Rechnungsanforderungen

Die Behörde, die Sie in den Niederlanden am besten über Rechnungsanforderungen informieren kann, ist die Belastingdienst. Eine Rechnung erfüllt, laut der Belastingdienst, mindestens die folgenden Anforderungen:

• Ihr vollständiger rechtlicher Name und der des Kunden. Der Handelsname darf auch verwendet werden, wenn er in Kombination mit der Adresse und dem Wohnort bei der Handelskammer registriert ist.
• Ihre vollständige Adresse und die des Kunden. Geben Sie die Adresse an, an der das Unternehmen tatsächlich ansässig ist. Ein Postfach darf nicht verwendet werden. Eine Adresse muss aus einem Straßennamen, einer Hausnummer und einer Postleitzahl bestehen; das Land ist nicht erforderlich.
• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Dies ist die Nummer mit ‘NL’ davor. Sie finden diese Nummer in der ‘Mijn Belastingdienst’ Umgebung. Geben Sie bei steuerlichen Einheiten die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Teils an, das die Leistung erbringt.
• Falls Sie bei der KVK eingetragen sind, die KVK-Nummer.
• Das Datum, an dem Sie die Rechnung ausstellen. Dies wird oft auf der Rechnung als ‘Rechnungsdatum’ beschrieben.
• Eine Rechnungsnummer. Verwenden Sie fortlaufende Nummern für Rechnungen, mit einer oder mehreren Reihen. Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vorkommen. Ein Beispiel könnte ‘2023-0001’ sein.
• Wenn Sie Waren liefern, geben Sie deutlich an, welche Artikel geliefert wurden und in welcher Menge, wie 50 Liter Motoröl oder 10 Stück kabellose Mäuse.
• Wenn Sie Dienstleistungen erbringen, geben Sie an, welche Dienstleistungen derzeit erbracht werden und in welchem Umfang. Ein Beispiel ist “die Entwicklung einer Website mit 5 Seiten” oder “die Reinigung eines Büroraums von 200 Quadratmetern”.
• Geben Sie das Datum an, an dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, oder das Datum einer Vorauszahlung.
• Geben Sie den Betrag an, den Sie für die Waren oder Dienstleistungen verlangen, ohne Mehrwertsteuer. Wenn Sie unterschiedliche Mehrwertsteuersätze anwenden, geben Sie die einzelnen Beträge an. Falls zutreffend, geben Sie auch den Stückpreis an.
• Der Mehrwertsteuersatz, der auf die gelieferten Waren oder Dienstleistungen angewendet wird. Dies kann in den Niederlanden 21%, 9% oder 0% sein.
• Der Mehrwertsteuerbetrag. Der Betrag der Steuer auf den Mehrwert, der einem Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet ist.

An wen senden Sie die Rechnung?

Es ist ratsam, die Rechnung an die Person innerhalb der Organisation zu senden, die für die Zahlung zuständig ist. Fragen Sie, bevor Sie eine Geschäftsbeziehung mit einem Kunden eingehen, nach den Kontaktdaten. Eine einfache Frage wie “An welche E-Mail-Adresse oder Adresse kann ich die Rechnung senden?” kann dies für Sie beantworten. Fragen Sie auch nach dem rechtlichen Namen, an den die Rechnung gesendet werden soll. Dies ist ein häufiger Fehler, der beim Versenden von Rechnungen gemacht wird.

Es ist ratsam, eine gute Beziehung zu der Kontaktperson aufzubauen, die die Rechnungen bezahlt. Dies ist der erste Schritt zu einem guten Debitorenmanagement. Auf diese Weise können Sie leicht Kontakt aufnehmen, wenn bei einer Zahlung etwas schiefgeht.

Die Rechnungsnummer

Eine der Anforderungen ist eine Rechnungsnummer. Die Rechnungsnummer ist eine eindeutige Nummer, die nur einmal pro Rechnung vergeben werden darf. Sie können sich dafür entscheiden, mit einem Jahr zu beginnen, gefolgt von einer aufsteigenden Zahlenreihe. Es ist nicht erlaubt, Zahlen in der Reihe zu überspringen. Dies würde bedeuten, dass eine der Rechnungen verloren gegangen ist.

