Ein positiver Cashflow ist für Unternehmen sehr wichtig. Schließlich gilt es, die täglichen Kosten zu decken, das Personal zu bezahlen und Kredite zurückzuzahlen. Wenn das Geld langsamer hereinkommt, als es ausgegeben wird, kann es sehr schwierig sein, ein Unternehmen wachsen zu lassen. Oder schlimmer noch, es kann eine Organisation in finanzielle Schwierigkeiten bringen, was zu viel Stress führt. Eine gute Lösung hierfür ist die Kontrolle der DSO (Days Sales Outstanding). In diesem Artikel werden wir darauf eingehen, was DSO ist, wie man diesen Faktor berechnet, warum er ein wichtiger KPI ist und wie man ihn verbessern kann.
Was ist DSO?
Die DSO sind in der Welt des Kreditmanagements das am häufigsten verwendete Messinstrument. Die Bedeutung von DSO ist Days Sales Outstanding oder Daily Sales Outstanding. Dahinter verbirgt sich eine finanzielle Kennzahl, die Ihnen sagt, wie gut Debitoren zahlen. Andere Begriff für DSO sind Debitorenumschlagshäufigkeit oder Debitorentage.
Wofür steht DSO?
Die DSO-Berechnung zeigt, wie lange es dauert, bis ein Unternehmen die Zahlung einer Rechnung erhält, nachdem eine Dienstleistung oder ein Produkt geliefert wurde. Dies wird oft monatlich berechnet, um die wertvollen Daten über einen bestimmten Zeitraum zu analysieren. Eine effektive Methode ist, diese auf einer Trendlinie zu verfolgen, Monat für Monat. Auf diese Weise wird deutlich, welche Veränderungen sich in der Fähigkeit Ihres Unternehmens ergeben, offene Rechnungen einzuziehen. Hierauf können Sie dann effektiv reagieren.
Was ist mit der Debitorenumschlagshäufigkeit gemeint?
Mit den DSO ist auch die Debitorenumschlagshäufigkeit gemeint. Diese Kennzahl gibt an, wie schnell ein Debitor zur Zahlung übergeht. Je niedriger diese Kennzahl ist, desto schneller zahlt der Debitor und desto größer ist die Liquidität Ihres Unternehmens.
Wie berechnet man die durchschnittliche Zahlungsfrist?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Debitorentage zu berechnen. Sie können die DSO über einen bestimmten Zeitraum berechnen. Viele Unternehmen tun dies monatlich oder jährlich. Aber verschiedene Berechnungen liefern unterschiedliche Ergebnisse. Wenn Sie die DSO beispielsweise monatlich berechnen, kann die Zahl ein verzerrtes Bild geben. In umsatzstarken Monaten weisen die DSO in der Regel einen hohen Wert aus, während sie in umsatzschwächeren Monaten oft ein zu positives Bild vermittelt. Auch eine außergewöhnlich hohe Rechnung mit einer längeren Zahlungsfrist kann zu einem verzerrten DSO-Wert führen. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Formeln an die Hand, um Ihre Debitorentage zu berechnen.
Die DSO-Formeln
Es gibt mehrere Formeln, um die Debitorentage zu berechnen.
Die DSO-Formel für einen Monat:
(Der offene Gesamtbetrag am Ende des Monats / Monatsumsatz) * 30 Tage
Die DSO-Formel für ein Jahr:
(Der offene Gesamtbetrag am Ende des Jahres / Jahresumsatz) * 365 Tage
Days Sales Outstanding Beispielberechnung
Wir geben ein Beispiel. Ende Juni beträgt der Gesamtbetrag Ihrer offenen Rechnungen 80.000 €. Ende Juli sind es 60.000 €.
Um den Gesamtwert Ihrer Verkäufe zu berechnen, können Sie den Verkaufsumsatz in einem bestimmten Zeitraum nehmen. Wenn es hier viele Schwankungen gibt, wird auch Ihr DSO-Wert schwanken. Nehmen wir also für unsere Beispiel an, dass Ihr Umsatz im Juni 88.000 € und im Juli 40.000 € beträgt. Dann berechnen sich Ihre DSO wie folgt:
Im Juni: 80.000 € / 88.000 € * 30 Tage = 27,3 Tage
Im Juli: 60.000 € / 40.000 € * 31 Tage = 46,5 Tage
Für ein Unternehmen mit diesen Umsatzschwankungen ist es klüger, den durchschnittlichen Monatsumsatz über 12 Monate zu verwenden. Die Debitorentage-Kennzahl-Formel lautet:
Der offene Geamtbetrag oder Debitorensaldo / (Jahresumsatz / 12) * Zeitraum in Tagen
Was ist ein guter DSO?
