Schnellere Zahlungen, Arbeitseinsparung und mehr Struktur im Debitorenmanagement von Mobility Service

Jeden Tag fahren etwa 3.500 Autos von Mobility Service auf den niederländischen Straßen. Das Leasingunternehmen aus Eelde bietet seinen Kunden eine passende Mobilitätslösung; von Full Operational Lease und Netto Operational Lease bis hin zum Kauf eines kompletten Fuhrparks. „Flexibilität ist typisch für Mobility Service“, erzählt Inge Mier, Finanz- & Betriebsdirektorin. „Sowohl in unseren Dienstleistungen als auch in unserem Service. Wenn ein Kunde anruft und fragt, ob wir noch am selben Nachmittag ein Auto für ihn oder sie bereitstellen können, dann machen wir das.“

Alles flexibel

Das Leasingunternehmen ist in der Flexbranche erfolgreich. „Das liegt daran, dass Unternehmen bei uns genauso einfach einen Short Lease wie einen Long Lease Vertrag abschließen können“, erklärt Inge. „Viele unserer Kunden haben ein gemischtes Personal. Solch ein Unternehmen möchte für feste Mitarbeiter einen Long Lease Vertrag, aber für das temporäre Personal einen Short Lease Vertrag abschließen.“ Diese Möglichkeit bietet nicht jedes Leasingunternehmen, und das macht Mobility Service in der Flexbranche erfolgreich. „Wir dürfen viele Zeitarbeitsfirmen zu unserem Kundenkreis zählen.“

Dass Mobility Service ein fortschrittliches Leasingunternehmen ist, zeigt sich nicht nur im Dienstleistungsangebot. Das Unternehmen war einer der ersten Kunden von Payt. „Obwohl ich damals noch nicht bei Mobility Service gearbeitet habe, weiß ich, dass Payt eine wichtige Rolle bei der Optimierung unseres Debitorenmanagements gespielt hat“, erzählt Inge. Früher machte das Unternehmen alles manuell. Alle paar Wochen druckten sie die Debitorenliste aus und riefen alle an, die die Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist beglichen hatten.

Transparent und klar

Die Finanzdirektorin, zuvor in der Buchhaltung tätig, war positiv überrascht von Payt. Sie erzählt: „Als ich bei Mobility Service anfing, arbeiteten meine Kollegen bereits ein Jahr mit der Software. Payt macht das Debitorenmanagement sehr transparent: Man sieht genau, wann die letzte Aktion war und welche kundenspezifische Folgeaktion geplant ist.“ Die direkten Kollegen von Inge arbeiten fast alle in Teilzeit und wechseln sich daher im Kontakt mit den Debitoren ab. Dank Payt verläuft dieser Kontakt dennoch reibungslos. Die Notizfunktion von Payt hilft ihnen dabei; hier kann man nämlich direkt sehen, ob ein Kollege Kontakt mit einem Kunden hatte und was vereinbart wurde. „Außerdem ist es für mich persönlich angenehm, dass man auch ein komplettes Dossier der Kommunikation mit dem Debitor aufbaut.“, erzählt Inge. Wenn ein Kunde die Rechnung nicht bezahlt und in die Endphase gelangt, landet der Fall nämlich auf dem Tisch der Finanz- & Betriebsdirektorin.

Das Online-Inkassoverfahren von Payt, das Kunden als Fortsetzung des Debitorenprozesses einsetzen können, wird von Mobility Service noch nicht so häufig genutzt. Inge: „Für uns ist es schwierig, wenn wir in eine solche Situation geraten. Unsere Kunden zahlen im Voraus. Bevor die neue Rechnung ins Haus flattert, muss die vorherige Rechnung beglichen sein. Ist das nicht der Fall und wir geraten in ein Inkassoverfahren, ergreifen wir auch andere Maßnahmen, wie die Rückforderung des Autos. Das ist natürlich nicht das, was wir wollen; man möchte den Vertrag am liebsten fortsetzen. Tatsächlich bedeutet ein Inkassoverfahren für uns das Ende der Kundenbeziehung.“

1000 Debitoren, 10 Stunden pro Woche

Neben einem strukturierten Debitorenprozess, sowohl intern als auch extern, hat Payt bei Mobility Service auch für eine erhebliche Arbeitsersparnis gesorgt. Inge berichtet darüber: „Meine Kollegen benötigen etwa zwei Stunden pro Tag für das Debitorenmanagement, das sind 10 Stunden pro Woche. Wenn man bedenkt, dass wir über 1000 Kunden haben, ist das wirklich erstaunlich wenig. Besonders angesichts der Tatsache, dass wir noch relativ viel mit unseren Kunden telefonieren. Die letzte Mahnung ist doch immer etwas weniger freundlich im Ton. Das haben wir zwar selbst so gewählt, aber bei Mobility Service ist uns die Kundenbeziehung enorm wichtig. Deshalb rufen wir unsere Debitoren immer kurz an, wenn die letzte Mahnung an den Kunden verschickt wurde. Oft ist das Nichtbezahlen einer Rechnung keine Absicht und es ist nicht selten und auffällig, dass ein bestimmter Kunde nicht zahlt. Dann möchten wir gerne persönlich den Grund dafür herausfinden. Aber wenn wir das nicht tun würden und die Software von Payt einfach ihren Lauf nehmen ließen, würde das Debitorenmanagement noch viel weniger Zeit in Anspruch nehmen.“

Perfekt für Buchhalter

Durch ihren Hintergrund hat Inge Mier viele Beziehungen in der Buchhaltung.