Gute Kundenbeziehungen und das Einleiten eines Inkassoverfahrens scheinen im Widerspruch zueinander zu stehen. Bei der Übergabe einer unbezahlten Forderung an ein Inkassobüro hat man sich oft bereits von dem betreffenden Kunden verabschiedet. Dennoch lohnt es sich, darüber nachzudenken, wie man einerseits konsequent in Bezug auf das Eintreiben der Forderungen sein kann und andererseits die Kundenbeziehung so weit wie möglich intakt halten kann.
Die Frage, was ein Inkassoverfahren für die Kundenbeziehung bedeutet oder bedeuten könnte, lässt sich am besten beantworten, wenn wir verschiedene Ursachen für das Nichtbezahlen einer offenen Forderung durchgehen.
Ein häufiger Grund für das Nichtbezahlen ist, dass Ihr Debitor einfach nachlässig mit seiner Zahlung ist und aus irgendeinem Grund, selbst nach mehreren Erinnerungen, nicht zahlt. In diesem Fall zeigt sich, dass das Erhöhen des Drucks durch die Einschaltung eines Inkassoverfahrens den Kunden oder die Kundin oft in Bewegung bringt. Diese Bewegung besteht in der Regel darin, die Forderung einschließlich der in Rechnung gestellten Inkassogebühren zu bezahlen. Es kann auch vorkommen, dass Ihr Kunde oder Ihre Kundin in diesem Fall zwar die Hauptforderung zahlen möchte, aber die Inkassokosten nicht „akzeptieren“ will. In beiden Fällen bietet Payt einen charakteristischen Unterschied zu traditionellen Inkassobüros. Wird die Hauptforderung einschließlich Inkassogebühren bezahlt, erhalten Sie bei Payt auch die Gebühren, was Ihnen mehr Geld einbringt. Möchte der Debitor die Inkassokosten nicht zahlen, haben Sie bei Payt die Möglichkeit, in Absprache mit Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin selbst zu entscheiden, was mit den Inkassokosten geschehen soll.
In der Praxis sehen wir, dass einige Unternehmen in solchen Fällen beschließen, die Inkassokosten zu erlassen, wodurch die Kundenbeziehung nicht nur intakt bleibt, sondern durch die großzügige Geste oft sogar verbessert wird. Bei einem traditionellen Inkassobüro ist eine solche Abwägung viel heikler, da Sie diese Kosten selbst an das Inkassobüro zahlen müssen, wodurch Sie schnell etwa 15 % der Hauptforderung einbüßen. Es ist klar, dass es sich ganz anders anfühlt, wenn Sie diese Kosten aus eigener Tasche zahlen müssen, als wenn Sie sich entscheiden, auf den Erhalt der Inkassokosten zu verzichten.
In Fällen, in denen Ihr Debitor mit der Forderung oder der Zahlungsvereinbarung nicht einverstanden ist oder die Zahlung verweigert, weil die erbrachte Leistung nicht den Erwartungen entspricht, bietet ein Inkassoverfahren normalerweise nicht die richtige Antwort. In diesem Fall müssen Sie in der Regel zuerst das inhaltliche Streitgespräch, auch Disput genannt, mit Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin führen. Sollten Sie in einem solchen Fall Ihre Forderung dennoch zum Inkasso gegeben haben, bietet die Lösung von Payt einen wichtigen Vorteil.
Bei Payt ist es nämlich so, dass Sie selbst die Korrespondenz rund um das Inkassoverfahren führen, beispielsweise über das Payt-Portal. Dieser direkte Kontakt sorgt dafür, dass Sie schnell und angemessen reagieren können, wenn Sie die Forderung zu Unrecht oder vorzeitig zum Inkasso gegeben haben. Sie pausieren das Verfahren in diesem Fall einfach, klären den Streit oder setzen das Verfahren fort, wenn sich herausstellt, dass Sie tatsächlich im Recht waren. Insbesondere der direkte Kontakt sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen von Ihrem Kunden nicht als kundenunfreundliches Unternehmen wahrgenommen wird, das sich hinter einem Inkassobüro versteckt.
Darüber hinaus kann es natürlich sein, dass Ihr Kunde oder Ihre Kundin mit Liquiditätsproblemen zu kämpfen hat und daher die Zahlung Ihrer Rechnung aufschiebt. Hier werden Sie zwischen einer Zahlungsvereinbarung und dem Erhöhen des Drucks abwägen müssen, um Ihre Rechnung so hoch wie möglich auf die Zahlungsliste Ihres Debitors zu bekommen. Oft wird dies eine schwierige Abwägung sein, die von Fall zu Fall unterschiedlich ist. Payt bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Abwägung selbst zu treffen und auch hier Ihrem Debitor die helfende Hand zu reichen, etwa indem Sie die Inkassokosten erlassen, im Austausch für eine schnellere Zahlung. Sie werden sehen, dass Ihre Kundinnen und Kunden es sehr schätzen, wenn Sie auch in schwierigen Zeiten bereit sind, mitzudenken.
Schließlich kann es natürlich sein, dass aus Böswilligkeit nicht gezahlt wird. In diesem Fall besteht eigentlich keine Kundenbeziehung, und es lohnt sich daher nicht, weiter in diese zu investieren. Payt bietet hier den Vorteil, dass das Inkassoverfahren innerhalb von 30 Tagen durchlaufen wird, wodurch viel früher gemeinsam mit dem Gerichtsvollzieher die Erfolgsaussichten eines gerichtlichen Verfahrens in Betracht gezogen werden können.
So sehen Sie, dass der Einsatz einer intelligenten und durchdachten Inkassolösung wie der von Payt einen guten Beitrag zum Erhalt Ihrer Kundenbeziehung leisten kann.
