Zahlungsbedingungen sind eine Gruppe von Vereinbarungen zwischen Ihnen und Ihrem Kunden über die Begleichung der Kosten für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Daher ist es wichtig, dass diese Bedingungen sowohl vollständig als auch verständlich für beide Parteien sind. Payt gibt Ihnen gerne einige nützliche Tipps, um klare Zahlungsbedingungen zu erstellen.
Warum sind Zahlungsbedingungen wichtig?
Zahlungsbedingungen sind wichtig, weil sie klar festlegen, wie und wann Rechnungen bezahlt werden müssen. Aus diesem Grund sehen wir einige Gründe, warum die Zahlungsbedingungen wichtig sind:
- Schutz: Zahlungsbedingungen bieten Schutz für Ihr Unternehmen (DAS, 2023). Indem Sie beispielsweise Vereinbarungen über verspätete Zahlungen treffen, begrenzen Sie die Risiken und Haftungen, die mit dem Unternehmertum verbunden sind. Sie können beispielsweise rechtliche Schritte einleiten oder ein Inkassoverfahren starten, wenn die Bedingungen nicht erfüllt werden. Das macht Zahlungsbedingungen für Ihre Organisation wichtig.
- Klarheit: Zahlungsbedingungen sorgen für Klarheit über die Zahlungsfrist und die Inkassokosten und Zinsen, die bei nicht rechtzeitiger Zahlung in Rechnung gestellt werden dürfen (MKB Servicedesk, 2023). In Ihren Zahlungsbedingungen legen Sie diese Vereinbarungen fest, damit der Kunde über diese Konsequenzen informiert ist.
- Vermeidung von Streitigkeiten: Durch klare Zahlungsbedingungen vermeiden Sie Missverständnisse mit Kunden über die Zahlung von Rechnungen (MKB Servicedesk, 2023).
- Gesetzliche Verpflichtung: Für Unternehmen und Regierungsbehörden gelten bestimmte Regeln bezüglich der Zahlungsfristen. Ein Beispiel hierfür kommt vom Ondernemersplein (2023a). Wenn Sie in Ihren Zahlungsbedingungen keine Standardzahlungsfrist festlegen, gilt eine gesetzliche Standardfrist von 30 Tagen. Wenn Sie davon abweichen möchten, muss dies in den allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegt werden.
Tipp 1: Bevor Sie die Zahlungsbedingungen erstellen
Aus den oben genannten Punkten ist ersichtlich, dass klare Zahlungsbedingungen Ihnen als Unternehmen helfen, aber auch Ihre Erwartungen an den Kunden deutlich machen.
Rechtliche Überlegungen bei der Erstellung von Zahlungsbedingungen
Das niederländische Recht stellt bestimmte Anforderungen an Zahlungsbedingungen. Bevor Sie Ihre Zahlungsbedingungen erstellen können, müssen Sie wissen, welche Regeln für Sie gelten.
Ein Beispiel sind die allgemeinen Geschäftsbedingungen. Dies sind die allgemeinen Regeln, die gelten, wenn ein Kunde ein Produkt kauft oder eine Dienstleistung in Anspruch nimmt. Die allgemeinen Geschäftsbedingungen müssen dem Kunden mitgeteilt werden, bevor er bezahlt. Wenn dies nicht geschieht, darf der Kunde Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen ignorieren (Juridisch Loket, 2023).
Daher empfehlen wir, rechtlichen Rat bei der Erstellung Ihrer Zahlungsbedingungen einzuholen. Ein rechtlicher Berater kann Ihnen helfen, die Regeln und Gesetze zu verstehen, die für Ihr Unternehmen gelten. Sie sorgen auch dafür, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Möchten Sie beispielsweise eine Zahlungsfrist von mehr als 60 Tagen einhalten? Dann müssen Sie und Ihr Kunde nachweisen können, dass dies für beide Parteien nicht nachteilig ist (AAG, 2023).
Überprüfen Sie das Zahlungsverhalten Ihres Kunden
Abhängig von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung kann es wichtig sein, im Voraus das Zahlungsverhalten und/oder den finanziellen Status Ihres Kunden oder Ihrer Zielgruppe zu bestimmen. Kreditversicherer und Kreditauskunfteien sind darauf spezialisiert und können Ihnen dabei helfen (Het Ondernemersplein, 2023b). Indem Sie eine Vorstellung vom Zahlungsverhalten Ihrer (potenziellen) Kunden bekommen, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wo Sie mögliche Probleme erwarten können. Diese können Sie dann vermeiden, indem Sie sie in Ihren Zahlungsbedingungen behandeln.
Wie werden Sie die Bedingungen kommunizieren?
