Es mag vielleicht seltsam klingen, aber als Unternehmer bist du maßgeblich für das Zahlungsverhalten deiner Kunden verantwortlich. Wenn du eine strikte Debitorenpolitik verfolgst, zahlen Kunden erheblich schneller, als wenn du eine „lockere“ Politik verfolgst. Viele Unternehmer denken, dass sie mit einer strikten Debitorenpolitik die Beziehung zu ihren Kunden aufs Spiel setzen. Payt gibt dir Tipps, wie du auf kundenfreundliche Weise dennoch schnell deine offenen Rechnungen verwalten und einziehen kannst.
1. Digital fakturieren
Fast 50% der Unternehmer im Mittelstand erhalten Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt. Eine der größten Verbesserungen, die sie umsetzen können, ist digital zu fakturieren. Papierbasierte Rechnungen passen in einem digitalen Zeitalter einfach nicht mehr in die Routine von Menschen und Unternehmen. Es ist zu umständlich; eine Papierrechnung kommt mit der Post (die schon einen Tag – und wenn man Pech hat, länger – braucht), landet auf einem Stapel, um irgendwann eingescannt und dann im Zahlungsprogramm verbucht zu werden. Dieses Einscannen ist ein zusätzlicher Schritt, der leicht um ein paar Tage verschoben werden kann – wenn die Rechnung nicht ganz vergessen wird. Das digitale Versenden ist in einem digitalen Zeitalter für Unternehmer daher ein absolutes Muss.
2. Gewähre Skonto
„Bei Zahlung innerhalb von x Wochen nach Rechnungsdatum erhältst du x% Skonto“. Skonti; man sieht sie immer häufiger und das nicht ohne Grund. Es funktioniert nämlich hervorragend. Du belohnst das gute Zahlungsverhalten deiner Kunden und sie müssen dafür nur eine sehr einfache Handlung vornehmen: schnell verbuchen. Der Vorteil wirkt in beide Richtungen. Da eine Partei schnell zahlt, hast du weniger Zinsverlust. Dieser Vorteil plus die Zeit und Kosten, die mit dem Versenden von Mahnungen verbunden sind, wiegen die Kosten, die du machst, absolut auf.
3. Führe ein striktes Debitorenmanagement
Die beste Methode, um Rechnungen schnell bezahlt zu bekommen, ist jedoch einfach ein striktes Debitorenmanagement. Das bedeutet, dass du eine klare Zahlungsfrist festlegst und diese dann auch durchsetzt. Ist deine Zahlungsfrist 14 Tage und hat dein Kunde nach Ablauf dieser Frist noch nicht bezahlt, sende dann direkt am fünfzehnten Tag nach Rechnungsdatum eine Zahlungserinnerung. Einige Unternehmen zahlen standardmäßig erst nach einer ersten Erinnerung, also mache deine Zahlungsfrist nicht zu lang. Gib in deiner Erinnerung deutlich an, dass es sich um eine Erinnerung handelt. Die Rechnung könnte dem Kunden schließlich entgangen sein.
Nach der ersten Erinnerung kannst du dich für eine zweite Erinnerung oder direkt für eine Mahnung entscheiden. Die meisten Menschen finden es etwas zu früh für eine Mahnung und entscheiden sich daher für eine zweite Erinnerung, die etwas strenger im Ton ist. Sende die zweite Erinnerung nicht später als zwei Wochen nach der ersten Erinnerung und fordere deinen Kunden auf, innerhalb von fünf Werktagen zu zahlen. Zahlt dein Kunde auch nach der zweiten Erinnerung nicht, kannst du ganz einfach ein Inkassoverfahren einleiten. Der große Vorteil eines strikten Debitorenmanagements ist, dass du zeigst, dass du am Ball bleibst und die Rechnung dir wirklich nicht entgeht.
4. Automatisiere dein Debitorenmanagement und Inkassoverfahren
Entscheidest du dich dafür, dein Debitorenmanagement zu automatisieren, werden deine Rechnungen und Erinnerungen automatisiert versendet. Da Payt mit mehr als 650 verschiedenen Buchhaltungspaketen verknüpft ist, passt die Software nahtlos zu deinem bestehenden Buchhaltungspaket. Außerdem kannst du alle Präferenzen in Bezug auf dein Debitorenmanagement selbst einstellen. So kannst du:
- selbst bestimmen, nach wie vielen Wochen du eine Erinnerung versenden möchtest. Die Software überprüft, ob die Zahlung in diesem Zeitraum erfolgt ist. Ist dies nicht der Fall, wird automatisch eine erste und – falls erforderlich – eine zweite Erinnerung versendet.
- einfach über (offene) Rechnungen über die Payt-Plattform kommunizieren. Die Zahlungserinnerungen enthalten einen Link, mit dem dein Kunde den offenen Betrag direkt über beispielsweise iDEAL begleichen kann.
- den Prozess pro Kunde zwischenzeitlich stoppen oder pausieren. Hat der Kunde Kontakt mit dir aufgenommen oder gibt es eine andere Situation, warum du vorübergehend keine Erinnerungen mehr versenden möchtest? Dann pausierst oder stoppst du den Debitorenprozess mit einem Knopfdruck.
- einfach und schnell Zahlungsvereinbarungen festlegen und überwachen.
Und hat ein Kunde nach dem Erinnerungszyklus immer noch nicht bezahlt? Dann startet Payt automatisch ein außergerichtliches Inkassoverfahren, ohne Einschaltung eines Inkassobüros. Beginne noch heute mit der Verbesserung deines Debitorenmanagements!