Im Allgemeinen wird ein DSO unter 45 als niedrig angesehen und ein DSO über 45 Tage als hoch. Aber das hängt sehr vom Unternehmenstyp und der Unternehmensstruktur ab. Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Durchschnittswerte für ihre DSO. Ein niedriger DSO in einer Branche kann also ein hoher in einer anderen sein. Liegt die durchschnittliche Zahlungsfrist Ihrer Kreditoren über Ihrem DSO? Dann können Sie Probleme mit dem Cashflow bekommen. Es ist also wichtig, den DSO zu berechnen und zu verfolgen.
Was ist die Bedeutung eines guten DSO?
Ein niedriger DSO ist gut für jedes Unternehmen und ein hoher DSO unerwünscht. Ein hoher DSO bedeutet nämlich, dass ein Unternehmen seine Produkte oder Dienstleistungen auf Kredit verkauft, und dies kann zu Cashflow-Problemen führen. Viele unbezahlte Rechnungen sind jedoch mit zunehmenden Risiken konfrontiert; je länger die Wartezeit auf eine Zahlung, desto größer das Risiko eines Zahlungsausfalls. Darüber hinaus hat ein niedriger DSO wichtige Vorteile für jedes Unternehmen. Unternehmen mit einem niedrigen DSO haben den höchsten Cashflow und kein Kreditrisiko. Sie sind dadurch attraktiver für Kreditgeber, Geschäftspartner und potenzielle Investoren, da das Risiko geringer ist.
Wie kann man den DSO am besten verfolgen?
Wie bereits besprochen, ist es wichtig, den DSO zu berechnen und zu verfolgen, um die Kontinuität Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie dies gut verfolgen können.
Tage für überfällige Rechnungen in Excel berechnen
Zuerst können Sie die Anzahl der verstrichenen Tage in Excel berechnen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie wissen möchten, wer mit der Zahlung seiner Rechnungen im Verzug ist. Hier können Sie dann direkt Maßnahmen ergreifen, um eine Rechnung so schnell wie möglich bezahlt zu bekommen. Um zu berechnen, wie viele Tage zwischen dem Rechnungsdatum und dem heutigen Datum vergangen sind, können Sie die HEUTE-Funktion in Excel verwenden. Der erste Schritt besteht darin, in Spalte A alle Rechnungsdaten einzutragen. In Spalte B können Sie dann die Formel: HEUTE()-A1 eingeben. Diese können Sie dann für die anderen Daten durchziehen. Diese Zahlen geben ein klares Bild davon, welcher Debitor die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen überschritten hat. So wissen Sie genau, wo Sie Maßnahmen ergreifen müssen. Dies ist jedoch eine zeitaufwändige und ineffiziente Tätigkeit.
DSO in Debitorenmanagement-Software verfolgen
Sie können viel Zeit und Energie sparen, indem Sie den DSO in Debitorenmanagement-Software verfolgen und verbessern. Durch das automatische Nachverfolgen von Rechnungen, das Anbieten verschiedener Zahlungsmethoden und den konsistenten Dialog mit Debitoren können Sie die DSO mit Debitorenmanagement-Software erheblich senken. Auf der Payt Plattform können Sie auf einen Blick sehen, wie sich Ihr DSO-Wert entwickelt (siehe Abbildung 1).
Abbildung 1. Der Bericht über das Zahlungsverhalten und DSO in Payt
Wie kann man die DSO verbessern?
Ein niedriger DSO-Wert ist also gut für ein Unternehmen. Aber wie sorgt man dafür, dass die DSO besser werden? Wir geben Tipps, um die DSO zu senken:
- Es ist wichtig, Kunden direkt nach der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung zu fakturieren, um früher bezahlt zu werden. Die Zahlungsbereitschaft ist nämlich am größten direkt nach der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung.
