Inkassobüro beauftragen – wann ist es sinnvoll und welche Alternativen gibt es?

Wenn ein Kunde wiederholt nicht zahlt, stellt sich die Frage, ob ein Inkassobüro eingeschaltet werden sollte. Doch was genau macht ein Inkassobüro? Und gibt es kundenfreundlichere Alternativen?
In diesem Artikel erfahren Sie, wann es sinnvoll ist, ein Inkassobüro zu beauftragen, welche Schritte dabei zu beachten sind, welche Alternativen existieren und warum Sie mit Payt häufig kein Inkassobüro mehr benötigen.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was macht ein Inkassobüro genau?
2. Wann ist die Beauftragung eines Inkassobüros sinnvoll?
3. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Beauftragung eines Inkassobüros
4. Welche Alternativen gibt es zum Inkassobüro?
5. Warum Payt eine Alternative zur Beauftragung eines Inkassobüros ist
6. Häufig gestellte Fragen zur Beauftragung eines Inkassobüros

Was macht ein Inkassobüro genau?

Ein Inkassobüro ist ein Dienstleister, der im Auftrag von Gläubigern offene Forderungen einzieht. Sobald eigene Mahnungen und Zahlungserinnerungen erfolglos bleiben, kann ein Inkassobüro den Schuldner kontaktieren, um die Zahlung einzufordern.

Inkassobüros verfügen über keine hoheitlichen Befugnisse wie Gerichtsvollzieher. Sie dürfen keine Zwangsvollstreckungen durchführen oder Klagen einreichen. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, muss ein Rechtsanwalt oder Gerichtsvollzieher eingeschaltet werden.

Wann ist die Beauftragung eines Inkassobüros sinnvoll?

Die Beauftragung eines Inkassobüros ist keine erste Maßnahme, kann aber sinnvoll sein, wenn vorherige Versuche, die Zahlung zu erhalten, gescheitert sind. In folgenden Situationen sollte die Beauftragung in Betracht gezogen werden:

• Mehrere Mahnungen und Zahlungserinnerungen blieben unbeantwortet
• Die vereinbarte Zahlungsfrist ist deutlich überschritten (z. B. >30 Tage)
• Der Kunde reagiert nicht mehr auf E-Mails, Anrufe oder Briefe
• Es fehlt intern an Zeit oder Ressourcen für ein effektives Forderungsmanagement

Rechtliche Anforderungen bei Verbrauchern

In Deutschland ist es üblich, Verbrauchern vor der Beauftragung eines Inkassobüros eine Mahnung zu senden. Zwar ist eine Mahnung gesetzlich nicht zwingend erforderlich, jedoch erhöht sie die Chancen auf eine freiwillige Zahlung und zeigt, dass der Gläubiger sorgfältig handelt.

Eine korrekte Mahnung sollte folgende Punkte enthalten:

• Den genauen offenen Betrag.
• Eine klare Zahlungsfrist (z. B. 14 Tage).
• Einen Hinweis auf mögliche weitere Schritte bei Nichtzahlung.

Bleibt die Zahlung danach weiterhin aus, kann das Inkassoverfahren eingeleitet werden.

Rechtliche Anforderungen bei Unternehmen

Bei Geschäftskunden gelten andere Regeln. Sobald die Zahlungsfrist überschritten ist, befindet sich der Schuldner automatisch in Verzug, ohne dass eine Mahnung erforderlich ist (§ 286 Abs. 3 BGB). Dennoch ist es in der Praxis ratsam, auch hier zunächst eine Mahnung zu senden, um die Geschäftsbeziehung nicht zu belasten und die Erfolgschancen zu erhöhen.

Tipp: Vereinbaren Sie Zahlungsbedingungen und Verzugszinsen klar in Ihren Verträgen oder Allgemeinen Geschäftsbedingungen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Beauftragung eines Inkassobüros

Die Beauftragung eines Inkassobüros ist ein bedeutender Schritt im Forderungsmanagement. Ein strukturierter Ablauf hilft, Fehler zu vermeiden und die Erfolgschancen zu erhöhen.

Schritt 1: Überprüfung der Forderung und Kundendaten

• Stellen Sie sicher, dass die Rechnung korrekt ist (Betrag, Zahlungsfrist, Kundendaten).
• Prüfen Sie, ob die Zahlungsfrist tatsächlich überschritten ist.
• Überprüfen Sie, ob der Kunde bereits Kontakt aufgenommen oder Zahlungsprobleme gemeldet hat.

Schritt 2: Versand einer klaren Zahlungserinnerung

• Senden Sie eine schriftliche Erinnerung, sobald die Zahlungsfrist überschritten ist.
• Geben Sie den offenen Betrag, die Rechnungsnummer und eine neue Zahlungsfrist (z. B. 7 Tage) an.
• Bleiben Sie in der Kommunikation sachlich und freundlich.

Schritt 3: Versand einer Mahnung

• Wenn keine Zahlung erfolgt, senden Sie eine formelle Mahnung.
• Weisen Sie darauf hin, dass bei weiterer Nichtzahlung ein Inkassobüro eingeschaltet wird und zusätzliche Kosten entstehen können.

Schritt 4: Sammlung aller relevanten Unterlagen

• Originalrechnung und alle bisherigen Mahnungen.
• Korrespondenz mit dem Kunden.
• Verträge oder Allgemeine Geschäftsbedingungen.

Schritt 5: Auswahl eines geeigneten Inkassobüros

• Recherchieren Sie nach seriösen Inkassobüros mit positiven Referenzen.
• Achten Sie auf eine transparente Kostenstruktur und regelmäßige Berichterstattung.

Schritt 6: Übergabe des Falls an das Inkassobüro

• Übermitteln Sie alle gesammelten Unterlagen digital oder per Post.
• Vereinbaren Sie klare Bedingungen bezüglich Gebühren, Kommunikation und Erfolgsberichten.

Schritt 7: Weitere Schritte bei ausbleibender Zahlung

• Wenn das Inkassobüro keinen Erfolg hat, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden.
• In komplexen Fällen oder bei hohen Forderungen kann ein Rechtsanwalt hinzugezogen werden.

Welche Alternativen gibt es zum Inkassobüro?

Es gibt verschiedene Alternativen zur Beauftragung eines Inkassobüros:

Warum Payt eine Alternative zur Beauftragung eines Inkassobüros ist

Mit der Software von Payt automatisieren Sie Zahlungserinnerungen, Mahnungen und die Kommunikation mit Ihren Kunden. Sie behalten die volle Kontrolle über den Prozess und beschleunigen den Zahlungseingang. Sollte dennoch keine Zahlung erfolgen, können Sie direkt aus Payt heraus weitere Schritte einleiten.

Vorteile von Payt im Vergleich zu einem Inkassobüro:

• Schnellere Zahlungen: Rechnungen werden durchschnittlich 30-50 % schneller beglichen.
• Zeitersparnis: Bis zu 80 % weniger Aufwand durch automatisierte Prozesse.
• Kundenfreundlichkeit: Professionelle und transparente Kommunikation.
• Kontrolle: Sie entscheiden, wann und ob zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden.
• Zertifizierte Sicherheit: ISO 27001-zertifiziertes Datenmanagement.

Mit Payt optimieren Sie Ihr Forderungsmanagement und reduzieren die Notwendigkeit, ein Inkassobüro einzuschalten.

Neugierig, wie Payt Ihr Unternehmen unterstützen kann? Laden Sie hier unsere Broschüre herunter.

Häufig gestellte Fragen zur Beauftragung eines Inkassobüros