„Payt diszipliniert Debitoren“, findet Arjan Schipperus, Geschäftsführer von RS Finance. Seit etwa zwei Jahren nutzt er mit seinem Buchhaltungsbüro Payt. „Debitoren wissen, dass sie immer eine Erinnerung nach 30 Tagen erhalten. Durch die strikte Nachverfolgung und klare Kommunikation ist der Start eines Inkassoverfahrens keine leere Drohung, sondern ein logischer nächster Schritt in einem Standardprozess.“ Das ist genau der Grund, warum RS Finance Payt nicht nur für die eigenen Debitoren eingesetzt wird, sondern auch für die Debitoren der Kundinnen und Kunden. „Payt ist ein Werkzeug, um Debitoren zu disziplinieren und sicherzustellen, dass sie die offenen Rechnungen ordentlich und pünktlich bezahlen.“
Ich möchte auch, dass meine Rechnungen pünktlich bezahlt werden
RS Finance: Buchhaltung für den IT-Sektor
Dass RS Finance Payt nutzt, ist kein Zufall. Das Amsterdamer Unternehmen steht für Innovationsgeist, Neugier auf smarte Softwarelösungen und die Leidenschaft, Unternehmern den Weg zu besseren Entscheidungen zu ebnen. „Wir wollen das iPhone unter den Buchhaltungsbüros werden – mit Technologie, die einfach und für jeden zugänglich ist.“
Als modernes Buchhaltungsunternehmen entwickelt RS Finance kontinuierlich neue Wege, um KMU effizienter zu unterstützen. Der Fokus liegt dabei auf intelligenten Tools, die Unternehmern Transparenz und tiefere Einblicke in ihre Geschäftszahlen ermöglichen. „Darüber hinaus stellen wir ein Expertenteam aus Buchhaltern, IT-Beratern, Steuerexperten, Lohnbuchhaltern und HR-Consultants bereit, das Unternehmern hilft, diese Zahlen zu interpretieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Unser Antrieb ist der Erfolg unserer Kunden“, betont Arjan Schipperus stolz.
„Wir beschäftigen uns intensiv mit der Branche des Kunden und suchen gezielt nach den besten Cloud-Lösungen. Payt ist dabei für jede Branche die ideale Lösung für den letzten entscheidenden Schritt: das Debitorenmanagement“, betont Schipperus. „Gerade in diesem Bereich bleibt oft viel Geld liegen. Unternehmen kommen häufig mit der Bitte auf uns zu, sie bei Finanzierungsanträgen zu unterstützen. Unsere Antwort lautet dann oft: ‚Werfen Sie zuerst einen kritischen Blick auf Ihr Debitorenmanagement. Sie möchten Kapital beschaffen – aber was können Sie selbst dafür tun? Wie hoch ist Ihr offener Forderungssaldo?‘ Mit einem effizienteren Forderungsmanagement können viele Unternehmen ihre Liquidität deutlich verbessern.“
Payt: Verwaltungsumgebung für Buchhaltungsbüros
„Da wir Unternehmer gezielt für die Bedeutung eines effektiven Debitorenmanagements sensibilisieren, werden wir oft gefragt, ob wir diesen Bereich direkt für sie übernehmen. Das bieten wir nicht an, aber wir haben nach einer smarten Online-Lösung gesucht – so sind wir auf Payt aufmerksam geworden“, berichtet der Geschäftsführer von RS Finance. „Damals war Payt ideal für einzelne Unternehmen, aber weniger für ein Büro wie RS Finance geeignet, da wir das Debitorenmanagement aller unserer Kunden zentral in einer einzigen Plattform verwalten wollten. Diese Funktion gab es zu dem Zeitpunkt noch nicht. Nachdem wir unseren Bedarf bei Payt angesprochen hatten, entwickelten sie gemeinsam mit uns diese Verwaltungsumgebung.”
RS Finance begleitete den Entwicklungsprozess aktiv, erinnert sich Schipperus: „Wir haben unsere Expertise eingebracht, die Software getestet und Feedback zu neuen Funktionen geliefert. Dank unseres IT-Hintergrunds kennen wir die Chancen und Herausforderungen in der Softwareentwicklung genau – ein entscheidender Vorteil für unsere erfolgreiche Zusammenarbeit.“
Debitorensaldo um 45 % reduziert
Mithilfe von Payt hat RS Finance den Debitorensaldo um 45 % reduziert. „Das ist wirklich ein hoher Prozentsatz, vor allem wenn man bedenkt, dass wir eine wachsende Organisation sind“, betont Schipperus. Der größte Vorteil von Payt ist für ihn, dass die Software das Gespräch mit den Kundinnen und Kunden ermöglicht. „In neun von zehn Fällen ist eine unbezahlte Rechnung kein Unwille, sondern es spielt etwas anderes eine Rolle. Der Kunde kann die Rechnung eventuell nicht bezahlen. Der Einsatz eines Inkassodienstes ist in einer solchen Situation ein Eingriff, der die Kundenbeziehung erheblich stört und sogar gefährdet. Viel konstruktiver ist es, das Gespräch mit dem Debitor zu suchen und herauszufinden, was los ist. In der Aufnahme dieses Gesprächs unterstützt uns die Software von Payt. Einerseits, weil der Debitor aufgrund der Konsequenz im Prozess weiß, dass er innerhalb kurzer Zeit eine Mahnung erwarten kann, wenn er nicht sofort Kontakt aufnimmt, um beispielsweise eine Zahlungsvereinbarung zu treffen. Andererseits, weil mit der eingebauten Kommunikationsplattform auf Rechnungsebene einfach mit Debitoren kommuniziert werden kann.“
Niedrig hängende Früchte und die 80-20 Regel
Dass das Debitorenmanagement in vielen Organisationen zu wenig Aufmerksamkeit erhält, bemerkt auch Arjan Schipperus: „Nicht selten sehen wir, dass sich Debitorenteams auf die ‚niedrig hängenden Früchte‘ konzentrieren. Die Rechnungen, die einfach einzutreiben sind, erhalten die meiste Aufmerksamkeit. Die schwierigen Debitoren, die strukturell nicht zahlen, landen unten im Stapel. Da greift wirklich die bekannte 80-20 Regel: Diese 20 % unter den zahlenden Debitoren belasten den Cashflow einer Organisation enorm und verursachen 80 % der Außenstände. Diese Debitoren schrecken erst auf, wenn sie eine Mahnung im Briefkasten haben. Nutzt ein Unternehmen Payt, dann wissen Debitoren, dass sie nach einer zweiten Erinnerung stets eine Mahnung mit einem Betrag an Inkassokosten erwarten können. Diese Kontinuität im Prozess sorgt dafür, dass man die Erwartungen seiner Debitoren managen kann. Man wird sehen, dass Rechnungen plötzlich viel schneller bezahlt werden.“
Vorteil für RS Finance
„Obwohl wir unseren Kunden immer eine breite Palette an Software vorstellen, ist Payt die einzige Lösung, die wir nachdrücklich empfehlen. Nicht nur, weil es unseren Kunden hilft, schneller Rechnungen einzutreiben“, erklärt Schipperus. „Um die Software nutzen zu können, müssen unsere Kunden ihre Buchhaltung in Ordnung haben. Payt ist dadurch auch ein Ansporn für Unternehmen, ihre Buchhaltung täglich in Ordnung zu halten. Das sorgt wiederum dafür, dass wir unsere Arbeit besser machen können.“