- Seien Sie sehr genau und spezifisch in Ihrer Rechnung. So vermeiden Sie Fragen über den Inhalt der Rechnung und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass die Rechnung auf einen Stapel für später gelegt wird. Auch sinkt dadurch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie ständig neue Rechnungen verschicken oder an Zahlungen telefonisch erinnern müssen.
- Stellen Sie sicher, dass es für Ihre Kundinnen und Kunden so einfach wie möglich ist, Ihre Rechnungen zu bezahlen. Für wiederkehrende Rechnungen ist es praktisch, Lastschriften zu verwenden. Es ist auch sehr effektiv, Zahlungsmethoden wie einen WERO-Button zu Ihren Rechnungen hinzuzufügen. Sie werden sehen, dass Sie viel schneller bezahlt werden. Nicht nur Verbraucher nutzen diese Zahlungsmethoden. Auch Unternehmen nutzen sie zunehmend. Der Rekord für die schnellste Zahlung an der Hanzehogeschool Groningen liegt bei 17 Sekunden nach dem Versenden der Rechnung mit einem iDEAL-Button auf der Rechnung.
- Stellen Sie sicher, dass Sie auf eine effiziente und effektive Weise mit Ihrem Kunden in Kontakt bleiben. Sollten dennoch Unklarheiten beim Kunden entstehen, stellen Sie sicher, dass der Kunde sehr einfach Kontakt aufnehmen kann. Gibt es dennoch einen Fehler auf der Rechnung oder kann der Kunde den Betrag nicht auf einmal bezahlen? Dann möchten Sie schnell reagieren können, um dies zu lösen, zum Beispiel durch automatisch eine Zahlungsvereinbarung zu treffen. Je einfacher dies für Ihren Kunden ist, desto eher werden Sie bezahlt.
- Zahlt der Kunde die Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist? Folgen Sie der Rechnung dann sofort, indem Sie automatisch Erinnerungen zu festgelegten Zeiten senden. Dadurch bleibt die Zahlung bei Ihrem Kunden im Vordergrund. Das Nichtbezahlen von Rechnungen ist oft keine Absicht, aber es ist wichtig, am Ball zu bleiben.
- Nutzen Sie eine Kreditprüfung. Damit untersuchen Sie, wie zuverlässig Ihre (zukünftigen) Kunden sind. Indem Sie die Kreditwürdigkeit Ihrer Debitoren im Auge behalten oder im Voraus überprüfen, stellen Sie sicher, dass Ihre DSO im Gleichgewicht bleibt.
Kritik an der DSO-Berechnung
Obwohl die DSO-Berechnung von vielen Unternehmen verwendet wird, gibt es auch Kritik an dieser Kennzahl als Maßstab für die Unternehmensleistung. Der Grund dafür ist, dass der DSO-Wert alles in einen Topf wirft. Das bedeutet, dass der Durchschnitt von großen und kleinen Beträgen, guten und schlechten Zahlern sowie langen und kurzen Zahlungsfristen genommen wird. Es wird dabei keine Verbindung mit der finanziellen Gesundheit des Portfolios hergestellt und dadurch kann sich der DSO-wert schnell ändern. In bestimmten Fällen ergibt dies also ein zu positives Ergebnis und in anderen Fällen ein zu negatives Ergebnis. Sie sind nicht sicher, dass, wenn ein Kunde heute pünktlich zahlt, er oder sie dies auch beim nächsten Mal tun wird. Die DSO sagen also wenig über die Zukunft des Zahlungsverhaltens aus.
Zu berücksichtigende Aspekte
Wie wir bereits erwähnt haben, benötigen Unternehmen einen positiven Cashflow, um ihr Geschäft zu führen. Viele Cashflow-Probleme können durch eine gute Strategie vermieden werden. Für das Fortbestehen Ihres Unternehmens ist es daher sehr wichtig, das Kreditmanagement gut zu organisieren. Eine DSO-Verbesserung bietet dabei eine gute Lösung. Erhalten Sie Kontrolle über Ihr Debitorenmanagement und sorgen Sie für schnellere und einfachere Zahlungen.
