„Die am häufigsten gehörte Ausrede in unserer Debitorenabteilung war, dass ein Debitor die Rechnung verloren hatte.“ Heine de Bruin ist Miteigentümer von Health2Work, einem der größten Akteure im Bereich Ergonomie in den Niederlanden – und seit 2017 auch in Belgien.
Mehr Kontrolle, weniger Aufwand. Auch in Ihrer Branche.
Schnelle und sichere Rechnungsabwicklung für jede Organisation.
Schnelle und sichere Rechnungsabwicklung für Unternehmen
Sinds we Payt gebruiken, hebben onze klanten 24/7 toegang tot hun Rechnungen.
Ergonomie-Experten
Health2Work sorgt für gesunde und effiziente Arbeitsumgebungen für ihre Kunden. Das tun sie, indem sie Organisationen im Bereich Ergonomie beraten und passende ergonomische Lösungen liefern.
Die Arbeitsumgebung hat einen erheblichen Einfluss auf die Arbeitsfreude. Wir schaffen eine Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter voller Energie optimal leisten können“, so Heine. „Klarheit und No-Nonsense kennzeichnen unseren Service: Ein Mann, ein Wort. Wir hören auf die Bedürfnisse unserer Kunden und bieten gezielte Lösungen. Durch Payt können wir dieses Versprechen auch in unserem Debitorenprozess einhalten.
Debitorenprozess ist Teil der Kundenreise
Health2Work nutzt seit einigen Jahren Payt. „Unser Debitorenprozess lief nicht rund“, erzählt Heine, als wir ihn nach seiner Entscheidung für Payt fragen.
„Die Arbeiten wurden manuell ausgeführt. Das ist nun mal fehleranfälliger als ein automatisierter Prozess, egal wie gut meine Kollegen ihre Arbeit auch machen. Der Prozess stockte zu oft und Rechnungen wurden nicht rechtzeitig bezahlt. Das beeinflusste unseren Cashflow.“
Aber was Heine mindestens genauso wichtig findet, ist die Erfahrung seiner Kunden. „Der Debitorenprozess ist Teil der Kundenreise. Wir geben im Vorfeld unser Bestes, um die Kunden so gut wie möglich zu bedienen, hatten aber das Serviceniveau ‚hintenrum‘ nicht im Griff. Schade und nicht gut für die Kundenerfahrung.“
Als Health2Work mit Payt in Kontakt kam, war dem Direktor schnell klar, dass die Software einen Großteil ihrer ‚Probleme‘ lösen würde.
Nachdem Payt implementiert wurde, ging es schnell besser. Der Cashflow verbesserte sich und die Kommunikation mit Schuldnern verlief plötzlich reibungslos und strukturiert. Seit wir Payt nutzen, müssen Kunden nie mehr auf eine Kopie der Rechnung oder einen Anruf warten. Stattdessen können sie sich selbst in die Payt-Umgebung einloggen. Außerdem wissen sie genau, was sie von uns erwarten können: Vom ersten Rechnung bis zur letzten Mahnung ist unser Prozess klar, fair und perfekt optimiert.
Ein wenig Eingewöhnung
Natürlich war es für die Kollegen in der Verwaltungsabteilung eine kleine Umstellung; automatisiertes Debitorenmanagement. „Obwohl sie die volle Kontrolle behielten, fühlte es sich dennoch so an, als würden sie diese aus der Hand geben. Das verstehe ich, aber mein Motto ist: Wenn du immer das tust, was du getan hast, bekommst du auch das, was du immer bekommen hast. Das, was wir taten, reichte nicht aus.“ Durch die Prozessverbesserungen konnte Health2Work ein halbes FTE im Debitorenmanagement einsparen. Glücklicherweise erkannten die Kollegen von Heine schnell die Vorteile von Payt.
Plötzlich hatten sie Zeit für andere administrative Aufgaben. Außerdem hatte Payt einen umfassenden Implementierungsplan erstellt, wodurch die Anbindung an unser Buchhaltungsprogramm Exact reibungslos verlief und wir unser Debitorenmanagement im Handumdrehen umstellen konnten. Die Unterstützung von Payt während der Implementierung war ausgezeichnet.
