Was ist eine Zahlungserinnerung? Erklärung & Beispiel

Eine Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis an Ihren Kunden, dass eine offene Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Für Sie als Unternehmer ist sie ein wichtiger Bestandteil des Forderungsmanagements: Sie bleiben professionell und behalten gleichzeitig den Überblick über Ihren Cashflow. Ziel ist es, Ihre Kunden zur Zahlung zu motivieren – ohne die Kundenbeziehung zu gefährden.

Inhaltsverzeichnis:

1. Wann Zahlungserinnerung versenden?
2. Was sind die Kosten einer Zahlungserinnerung?
3. Mahnung oder Zahlungserinnerung: der Unterschied
4. Beispiele & Zahlungserinnerung Muster
5. Tipps für eine wirkungsvolle Zahlungserinnerung
6. Effizientes Forderungsmanagement mit Payt
7. Häufig gestellte Fragen zur Zahlungserinnerung

Wann Zahlungserinnerung versenden?

Eine Zahlungserinnerung wird in der Regel 3 bis 5 Werktage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung verschickt. Dabei handelt es sich um eine erste, freundliche Zahlungserinnerung. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, folgt eine zweite Erinnerung. Jede Phase hat ihren eigenen Ton und Zeitpunkt.

Erste Zahlungserinnerung

Folgende Angaben sollten enthalten sein:

• Rechnungsnummer und datum
• Fälligkeitsdatum
• Offener Betrag
• Bankverbindung oder Zahlungslink
• Versand: 3–5 Tage nach Fälligkeit

Beispieltext:
„Sehr geehrte/r [Name], laut unserer Unterlagen ist die Rechnung [Nummer] vom [Datum] noch offen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag innerhalb von 7 Tagen zu begleichen. Vielen Dank!“

Zweite Zahlungserinnerung

Wenn keine Reaktion auf die erste Erinnerung erfolgt, wird meist nach 5–7 weiteren Tagen eine zweite Erinnerung verschickt. Diese ist formeller und enthält eine klare Zahlungsaufforderung.

Beispieltext:
„Sehr geehrte/r [Name], trotz unserer ersten Erinnerung ist die Zahlung für Rechnung [Nummer] noch offen. Wir bitten Sie, den Betrag innerhalb von 5 Werktagen zu begleichen. Sollte dies nicht erfolgen, behalten wir uns weitere Schritte vor.“

Was sind die Kosten einer Zahlungserinnerung?

Zahlungserinnerung in der Regel kostenlos – insbesondere dann, wenn es sich um eine freundliche Erinnerung handelt, bevor der Schuldner offiziell in Verzug gerät. Sobald sich ein Kunde jedoch im Zahlungsverzug befindet, dürfen Gläubiger unter bestimmten Voraussetzungen Mahngebühren erheben. Diese müssen jedoch angemessen und nachvollziehbar sein – etwa für Porto oder Materialkosten.

Ein Pauschalbetrag von 2 bis 3 Euro pro Erinnerung wird von der Rechtsprechung in vielen Fällen als zulässig angesehen. Bei Geschäftskunden ist zusätzlich eine pauschale Verzugskostenpauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB) erlaubt.

Wichtig ist: Inkassokosten oder höhere Gebühren dürfen erst nach einer formellen Mahnung und bei tatsächlichem Verzug geltend gemacht werden.

Mahnung oder Zahlungserinnerung: Was ist der Unterschied?

Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es einen wesentlichen Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung. Eine Zahlungserinnerung ist als erste, freundliche Erinnerung gedacht, dass eine Rechnung noch offensteht. Eine Mahnung hingegen ist formeller im Ton, folgt meist nach ein oder mehreren Erinnerungen und kündigt häufig mögliche weitere Schritte an – wie zum Beispiel Inkassokosten oder rechtliche Maßnahmen.

Ein effektives Forderungsmanagement unterscheidet klar zwischen diesen Phasen. So weiß Ihr Kunde genau, woran er ist, und Sie behalten die Kontrolle über Ihren Cashflow.

Nachfolgend sehen Sie die Unterschiede auf einen Blick:

Beispiele & Zahlungserinnerung Muster

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine erste und eine zweite Zahlungserinnerung.

Beispiel – erste Zahlungserinnerung

Sehr geehrte Damen und Herren,

laut unserer Aufzeichnungen ist die folgende Rechnung noch offen:

[Rechnungsdetails]

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von €… auf [Bankverbindung] oder nutzen Sie den Zahlungslink in der E-Mail.

Sollten Sie die Rechnung bereits beglichen haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Unternehmen]

Beispiel – zweite Zahlungserinnerung

Sehr geehrte Damen und Herren,

leider haben wir trotz früherer Erinnerung noch keinen Zahlungseingang verzeichnet.

[Rechnungsdetails]

Bitte begleichen Sie den offenen Betrag von €… innerhalb von 14 Tagen.

Sollte die Zahlung nicht erfolgen, behalten wir uns vor, Inkassokosten und Verzugszinsen geltend zu machen.

Diese Mahnung stellt die letzte Möglichkeit dar, um eine außergerichtliche Einigung zu erzielen.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Unternehmen]

Tipps für eine wirkungsvolle Zahlungserinnerung

Eine gut formulierte Zahlungserinnerung erhöht nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden – sie stärkt auch die Beziehung zu Ihren Kunden. Mit diesen Tipps gelingt Ihnen eine professionelle und effektive.

Vorgehensweise:

• Wählen Sie einen professionellen und höflichen Ton
• Seien Sie konkret: Nennen Sie Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsfrist
• Personalisieren Sie die Nachricht mit Namen und Bezug zur erbrachten Leistung
• Fügen Sie eine klare Handlungsaufforderung hinzu
• Verwenden Sie eine eindeutige Betreffzeile, z. B.: „Erinnerung: Rechnung [Nummer] noch offen“
• Machen Sie das Bezahlen einfach: Integrieren Sie einen klickbaren Zahlungslink oder QR-Code
• Reagiert der Kunde nicht? Greifen Sie nach 3–5 Tagen zum Hörer
• Planen Sie den Versand regelmäßig ein – das schafft Struktur und Verlässlichkeit

Wenn Sie diese Tipps befolgen, wirken Ihre freundlichen Zahlungserinnerungen durchdacht und professionell.

Effizientes Forderungsmanagement mit Payt

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Häufig gestellte Fragen zur Zahlungserinnerung