aber die häufigste ist 30 Tage. Wenn der Kunde nicht zahlt, senden wir zwei Tage nach dem Fälligkeitsdatum eine erste Erinnerung und nach 18 Tagen die zweite. 34 Tage nach dem Fälligkeitsdatum senden wir eine dritte und letzte Erinnerung. In dieser Korrespondenz warnen wir den Kunden vor einem Inkassoverfahren.“ Dieses Inkassoverfahren führt INDI ebenfalls über Payt durch. „Dennoch kommt es selten vor, dass wir ein solches Verfahren einleiten“, erzählt Geertje. „Im Durchschnitt etwa 20 Mal pro Jahr. Das ist wirklich sehr wenig, wenn man jährlich über 80.000 Rechnungen verschickt.“

Laut Boomsma ist der strukturierte und genaue Debitorenprozess der Grund für die geringe Anzahl an Inkassoverfahren.

Auch beim Kundenservice von INDI sind sie mit Payt zufrieden. Geertje erzählt: „Durch Payt können meine Kollegen zum Beispiel herausfinden, warum eine Bestellung stockt. Das liegt dann meistens daran, dass Rechnungen zu lange offenstehen. Wenn sie eine Rechnung verloren haben, kann der Kunde seine Kopierechnung ganz einfach über Payt abrufen. Da der Kunde selbst auch Einblick in die Akte hat, spricht es sich nicht nur viel einfacher miteinander, sondern der Kundenservice kann zudem viele Fragen abfangen.“

Zufrieden mit Payt

Auch Brouwer sieht, dass der Prozess viel transparenter geworden ist und dass seine Kunden durch Payt besser zahlen.