E-Rechnung mit Word erstellen: Anleitung, Beispiele und kostenlose Vorlagen

Eine E-Rechnung mit Word erstellen bedeutet, dass du ein Dokument mit deinen Unternehmens- und Kundendaten, einer Rechnungsnummer sowie den erforderlichen Steuerinformationen aufsetzt. Dafür kannst du eine bestehende Rechnung Word Vorlage oder eine Rechnung schreiben Vorlage Word nutzen.

In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du eine E-Rechnung in Word erstellst, welche gesetzlichen Anforderungen gelten und geben dir ein Rechnungen Muster Word zum Download.

Inhaltsverzeichnis:

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Wenn du eine Rechnung erstellst, musst du die gesetzlichen Vorgaben des Finanzamtes beachten. Eine Vorlage Rechnung Word kostenlos sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

• Deinen Unternehmensnamen, Adresse und Handelsregisternummer
• Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• Den Namen und die Adresse des Kunden
• Eine eindeutige Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
• Eine klare Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
• Den Gesamtbetrag ohne und mit Mehrwertsteuer

Mehr Details dazu findest du auch auf unserer Seite „Rechnungsvoraussetzungen“.

Schritt-für-Schritt: E-Rechnung mit Word erstellen

Möchtest du selbst eine E-Rechnung mit Word erstellen? Folge einfach diesen Schritten:

1. Öffne Microsoft Word.
2. Füge dein Firmenlogo und deine Unternehmensdaten ein.
3. Ergänze die Kundendaten.
4. Erstelle eine Tabelle mit Beschreibung, Menge, Preis und Mehrwertsteuer.
5. Füge eine eindeutige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum hinzu.
6. Ergänze deine Bankdaten und Zahlungsinformationen.
7. Überprüfe alle Berechnungen und speichere die Datei als PDF, bevor du sie verschickst.

Sieh dir auch unsere Seite „Rechnung erstellen“ an, um noch mehr zu lernen.

Beispielrechnung in Word

Hier findest du ein Beispiel für eine Rechnung in Word.

Möchtest du diese Vorlage nutzen? Lade die Datei herunter, füge deine eigenen Daten ein und speichere sie, damit du sie jederzeit als Rechnung Word Vorlage weiterverwenden kannst.

Nachteile von Rechnungen mit Word schreiben

Auch wenn eine Vorlage Rechnung Word kostenlos schnell und einfach nutzbar ist, gibt es einige Nachteile:

• Zeitaufwendig: Alle Daten müssen manuell eingetragen werden.
• Fehleranfällig: Schon ein kleiner Tippfehler bei Beträgen oder der Mehrwertsteuer kann zu Problemen führen.
• Kein Überblick: Es ist schwierig, bezahlte und offene Rechnungen im Blick zu behalten.
• Keine Automatisierung: Erinnerungen, Berichte und Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware fehlen.

Eine E-Rechnung mit Word erstellen eignet sich daher für eine einmalige Rechnung, ist aber weniger geeignet für wachsende Unternehmen, die effizient arbeiten wollen.

Automatisieren als Alternative

Eine E-Rechnung mit Word erstellen ist ein guter Einstieg, aber du wirst schnell merken, dass es viel Zeit kostet und wenig Übersicht bietet. Besonders wenn Rechnungen unbezahlt bleiben oder Zahlungen zu spät eingehen, kann das frustrierend sein.

Hier setzt Payt an. Mit unserer Debitorenmanagement-Software automatisiert du die Nachverfolgung offener Rechnungen. Du verschickst smarte Zahlungserinnerungen, bleibst über ein benutzerfreundliches Portal in persönlichem Kontakt mit Kunden und erhältst Einblick in deine Liquidität. So verbringst du weniger Zeit mit dem Hinterherlaufen von Zahlungen und bekommst dein Geld im Schnitt schneller.

Neugierig, wie das funktioniert? Lade unten unsere Broschüre herunter oder buche direkt eine Demo.

Häufig gestellte Fragen