Offene Rechnungen

Offene Rechnungen stellen eine häufige Herausforderung im Debitorenmanagement von Unternehmen dar. Sie beeinflussen den Cashflow, verursachen administrativen Aufwand und können sogar zu finanziellen Risiken führen, wenn sie dauerhaft bestehen bleiben. Zum Glück gibt es viele Möglichkeiten, die Kontrolle über den Rechnungsprozess zu behalten.

In diesem Artikel erfährst du alles über offene Rechnungen: was sie genau bedeuten, wie du sie verfolgst, verhinderst und mit Payt automatisiert.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist eine offene Rechnung?

Eine offene Rechnung ist eine Rechnung, die vom Kunden noch nicht (vollständig) bezahlt wurde, obwohl das Zahlungsziel bereits überschritten ist oder bald abläuft. Solche offenen Rechnungen können deine Liquidität erheblich belasten, insbesondere wenn es sich um mehrere oder hohe Beträge handelt.

Es ist wichtig, offene Rechnungen korrekt zu erfassen, zu überwachen und rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um die Zahlung zu sichern. Das kannst du manuell tun oder – wie es immer mehr Unternehmer tun – über einen automatisierten Forderungsprozess.

Wie solltest du offene Rechnungen verfolgen?

Die Verfolgung offener Rechnungen erfordert Struktur, Klarheit und ein festes Verfahren. Nachfolgend findest du einen praktischen Aktionsplan.

Aktionsplan:

1. Kontakt aufnehmen
   Ein erster Schritt ist der persönliche Kontakt. Ruf deinen Kunden an oder sende eine E-Mail, um zu fragen, ob die Rechnung eingegangen ist und ob es Fragen gibt. Manchmal gibt es eine einfache Erklärung, wie z. B. eine übersehene E-Mail.
2. Zahlungserinnerung senden
   Hat der Kontakt nichts ergeben? Dann sende eine freundliche Erinnerung, in der du deutlich angibst, um welche offene Rechnung es geht – inklusive Zahlungsfrist und Zahlungsdaten.
3. Zweite Erinnerung oder Mahnung senden
   Bleibt die Zahlung weiterhin aus? Dann ist es an der Zeit, einen formelleren Ton anzuschlagen. Sende eine Mahnung und weise darauf hin, dass bei weiterer Nichtzahlung zusätzliche Kosten anfallen.
4. Gesetzliche Verzugszinsen und Inkassokosten geltend machen
   Laut Gesetz darfst du bei verspäteter Zahlung Zinsen und Inkassokosten berechnen. Erwähne dies klar in deiner Kommunikation.
5. Eine Ratenzahlung vereinbaren
   Kann der Kunde momentan nicht vollständig zahlen? Biete eine Ratenzahlung an. So erhältst du dein Geld und vermeidest eine unnötige Eskalation.
6. Juristische Mittel prüfen
   Denk an eine formale Inverzugsetzung oder die Einschaltung eines Inkassobüros. Achte darauf, dies korrekt und rechtlich einwandfrei durchzuführen.
7. Nicht einziehbare Mehrwertsteuer zurückfordern
   Ist klar, dass die Rechnung uneinbringlich ist? Dann kannst du die Mehrwertsteuer beim Finanzamt zurückfordern.
8. Insolvenzantrag gegen den Kunden stellen
   Als letztes Mittel kannst du einen Insolvenzantrag stellen. Dies erhöht den Druck auf den Schuldner, doch es ist ein einschneidender Schritt.

Möchtest du mehr darüber erfahren? Lies unseren Artikel: „Kunde zahlt nicht – was tun?“

Wie kannst du offene Rechnungen vermeiden?

Offene Rechnungen kannst du vermeiden, indem du folgende Schritte unternimmst:

• Zahlungserinnerungen automatisieren: Automatisiere Erinnerungen und Mahnungen, um Kunden rechtzeitig zu informieren.
• Klare Zahlungsbedingungen: Halte eindeutige Vereinbarungen zu Zahlungsfristen schriftlich fest.
• Bonität prüfen: Überprüfe im Voraus, ob Kunden zuverlässig sind, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Wie erstellt man eine Erinnerung für eine offene Rechnung?

Eine gute Erinnerung für eine offene Rechnung ist kurz, freundlich und klar. Sie sollte enthalten:

• Die Rechnungsnummer und den Rechnungsbetrag
• Das ursprüngliche Fälligkeitsdatum
• Die neue Zahlungsfrist
• Die Zahlungsinformationen (einschließlich Zahlungsbutton wie z. B. PayPal oder Sofortüberweisung)
• Eine Kontaktmöglichkeit bei Rückfragen

Mach es deinem Kunden so einfach wie möglich. Je weniger Aufwand das Bezahlen erfordert, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass du bezahlt wirst.

Möchtest du mehr dazu wissen? Lies unseren Artikel über Zahlungserinnerungen.

Zahlungsprozesse mit Payt automatisieren

Payt bietet eine umfassende Lösung zur Automatisierung des Forderungsmanagements. Mit der Software kannst du ganz einfach Zahlungserinnerungen und Mahnungen einrichten, sodass du weniger Zeit für administrative Aufgaben aufwenden musst.

Zudem hilft dir Payt, den Überblick über offene Rechnungen zu behalten und schnell zu reagieren, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird. Das automatisierte System verbessert deinen Cashflow und senkt das Risiko von Zahlungsausfällen.

Möchtest du wissen, was Payt für dich tun kann? Lade hier unsere Broschüre herunter.

Häufig gestellte Fragen