Ihre Zahlungsbedingungen müssen rechtzeitig verfügbar sein: Bevor Ihr Kunde ein Produkt oder eine Dienstleistung bei Ihnen in Anspruch nimmt, muss er Ihre Bedingungen einsehen können. Darüber hinaus müssen Ihre Bedingungen leicht zu finden sein. Wenn Sie beispielsweise Rechnungen verwenden, ist es hilfreich, die von Ihnen akzeptierten Zahlungsmethoden dort zu nennen.
Tipp 2: Die wichtigsten Elemente hilfreicher Zahlungsbedingungen
Hilfreiche Zahlungsbedingungen sind leicht zu verstehen und zu lesen. Für sowohl Ihr Unternehmen als auch den Kunden ist es ratsam, Vereinbarungen über den Betrag, die Zahlungsmethoden, die Zahlungsfristen und die Folgen verspäteter Zahlungen zu treffen.
Der Betrag
Sie haben als Unternehmen den Geldbetrag (oder die Gegenleistung) festgelegt, den Sie für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung erhalten möchten. Legen Sie dies in den Zahlungsbedingungen fest. Geben Sie auch die Währung und den Mehrwertsteuersatz an, der in Rechnung gestellt wird.
Akzeptierte Zahlungsmethoden
Sie können Kunden helfen, indem Sie verschiedene Zahlungsmethoden akzeptieren. Das bietet auch eine angenehmere Erfahrung für den Kunden. In Ihren Zahlungsbedingungen können Sie angeben, welche Zahlungssysteme und -methoden Sie akzeptieren. So vermeiden Sie mögliche Probleme, die beispielsweise zu unbezahlten Rechnungen führen könnten.
Ihre Zahlungsfristen
Die Zahlungsfristen sind für Sie ein wichtiger Bestandteil der Zahlungsbedingungen. Hier können Sie festlegen, ab wann die Zahlung abgeschlossen sein muss. Diese Fristen müssen realistisch und angemessen sein (Ondernemersplein, 2023a). Wenn Sie keine Frist angeben, gilt eine gesetzliche Zahlungsfrist von standardmäßig 30 Tagen (Ondernemersplein, 2023b).
Sie können auch wählen, dass die Zahlung erfolgt, bevor Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung liefern. Oder Sie können mit dem Kunden vereinbaren, dass der Betrag in Raten aufgeteilt wird. Diese Raten werden dann als „Teilbeträge“ bezeichnet. Erklären Sie in Ihren Zahlungsbedingungen ausdrücklich, wie diese Optionen genau funktionieren.
Folgen verspäteter Zahlungen
Es kann vorkommen, dass der Kunde nicht (rechtzeitig) zahlt. In Ihren Zahlungsbedingungen können Sie die Folgen oder verspäteten Zahlungskosten aufnehmen, um dies so weit wie möglich zu verhindern. Diese Folgen können Ihre Verwaltungskosten decken. Sie können beispielsweise zuerst eine Mahnung senden, wenn Ihr Kunde nicht zahlt. Dafür dürfen Sie direkt Kosten in Rechnung stellen. Wenn Sie in diesen Fällen ein Inkassobüro oder eine andere Stelle einschalten, kommunizieren Sie dies auch in Ihren Zahlungsbedingungen.
Tipp 3: Ihre Zahlungsbedingungen kommunizieren
Klare Zahlungsbedingungen helfen sowohl Ihnen als Organisation als auch Ihrem Kunden. Um Ihre Zahlungsbedingungen wirklich hilfreich zu machen, müssen Sie überlegen, wo und wann Sie diese Informationen mit dem Kunden teilen. Wir geben einige Überlegungen, um Ihre Zahlungsbedingungen hilfreich und klar zu kommunizieren.
Stellen Sie Ihre Bedingungen klar und zugänglich auf
Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungsbedingungen leicht zu finden und zugänglich für Ihre Kunden sind. Viele Websites haben beispielsweise die allgemeinen Geschäftsbedingungen am unteren Rand der Website. Informationen zu Zahlungen, wie Ihre Kontonummer, sollten auf der Rechnung angegeben sein.
Darüber hinaus sollten die Bedingungen in verständlicher Sprache geschrieben sein. Kurze Sätze sind leichter zu verstehen. Vermeiden Sie Fachjargon, der für Kunden schwer verständlich sein kann, da dies zu Missverständnissen führen kann. Um Verwirrung zu vermeiden, hilft es, Ihre Formulierungen so weit wie möglich konsistent zu halten.
Wo kommunizieren Sie die Zahlungsbedingungen?
