Zahlungsfrist für Freiberufler

Als Selbstständiger ist es entscheidend, dass deine Auftraggeber pünktlich zahlen – und zwar gemäß der vereinbarten Zahlungsfrist. In diesem Artikel erfährst du alles über gesetzliche Zahlungsziele, welche Regeln für Rechnungen an Unternehmen, Verbraucher und Behörden gelten und wie du selbst eine faire Zahlungsfrist festlegen kannst.

Außerdem zeigen wir dir, welche Maßnahmen du ergreifen kannst, wenn eine Zahlung ausbleibt – und wie eine Lösung wie Payt dir hilft, deutlich schneller bezahlt zu werden.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist eine Zahlungsfrist und was ist üblich?

Eine Zahlungsfrist legt fest, innerhalb welchen Zeitraums dein Kunde deine Rechnung begleichen muss. Bei Selbstständigen liegt die übliche Frist zwischen 14 und 30 Tagen. Du kannst individuelle Vereinbarungen treffen – ohne Vertrag gilt jedoch die gesetzliche Regelung.

Warum Zahlungsfristen für Selbstständige wichtig sind

Selbstständige verfügen oft über begrenzte finanzielle Rücklagen. Eine zu lange Zahlungsfrist kann deine Liquidität gefährden und zu Cashflow-Problemen führen. Eine realistische Frist hilft dir dabei, Rechnungen pünktlich zu bezahlen und dein Unternehmen stabil zu führen.

Gesetzliche Regelungen zu Zahlungsfristen

Die Gesetzgebung legt Grenzen für Zahlungsfristen fest. Wenn keine Frist vereinbart ist, müssen Unternehmen Rechnungen innerhalb von 30 Tagen bezahlen. Eine maximale Frist von 60 Tagen ist nur zulässig, wenn beide Seiten zustimmen und dies schriftlich festhalten – und wenn nachgewiesen werden kann, dass dadurch kein Nachteil entsteht.

Für öffentliche Auftraggeber gilt eine gesetzliche Frist von 30 Tagen. Bei Privatkunden gibt es keine feste gesetzliche Regelung – hier darfst du selbst eine angemessene Frist definieren.

Möchtest du mehr darüber erfahren? Dann sieh dir unsere Seite zu den gesetzlichen Zahlungsfristen an.

Zahlungsziele je nach Auftraggeber

Unternehmen (B2B)

Für Geschäftskunden beträgt die Standard-Zahlungsfrist 30 Tage. Längere Fristen bis maximal 60 Tage sind möglich, sofern sie schriftlich vereinbart und von beiden Seiten akzeptiert wurden. Viele Selbstständige wählen 14 oder 30 Tage, um ihre Liquidität zu sichern.

Verbraucher (B2C)

Bei Privatkunden kannst du die Zahlungsfrist frei bestimmen, solange sie angemessen ist. Viele Selbstständige setzen eine Frist von 14 oder 30 Tagen.

Öffentliche Auftraggeber und Großunternehmen

Behörden müssen gesetzlich innerhalb von 30 Tagen zahlen. Großunternehmen sind verpflichtet, Selbstständige und kleine Unternehmen innerhalb derselben Frist zu bezahlen.

Wie du klare Zahlungsbedingungen vereinbarst

Um Missverständnisse zu vermeiden, solltest du deine Zahlungsfristen immer schriftlich dokumentieren – am besten im Vertrag und in deinen AGB. Gib auf der Rechnung das genaue Fälligkeitsdatum an und informiere darüber, ab wann Verzugszinsen und Mahngebühren anfallen. Eine Frist von 14 Tagen gilt in der Regel als fair für beide Seiten.

Was tun bei Zahlungsverzug?

Trotz klarer Vereinbarungen zahlen manche Kunden zu spät. In diesem Fall kannst du:

• Freundliche Erinnerungen senden: Beginne mit einer höflichen Zahlungserinnerung. Bleibt die Zahlung aus, folgt eine förmliche Mahnung. Bei Privatkunden muss die erste Mahnung kostenlos sein.
• Mahngebühren berechnen: Ab dem 31. Tag darfst du eine Pauschale von 40 € sowie zusätzliche Inkasso- oder Rechtskosten in Rechnung stellen.
• Verzugszinsen verlangen: Für jeden Tag, an dem die Zahlung überfällig ist, darfst du gesetzliche Zinsen berechnen.
• Ein Inkassobüro beauftragen: Wenn nichts hilft, ist es ratsam, ein Inkassounternehmen einzuschalten.

Praktische Tipps für einen gesunden Cashflow

Klare Rechnungen und AGB

Eine übersichtliche Rechnung verhindert Missverständnisse. Gib immer deine Zahlungsfrist, Kontodaten und mögliche Gebühren an. Lege deine AGB bei.

Kürzere Zahlungsfristen vereinbaren

Eine Frist von 14 Tagen ist im Geschäftsalltag üblich und hilft dir dabei, frühzeitig zu erkennen, ob ein Kunde zahlungsbereit ist.

Digitale Rechnungsstellung und Nachverfolgung

Sende Rechnungen digital, damit sie deine Kunden sofort erhalten. Das Empfangsdatum zählt als Beginn der Zahlungsfrist. Verwalte Zahlungen in einem System, um bei Zahlungsverzug schnell reagieren zu können.

Proaktives Forderungsmanagement

Behalte deine offenen Posten stets im Blick und reagiere sofort, wenn eine Frist überschritten wird.

Payt: Automatisiertes und transparentes Forderungsmanagement

Payt bietet eine umfassende Lösung für dein Debitorenmanagement. Die Software verschickt automatisch Zahlungserinnerungen, überwacht Zahlungen und unterstützt dich bei Inkasso-Maßnahmen. Mit Payt kannst du außerdem:

• Direkt mit Kunden über das Rechnungsportal kommunizieren
• Verschiedene Zahlungsmethoden anbieten
• Ratenzahlungen einrichten
• Die Bonität von Neukunden prüfen, bevor du einen Auftrag annimmst

Diese Funktionen helfen dir, die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlung zu verkürzen – und offenen Forderungen aktiv vorzubeugen.

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Häufig gestellte Fragen