Zahlungen sind das finanzielle Rückgrat eines Unternehmens. Sie sichern die Liquidität, ermöglichen Investitionen und fördern das Wachstum. Doch was tun, wenn ein Debitor nicht zahlt? Mit einer durchdachten Strategie und schnellem Handeln lassen sich Zahlungsausfälle begrenzen und finanzielle Risiken reduzieren.
Warum zahlt ein Debitor nicht?
Wenn ein Kunde oder eine Kundin nicht zahlt, sagt das nicht direkt etwas über den Service oder die Qualität Ihres Produkts aus. Es gibt meist andere Gründe für unbezahlte Rechnungen.
Finanzielle Probleme
Kundinnen und Kunden erleben manchmal finanzielle Engpässe durch hohe Kosten und unerwartete Ausgaben. Wie erkennt man das? Achten Sie auf folgende Signale:
- Zahlungen, die nach dem vereinbarten Fälligkeitsdatum eingehen.
- Kommunikation, in der Debitoren ihre Sorgen über ihre finanzielle Situation äußern.
Wenn Sie diese Signale wahrnehmen, ist das eine Gelegenheit, mit dem Kunden oder der Kundin ins Gespräch zu kommen. Lesen Sie in unserem Beitrag 3 Tipps, um schneller bezahlt zu werden, was Sie tun können. Denken Sie dabei an Probleme wie unzureichende Liquidität, um Rechnungen zu bezahlen, aber auch Unzufriedenheit mit dem Service oder Verwirrung darüber, wann gezahlt werden muss.
Unzureichende Kommunikation
Wenn Kundinnen und Kunden nicht klar über die Zahlungsbedingungen informiert werden, führt das zu:
- Unklarheit darüber, wann gezahlt werden muss,
- Fragen über die erhaltenen Rechnungen,
- Verwirrung über die Zahlungsoptionen.
Um diese Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, von Anfang an klar über Zahlungen zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kundinnen und Kunden verstehen:
- wann Zahlungen erfolgen müssen,
- wie hoch der fällige Betrag ist,
- welche Zahlungsarten Sie akzeptieren.
Kommunizieren Sie regelmäßig allen Kundinnen und Kunden, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich. Das bedeutet, dass Sie nicht warten, bis ein Zahlungsproblem entsteht. Überlegen Sie sich dafür feste Zeitpunkte, damit Debitoren klar ist, wann sie diese Informationen oder Updates erhalten.
Wiederholen Sie wichtige Details, wie das Fälligkeitsdatum, den Betrag, die Zahlungsoptionen und mögliche Gebühren oder Kosten. So vermeiden Sie Verwirrung und helfen Debitoren, pünktlich zu zahlen.
3 Schritte, um säumige Kundinnen und Kunden doch noch zahlen zu lassen
Geht eine Zahlung nicht termingerecht ein? Befolgen Sie dann die folgenden drei Schritte.
1. Freundliche Erinnerungen
Beginnen Sie mit dem Versenden freundlicher Erinnerungen, in denen Sie daran erinnern, dass die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Nennen Sie zum Beispiel die folgenden Punkte:
- Die Rechnungsnummer.
- Der noch offene Betrag.
- Die abgelaufene Zahlungsfrist.
- Die Bitte, dennoch zu zahlen.
Dadurch erhalten sie die Möglichkeit, ihre finanziellen Herausforderungen anzugehen.
Beispiel einer freundlichen Erinnerung
Sehr geehrte Frau [Nachname],
Sehr geehrter Herr [Nachname],
hiermit möchten wir Sie freundlich an die Rechnung [Rechnungsnummer] erinnern. Der Rechnungsbetrag von [Betrag] ist noch nicht bei uns eingegangen.
Die Zahlungsfrist dieser Rechnung ist am [Datum] abgelaufen. Wir bitten Sie freundlich, den offenen Betrag innerhalb von [Anzahl] Tagen zu zahlen.
Wir schätzen die Zusammenarbeit mit Ihnen und hoffen, diese auch in Zukunft fortzusetzen. Sollten Sie unerwartet Probleme mit der Zahlung haben, lassen Sie es uns bitte wissen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Sie machen die Erinnerung persönlich, indem Sie einen Satz hinzufügen, in dem Sie dem Kunden oder der Kundin für die Zusammenarbeit danken und diese gerne aufrechterhalten möchten. So zeigen Sie, dass Sie Verständnis für die Situation haben und gerne eine Lösung finden möchten.
2. Zahlungsvereinbarungen
Hat der Debitor Schwierigkeiten, die Zahlung auf einmal zu leisten? Dann ist es eine gute Idee, eine Zahlungsvereinbarung anzubieten. Das bedeutet, dass Sie in Raten bezahlt werden.
Eine Zahlungsvereinbarung ist eine gute Lösung sowohl für den Debitor als auch für Sie. Die Kundin oder der Kunde verteilt die Zahlung über einen längeren Zeitraum, wodurch die finanzielle Belastung geringer wird. Ihr Unternehmen erhält zumindest auf lange Sicht doch noch sein Geld.
Ist es für Ihr Unternehmen kein Problem, die Zahlung später zu erhalten? Dann ist diese Option es wert, in Betracht gezogen zu werden, um dem Debitor entgegenzukommen.
3. Rechtliche Schritte
Funktionieren Erinnerungen und Mahnungen nicht? Dann denken Sie über rechtliche Schritte nach. Das bedeutet, dass Sie Hilfe von einem Inkassobüro, einem Gerichtsvollzieher und einer Gerichtsvollzieherin suchen oder vor Gericht gehen, um sicherzustellen, dass die Zahlung erfolgt.
Beachten Sie, dass die Inanspruchnahme rechtlicher Hilfe Geld kostet. Das bedeutet, dass Sie für die entsprechenden Dienstleistungen bezahlen müssen.
Bevor Sie diese Schritte unternehmen, sollten Sie sorgfältig überlegen, ob die Kosten der rechtlichen Eintreibung es wert sind. Die Höhe der Entschädigung, die Sie vom säumigen Zahler einfordern können, wird vom Gericht bestimmt. Diese kann niedriger sein als die tatsächlichen Kosten, die Sie hatten.
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