Die Zahlungsbedingungen müssen nicht unbedingt in einem einzigen Dokument bereitgestellt werden. Indem Sie die Zahlungsbedingungen aufteilen, haben Sie die Kontrolle darüber, welche Informationen der Kunde im Prozess sieht. Wie wir bereits erwähnt haben, können Sie mit Angeboten, allgemeinen Geschäftsbedingungen, einem Vertrag und/oder einer Rechnung arbeiten.
Sie können selbst bestimmen, welche Methoden Sie einsetzen möchten, solange Ihre Zahlungsbedingungen klar und zugänglich bleiben. Verweisen Sie innerhalb dieser Dokumentation auf andere Dokumente, damit Sie nicht mehrmals dieselben Punkte erwähnen müssen. Dies ist nämlich fehleranfällig und kann dadurch Verwirrung verursachen.
Beispiel: Allgemeine Geschäftsbedingungen
Einige Bedingungen gelten beispielsweise für jeden Kunden. Diese müssen Sie nicht jedes Mal neu erstellen. Zahlungsbedingungen, die für alle gelten, können beispielsweise in allgemeinen Geschäftsbedingungen verarbeitet werden. Erstellen Sie diese mit einem rechtlichen Berater, damit sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, an die Sie sich halten müssen. Verweisen Sie auch im Vertrag mit dem Kunden darauf. Das darf kurz sein: Hauptsache, es ist für den Kunden klar, wo er die allgemeinen Geschäftsbedingungen finden kann.
Tipp 4: Das Überprüfen und Aktualisieren Ihrer Zahlungsbedingungen
Nachdem Ihre Zahlungsbedingungen erstellt wurden, ist es wichtig zu überlegen, wann und warum Sie Ihre Zahlungsbedingungen überprüfen möchten. Sowohl Ihr Unternehmen als auch die Marktbedingungen ändern sich ständig.
Zahlungsbedingungen müssen beispielsweise überprüft werden, wenn wichtige Änderungen in Ihren Geschäftstätigkeiten stattfinden. Denken Sie dabei an das Anbieten neuer Produkte und/oder Dienstleistungen, Änderungen in Ihrer Preispolitik oder (neue) Gesetze, die Ihre Zahlungsbedingungen beeinflussen.
Kommunizieren Sie Ihre Änderungen an Ihre Kunden
Wenn Sie Ihre Zahlungsbedingungen aktualisieren, stellen Sie sicher, dass alle Änderungen, die etwas für den Kunden ändern, nachverfolgt werden. Kommunizieren Sie diese an Ihre Kunden. Wenn Sie Änderungen in einem Dokument vornehmen, überprüfen Sie auch die anderen Dokumente, in denen Informationen zu Ihren Zahlungsbedingungen verarbeitet sind. Es kann auch ratsam sein, einen rechtlichen Berater hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass Ihre aktualisierten Zahlungsbedingungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Indem Sie sich die Zeit nehmen, hilfreiche und vollständige Zahlungsbedingungen zu erstellen und diese klar an Ihre Kunden zu kommunizieren, können Sie eine Grundlage für erfolgreiche Geschäftstransaktionen schaffen. Es ist wichtig, Ihre Zahlungsbedingungen regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen und den relevanten Gesetzen und Vorschriften entsprechen.
Quellen
- DAS. (2023, 29. September). Lieferbedingungen: alles, was Sie wissen müssen. Abgerufen am 23. Oktober 2023, von https://www.das.nl/ondernemer/overeenkomsten-en-contracten/leveringsvoorwaarden
- MKB Servicedesk. (2023). Wie stelle ich die richtigen Zahlungsbedingungen auf? Abgerufen am 23. Oktober 2023, von https://www.mkbservicedesk.nl/juridisch/algemene-voorwaarden/hoe-stel-ik-de-juiste-betalingsvoorwaarden-op
- Het Ondernemersplein. (2023a). Zahlungsfristen, Inkassokosten und gesetzliche Zinsen. Abgerufen am 23. Oktober 2023, von https://ondernemersplein.kvk.nl/betalingstermijn-incassokosten-en-wettelijke-rente
- Het Ondernemersplein. (2023b). Kreditversicherung. Abgerufen am 23. Oktober 2023, von https://ondernemersplein.kvk.nl/kredietverzekering
- Juridisch Loket. (2023, 20. Juli). Allgemeine Geschäftsbedingungen. Abgerufen am 30. Oktober 2023, von https://www.juridischloket.nl/aankopen-en-garantie/aankopen/algemene-voorwaarden
- AAG. (2023, 20. Juli). Gesetzliche Zahlungsfrist. Abgerufen am 30. Oktober 2023, von https://www.arag.nl/zakelijk/klant-en-leveranciers/wettelijke-betalingstermijn