Rechnungsstellung gemäß dem Gesetz

Im Gesetz sind die Rechnungsanforderungen ebenfalls festgelegt. Wenn Sie die Rechnungsanforderungen nicht erfüllen, verstoßen Sie gegen das Gesetz. Die Belastingdienst ist nicht klar darüber, welche Folgen das Nichterfüllen der Rechnungsanforderungen von Seiten der Regierung hat.

Für den Kunden ist es ärgerlich, eine fehlerhafte Rechnung zu erhalten. Er kann die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer nämlich nicht abziehen, wenn die Rechnung fehlerhaft ist. In den meisten Fällen wird der Kunde dann auch die Rechnung ablehnen, was zu einer unbezahlten Rechnung führt. Senden Sie daher immer eine korrekte Rechnung, wenn einer Ihrer Kunden einen Fehler in den Rechnungsanforderungen entdeckt hat.

Einige Anforderungen, die im Gesetz festgelegt sind:

• Sie müssen die Rechnung am aktuellen Datum ausstellen.
• Sie müssen eine fortlaufende Nummer verwenden, um die Rechnung eindeutig zu identifizieren. Diese Nummer kann eine oder mehrere Reihen enthalten.
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, unter der Sie die Warenlieferungen oder Dienstleistungen erbringen, muss auf der Rechnung angegeben werden.
• Auf der Rechnung muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden stehen. Dies gilt in Fällen, in denen der Kunde steuerpflichtig ist oder eine Warenlieferung erhalten hat, für die er die Steuer zahlen muss.
• Stellen Sie sicher, dass der vollständige Name und die vollständige Adresse sowohl des Unternehmers als auch des Kunden auf der Rechnung angegeben sind.
• Geben Sie auf der Rechnung deutlich die Menge und die Beschreibung der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistungen an.
• Geben Sie auf der Rechnung das Datum an, an dem die Warenlieferung oder Dienstleistung stattgefunden hat oder abgeschlossen wurde.
• Fügen Sie die Vergütung für jeden Satz oder jede Befreiung auf der Rechnung hinzu. Geben Sie auch den Stückpreis ohne Steuer an.
• Der angewandte Steuersatz muss deutlich auf der Rechnung angegeben werden.
• Wenn keine besondere Regelung gilt, die die Angabe des zu zahlenden Steuerbetrags ausschließt, muss dieser Betrag auf der Rechnung stehen.
• Wenn der Kunde, der eine Leistung erhält, die Rechnung ausstellt, anstatt derjenige, der die Leistung erbringt, müssen Sie die Angabe “Rechnung ausgestellt durch den Kunden” aufnehmen.
• Im Falle einer Befreiung müssen Sie dies auf der Rechnung angeben.
• Wenn der Kunde die Steuer zahlen muss, müssen Sie die Angabe “Mehrwertsteuer umgekehrt” auf der Rechnung aufnehmen.
• Wenn Sie die Sonderregelung für Reisebüros anwenden, müssen Sie die Angabe “Sonderregelung Reisebüros” auf der Rechnung angeben.

Ein Fehler in der Rechnung

Haben Sie einen Fehler in der Rechnung gemacht? Dann ist es nicht möglich, diese zu ändern. Sie müssen nämlich immer eine eindeutige Rechnung ausstellen. Wenn Sie eine Änderung vornehmen und diese erneut senden, gehen zwei identische Rechnungsnummern mit unterschiedlichem Inhalt in Umlauf. Dies ist von der Belastingdienst nicht erlaubt.

Stornieren Sie die Rechnung und senden Sie anschließend eine neue Rechnung, um den Fehler rückgängig zu machen.

Rechnungsanforderungen der Regierung

Sie möchten eine Rechnung an die Regierung senden. Dann kann es vorkommen, dass eine Regierungsbehörde Sie auffordert, eine E-Rechnung zu senden. Bei einer E-Rechnung wird der Inhalt der Rechnung in ein digitales Format umgewandelt. Die Zentralregierung verpflichtet alle ihre Lieferanten, eine E-Rechnung zu senden. Die Rechnungsanforderungen sind bei einer E-Rechnung dieselben wie bei einer Papierrechnung.

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