216 Accountants: Kunde und Certified Partner von Payt

Der Arbeitsprozess von 216 Accountants

Das traditionelle Geschäftsmodell in der Buchhaltung konzentriert sich auf Compliance-Dienstleistungen. Das bedeutet, dass einmal im Jahr rückblickend geprüft wird, ob das Unternehmen konform gehandelt hat. Richard Smid: „Der Mehrwert, den Kunden aus den Compliance-Dienstleistungen ziehen, ist begrenzt. Um den Kunden wirklich gut bedienen zu können, müssen wir uns viel mehr auf das Verwaltungsdossier konzentrieren anstatt auf das Zusammenstellungsdossier.“

216 Accountants ist das ganze Jahr über viel mehr mit ihren Kunden beschäftigt. Sie ziehen die Arbeiten, die im traditionellen Modell oft viel mehr am Ende des Jahres stattfinden, nach vorne. Richard: „Wir legen den Fokus auf die Verwaltung unserer Kunden, sodass wir mit unseren Kunden über aktuelle Daten sprechen und nicht über Daten aus der Vergangenheit“. „Wir stellen fest, dass wir eine ganz andere Art von Gespräch mit unseren Kunden führen. Wir bekommen zum Beispiel immer häufiger die Frage, ob wir ihnen auch beim Debitorenmanagement helfen können.“

Automatisierung hat hohe Priorität

„Unsere Arbeitsweise erfordert Automatisierung. Und Standardisierung ist die Grundlage dafür, denn ohne Datenstandardisierung kann man auch seine Arbeitsprozesse nicht automatisieren“, erzählt Richard. Deshalb haben sie nach einem Partner gesucht, der zu ihrer Philosophie passt und ebenfalls großen Wert auf Automatisierung legt. Richard: „So sind wir bei Payt gelandet. In Sachen Automatisierung ist Payt wirklich führend auf dem Markt!“

Von Schattenlisten in Excel zu einem effizienten System

Die Finanzabteilung von 216 Accountants läuft jetzt vollständig über Payt. „Davor haben wir ein anderes System verwendet, mit dem wir nicht sehr zufrieden waren. Einerseits war es ein sehr teures Paket und andererseits nicht sehr benutzerfreundlich. Man merkte, dass dennoch Schattenlisten in Excel geführt wurden. Und das funktionierte einfach nicht“, so Richard. „Payt arbeitet viel effizienter und ist viel benutzerfreundlicher, wodurch wir viel Überblick haben. Unser Verwaltungsmitarbeiter macht es jetzt einfach nebenbei.“

Über die Ergebnisse, die 216 Accountants bereits mit Payt erzielt hat, ist Richard ebenfalls sehr zufrieden. „Wir sehen in unserer eigenen Verwaltung, dass seit der Nutzung von Payt das DSO wirklich zurückgeht. Das können wir sehr gut nachverfolgen und leicht in unserer Payt-Verwaltung sehen.“ „Und wenn man selbst die Vorteile sieht und die Software gut versteht, kann man sie auch viel leichter an den eigenen Kunden verkaufen.“

Payt Certified Partner

216 Accountants ist neben Kunde auch Certified Partner von Payt. „Weil wir die Compliance-Dienstleistungen sehr effizient anbieten können, bleibt uns viel mehr Zeit, um uns unseren Kunden zu widmen. Dadurch führen wir ein paar Mal im Jahr Gespräche über die Echtzeitdaten des Kunden und erhalten immer häufiger die Frage, ob wir ihnen beim Debitorenmanagement helfen können.“ 216 Accountants glaubt daran, damit wirklich einen Mehrwert für ihre Kunden zu bieten.

Wenn man an den veralteten Arbeitsprozessen festhält, kann man zwar sagen, dass man Berater ist, aber man ist es dann nie in optimaler Form.

Richard: „Durch die Zusammenarbeit mit Payt müssen wir selbst nicht die Experten im Bereich Debitorenmanagement sein, können aber dennoch zusammen mit Payt unseren Kunden bedienen, onboarden und für die Software begeistern. Wir können das gesamte Debitorenmanagement für unseren Kunden in Payt übernehmen oder sie nur über die Software beraten. Die Wahl liegt beim Kunden.“

Was Richard sehr angenehm findet, ist, wie die Zusammenarbeit mit Payt verläuft. Dabei geht es nicht nur darum, Software zu liefern, sondern es wird auch tatsächlich sofort Service geleistet. „Mit einem Anruf können wir Support von Payt erhalten. Letzte Woche hatten wir noch einen Fall bei einem unserer Kunden, bei dem Aziz von Payt zusammen mit uns eine Demo der Software gegeben hat. Dieser Kunde war ebenfalls begeistert und konnte sofort geonboardet werden.“

Die Kunden von 216 Accountants reagieren im Allgemeinen sehr positiv. Sie sind oft überrascht über die Möglichkeiten des Pakets. Richard: „Wir sehen oft im KMU-Bereich, dass Kunden sehr erstaunt sind über die Zeitersparnis, die sie erzielen. Sie sehen, wie viel Zeit sie in den Abendstunden übrig haben, in denen sie solche Aufgaben normalerweise erledigen mussten. Das läuft jetzt vollständig automatisiert.“ Das spart sehr viel Zeit. „Das hätte ich viel früher machen sollen“ ist daher etwas, das 216 Accountants oft von ihren Kunden hört.