Wie schreibe ich eine Rechnung? Anleitung, Tipps & Vorlage

Als Unternehmer oder Selbstständiger ist es wichtig zu wissen, wie schreibe ich eine Rechnung korrekt – nicht nur für deine Buchhaltung, sondern auch für eine schnelle Zahlung. Ganz gleich, ob du gerade als Freiberufler oder mit einem Kleingewerbe startest: Eine fehlerfreie Rechnung ist die Grundlage für eine professionelle Kundenbeziehung und einen stabilen Cashflow.

In diesem Beitrag erfährst du alles, was du wissen musst, wenn du eine Rechnung schreiben möchtest – inklusive Tipps und einer Rechnung schreiben Vorlage.

Inhaltsverzeichnis:

Warum ist eine korrekte Rechnung wichtig?

Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, das deine Einnahmen gegenüber dem Finanzamt belegt. Ist die Rechnung fehlerhaft oder unvollständig, kann das zu verspäteten Zahlungen oder sogar zu Bußgeldern führen.

Deshalb solltest du genau wissen, wie schreibe ich eine Rechnung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht – egal ob du als Unternehmer oder Privatperson auftrittst.

Was muss eine Rechnung enthalten?

Wenn du eine Rechnung schreibst, solltest du sicherstellen, dass sie alle Pflichtangaben enthält:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Name und Anschrift des Kunden
• Eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum und Leistungsdatum
• Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
• Nettobetrag, Steuersatz und Gesamtbetrag inkl. MwSt.
• Zahlungsbedingungen und Bankverbindung

Falls du ohne Steuernummer eine Rechnung schreiben möchtest (z. B. als Kleinunternehmer oder Privatperson), gib einen entsprechenden Hinweis wie “Keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG” an.

Besuchen Sie unsere Seite über Rechnungsanforderungen für weitere Informationen.

4 Schritte zum Rechnung schreiben

1. Alle Informationen zusammentragen

Bevor du loslegst, stelle sicher, dass du alle Kundendaten, Leistungen, Preise und Zahlungsbedingungen beisammen hast.

2. Das richtige Format wählen

Viele entscheiden sich dafür, ihre Rechnungen kostenlos zu schreiben, z. B. mit Word oder Excel. Doch diese Varianten sind fehleranfällig. Besser ist es, mit einer professionellen Software zu arbeiten oder direkt eine Rechnung schreiben Vorlage zu verwenden.

3. Alles kontrollieren

Ein häufiger Fehler ist eine falsche Rechnungsnummer oder ein falscher Mehrwertsteuersatz. Prüfe deshalb jede Rechnung vor dem Versand sorgfältig.

4. Rechnung versenden und Zahlung überwachen

Sende die Rechnung als PDF per E-Mail und achte auf die fristgerechte Zahlung. Wenn du digital arbeitest, hilft es, eine Software zu nutzen, die Zahlungserinnerungen automatisiert verschickt.

Beispielrechnung: So sieht eine professionelle Rechnung aus?

Du fragst dich, wie schreibe ich eine Rechnung, die alle Anforderungen erfüllt? Unsere Musterrechnung zeigt dir Schritt für Schritt, worauf es ankommt. Ob du eine Privat Rechnung schreiben willst oder als Freiberufler eine Rechnung schreiben musst – dieses Beispiel passt für viele Fälle.

Rechnung schreiben? Payt übernimmt die Nachverfolgung

Das Schreiben einer Rechnung ist nur der erste Schritt. Die eigentliche Herausforderung beginnt oft danach: offene Zahlungen nachverfolgen, Kunden erinnern, den Überblick behalten. Hier kommt Payt ins Spiel.

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Häufig gestellte Fragen