Ein Kassenbuch ist ein Teil der Buchhaltung und dient der Erfassung der Barzahlungen und Ausgaben. Diese werden nacheinander im Kassenbuch aufgeführt. Es ist wichtig, einen Einblick in die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu haben. Mit der Führung eines Kassenbuchs wissen Sie in diesem Fall genau, welche eingehenden und ausgehenden Bargeldströme es gibt. Nicht jedes Unternehmen hat Transaktionen mit einer Rechnung, und für Bargeld, das ein- und ausgeht, ist es wichtig, die Kassenverwaltung zu führen.
Führung eines Kassenbuchs
Ein Kassenbuch kann im Prinzip als die Buchhaltung für Bargeld betrachtet werden. Es ist jedoch auch möglich, kleine Kartenzahlungen, für die keine Rechnung vorliegt, in diese Verwaltung aufzunehmen. Es ist wichtig, die Kassenverwaltung genau zu führen. Wenn dies nicht geschieht, ist es später schwierig, genau nachzuvollziehen, woher das Geld kommt oder wofür es ausgegeben wurde. Außerdem muss das Kassenbuch für jeden Tag nachvollziehbar und korrekt sein. Es wird empfohlen, jeder Kassenbuchung eine fortlaufende Nummer zu geben. Verweisen Sie dabei auf die betreffende Bargeldtransaktion, die stattgefunden hat.
Ist ein Kassenbuch verpflichtend?
Ein Kassenbuch ist für Unternehmen in jedem Fall verpflichtend, wenn es Einnahmen und Ausgaben mit Bargeld gibt. Ein Unternehmen wie ein Geschäft kann beispielsweise neben Kartenzahlungen auch immer noch Bargeld annehmen. Es gibt auch Unternehmen, die ihren Kunden die Möglichkeit bieten oder sogar den Vorzug geben, bar bezahlt zu werden. Unternehmen, die ausschließlich auf Rechnungsbasis arbeiten, kein Geld in der Kasse haben und kein Bargeld erhalten oder mit Bargeld bezahlen, sind nicht verpflichtet, eine Kassenverwaltung zu führen. In diesem Fall ist es jedoch wichtig, ein Bankbuch mit den Transaktionen zu führen, die über das Geschäftskonto laufen.
Eine digitale Kassenverwaltung oder auf Papier?
Es wird empfohlen, ein digitales Kassenbuch zu verwenden, anstatt die Kassenverwaltung auf Papier zu führen. Ein Kassensystem kann beispielsweise mit einem digitalen Kassenbuch verbunden werden, jedoch nicht mit der Papierkassenverwaltung. Außerdem ist das Risiko, bei einer Papierverwaltung einen Fehler zu machen, viel größer als bei einem digitalen Kassenbuch.
Ein Online-Kassenbuch
Es ist möglich, als Unternehmer selbst eine Kassenbuchverwaltung in Excel zu erstellen, aber ein Online-Kassenbuch als Teil der Buchhaltungssoftware ist viel effizienter. Die Fehlerwahrscheinlichkeit ist geringer und außerdem ist die Kassenverwaltung direkt Teil der gesamten Buchhaltung. Das ist praktisch, da alle Daten für die Umsatzsteuererklärung beispielsweise auf Knopfdruck verfügbar sind. Auf diese Weise wird verhindert, dass die Umsatzsteuererklärung zu spät eingereicht wird.
Das Aufbewahren aller Belege
Um ein Kassenbuch genau zu führen, ist es wichtig, alle Belege gut aufzubewahren. Sowohl von den Einnahmen als auch von den Ausgaben. Dabei ist es praktisch und effizient, ein Kassensystem mit dem Online-Kassenbuch zu verbinden. Es wird außerdem empfohlen, das Kassenbuch täglich zu führen, um diese Verwaltung immer auf dem neuesten Stand zu halten.
