1. Nehmen Sie telefonisch Kontakt auf
Es hängt von der Beziehung zu Ihrem Kunden ab, ob es sinnvoll ist, zuerst anzurufen. Das ist zum Beispiel eine gute Option, wenn der Schuldner normalerweise immer pünktlich zahlt. Durch einen Anruf wird eine persönliche Herangehensweise gewählt. Erklären Sie, dass die Rechnung noch offen ist und dass Sie anrufen, um zu fragen, ob es einen Grund gibt, warum die Rechnung noch nicht beglichen wurde. Es kann vorkommen, dass die Rechnung vergessen wurde.
2. Senden Sie eine Zahlungserinnerung per E-Mail
Senden Sie direkt nach Ablauf des Fälligkeitsdatums eine E-Mail mit einer Zahlungserinnerung. Das ist eine freundliche Art, den Schuldner daran zu erinnern, dass noch ein Betrag offen ist. Dabei ist zu erwähnen, dass der gesetzliche Zinssatz bei ausbleibender Zahlung gilt.
3. Senden Sie eine zweite Erinnerung oder Mahnung
Es gibt Unternehmen, die zunächst eine zweite Erinnerung senden, aber es ist auch möglich, eine Mahnung zu versenden. Der Begriff Mahnung zeigt, dass Maßnahmen folgen, wenn die Zahlung ausbleibt. Übrigens ist es verpflichtend, Verbrauchern eine Zahlungserinnerung zu senden, für Unternehmen gilt das nicht. Es ist jedoch freundlich, auch Geschäftspartnern eine Erinnerung zu senden.
Mahnung
Verweisen Sie in der Mahnung auf die Lieferung und die Rechnung, aber auch auf die frühere Zahlungserinnerung und setzen Sie eine Zahlungsfrist von vierzehn Tagen (Verbraucher) fest. Weisen Sie auf mögliche Inkassokosten zu Lasten des Schuldners und weitere rechtliche Maßnahmen bei ausbleibender Mahnung hin. Es wird empfohlen, die Mahnung per Einschreiben zu versenden, um einen Nachweis zu haben. Per E-Mail ist es jedoch auch möglich.
Lesen Sie hier mehr über das Versenden einer Zahlungserinnerung.
4. Fordern Sie gesetzliche Zinsen und Inkassokosten ein
Bei Nichtzahlung einer Rechnung haben Sie als Unternehmer das Recht, gesetzliche Zinsen zu fordern und Inkassokosten in Rechnung zu stellen. Die Kosten beziehen sich auf die Kosten, die Ihnen entstehen, weil ein Schuldner die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt hat. Der gesetzliche Zinssatz ist im Gesetz als Zinssatz festgelegt, der geltend gemacht werden kann, wenn ein Schuldner in Zahlungsverzug ist.
5. Vereinbaren Sie eine Zahlungsregelung
Das Vereinbaren einer Zahlungsregelung bietet möglicherweise eine Lösung, um die Rechnung dennoch, aber in Raten bezahlt zu bekommen. Es hängt von der Situation ab, ob es sinnvoll ist, eine Zahlungsregelung zu vereinbaren. Haben Sie den Verdacht, dass der Kunde dennoch nicht zahlt und die Zahlungsregelung im Grunde eine weitere Verzögerung von Folgemaßnahmen darstellt, überspringen Sie diesen Schritt.
6. Gehen Sie zu einem außergerichtlichen Inkassoverfahren über
Haben Sie alles versucht, um die Rechnung bezahlt zu bekommen und noch nichts erhalten? In diesem Fall kann Ipsum Incasso als Inkassolabel dienen. Ipsum Incasso ist das Label, das Sie für Ihre eigenen Inkassos verwenden können. Sie geben Ihr Debitorenmanagement dabei nicht aus der Hand, sondern behalten die Kontrolle über den Prozess. In diesem außergerichtlichen Inkassoverfahren werden Inkassokosten Ihrem Kunden in Rechnung gestellt und es wird – zum ersten Mal – aus dem Markenbild von Ipsum Incasso kommuniziert. So bleibt Ihre Akte vollständig, einschließlich aller Korrespondenz, die seit der ersten Rechnung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden ausgetauscht wurde. Die Ihrem Kunden in Rechnung gestellten Inkassokosten erhalten Sie direkt auf Ihr eigenes Geschäftskonto. Zum Erhalt der Kundenbeziehung könnten Sie sogar darauf verzichten, diese in Rechnung zu stellen, wenn der Kunde die Hauptsumme dennoch bezahlt. Sie bleiben in Kontrolle und Sie entscheiden. Ein Inkassobüro benötigen Sie nicht mehr.
7. Prüfen Sie, ob rechtliche Mittel eingesetzt werden können
In bestimmten Situationen stehen noch andere Optionen zur Verfügung, indem rechtliche Mittel eingesetzt werden. Zum Beispiel, wenn Waren geliefert wurden, aber noch nicht bezahlt sind. Die Rückholung dieser Waren kann den Schaden möglicherweise begrenzen. Das ist auf Basis eines Eigentumsvorbehalts möglich, der dann in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen muss. Eine andere Option ist das Recht auf Rücktritt. Dies betrifft eine gesetzliche Bestimmung, um Waren zurückzufordern, wenn die Zahlung ausbleibt.
8. Nicht einziehbare Mehrwertsteuer zurückfordern
Beim Versenden von Rechnungen berechnen Sie die Mehrwertsteuer und die erhaltene Mehrwertsteuer führen Sie an das Finanzamt ab. Was passiert mit der Mehrwertsteuer, die Sie für eine Rechnung abgeführt haben, die vom Schuldner noch nicht bezahlt wurde? Bei einer Forderung, die ganz oder teilweise uneinbringlich ist, haben Sie zu Unrecht Mehrwertsteuer gezahlt. Diese Mehrwertsteuer kann beim Finanzamt zurückgefordert werden.
9. Beantragen Sie die Insolvenz des Kunden
Es gibt noch einen Schritt, wenn Rechnungen von einem Kunden nicht bezahlt werden. In diesem Fall ist es möglich, wenn die Bedingungen erfüllt sind, die Insolvenz des Kunden zu beantragen. Sollte das Unternehmen bereits für insolvent erklärt worden sein und bleiben Rechnungen deshalb unbezahlt, ist es wichtig, die Forderung beim Insolvenzverwalter einzureichen.
10. Begrenzen Sie künftig das Risiko von Zahlungsausfällen
Haben Sie den Aktionsplan durchlaufen? Das hat Zeit gekostet. Wenn Sie künftig Rechnungen auf eine schnelle und effizientere Weise bezahlt bekommen möchten, stehen dafür verschiedene Optionen zur Verfügung. Es ist in erster Linie wichtig, das Debitorenmanagement unter Kontrolle zu bekommen. Das bedeutet, dass Sie Zeit aufwenden müssen, um Rechnungen nachzuverfolgen. Payt bietet Ihnen eine automatisierte Lösung für das Debitorenmanagement mit Nachverfolgung von Rechnungen, die Ihnen Arbeit und Zeit abnimmt. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Payt funktioniert? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.
